Verantwortliche

Funktionen, Aufgaben & Entscheidungsträger auf einem Event
Verantwortliche

Auf einer Veranstaltung gibt es nicht nur Besucher, sondern auch verantwortliche Beteiligte, die alle unterschiedliche Funktionen haben. Oftmals sind den Beteiligten aber ihre Aufgaben nicht bewusst, oft hat man sich nicht ausreichend strukturiert und organisiert. Hier möchte ich die verschiedenen Verantwortlichen kurz vorstellen.

Achtung!
Immer ein Einzelfall: Wer in welchem Umfang für was verantwortlich ist, hängt von vielen Faktoren ab: z.B. von dem konkreten Auftrag, von den jeweiligen gesetzlichen Vorschriften usw. Daher kann diese Liste immer nur ein erster Anhaltspunkt sein.

Sie finden hier eine Aufstellung nach Bezeichnung bzw. Namen, und weiter unten eine zweite Aufstellung, die nach Funktionsbereichen sortiert ist.

1.) NACH BEZEICHNUNG SORTIERT

Es gibt mehrere Aufsicht führende Personen in verschiedenen Bereichen:

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Diese Person kommt aus der Unfallverhütung (Arbeitsschutz); sie darf nicht verwechselt werden mit dem Auftragsverarbeiter aus dem Datenschutzrecht:

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Auftragsverarbeiter eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Ein Auftrageber darf nur mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten, die hinreichend Garantien dafür bieten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen dieser Verordnung erfolgt und den Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet.

Der Auftragsverarbeiter darf keinen weiteren Auftragsverarbeiter ohne vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen unterbeauftragen.

Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter darf nur auf der Grundlage eines Vertrags erfolgen (siehe Art. 28 DSGVO).

Achtung!
Beide, also Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter, müssen sicherstellen, dass mit der Verarbeitung durch den Auftragsverarbeiter erst begonnen wird, wenn der Auftragsverarbeitungsvertrag wirksam geschlossen ist!

Schwierig ist die Beurteilung, ob bspw. eine Eventagentur Auftragsverarbeiter ist, wenn Sie einen Full-Service-Auftrag für die komplette Veranstaltungsorganisation erhält: Wenn also der Gesamtauftrag lediglich einen kleinen Teil Datenverarbeitung enthält (z.B. Weitergabe der Teilnehmerdaten an das Hotel). Selbst wenn man sich in dieser Situation dazu entscheidet, dass die Agentur kein Auftragsverarbeiter ist, muss sich die Agentur natürlich (dann als eigenständig Verantwortlicher) um den Datenschutz kümmern!

Weitere Infos zum Datenschutz »

Eigentlich sollten alle Personen, die auf einer Veranstaltung arbeiten, “fähig” sein. Allerdings sehen manche Vorschriften explizit eine “befähigte Person” für bestimmte Aufgaben vor:

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Manche Personen muss der Arbeitgeber bzw. Hauptverantwortliche “belehren”, diese nennt man dann belehrte Personen, z.B.:

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Hier geht es um den Betreiber einer Versammlungsstätte, die Person stammt also aus dem Baurecht und spielt eine wichtige Rolle in der Veranstaltungssicherheit.

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Ein Brandschutzbeauftragter ist mit seiner betrieblichen Stellung im weitesten Sinne vergleichbar mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und unmittelbar dem Arbeitgeber unterstellt:

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Der Brandschutzhelfer ist ein Baustein für den Brandschutz, und wird vom Arbeitgeber aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes benannt.

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Brandsicherheitswachen werden in der Versammlungsstättenverordnung unter bestimmten Voraussetzungen gefordert:

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Der Unternehmer darf Leitung und Aufsicht der Arbeiten in Veranstaltungs- und Produktionsstätten nur einer Bühnen- und Studiofachkraft übertragen.

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Der Datenschutzbeauftragte spielt im Datenschutz eine zentrale Rolle und trägt auch einiges an Verantwortung. Letztlich soll er den Unternehmer entlasten:

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Für manche Tätigkeiten auf einer Veranstaltung benötigt man zumindest eine Erlaubnis:

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Ersthelfer kommen eigentlich aus dem Arbeitsschutz und sind mindestens immer dann notwendig, wenn mehr als 2 Beschäftigte anwesend sind:

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Im Falle einer Evakuierung sind mehrere Personen mitverantwortlich, u.a. der sog. Evakuierungshelfer, der begrifflich aus dem Arbeitsschutz stammt.

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In Pandemiezeiten bzw. für den Infektionsschutz soll ggf. ein Hygienebeauftragter benannt werden.

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Gemeinsam Verantwortliche (auch: „Joint Controller) sind gemeinsam für den jeweiligen Datenverarbeitungsvorgang verantwortlich. Wann man “gemeinsam verantwortlich” ist, wird in Art. 4 Nr. 7 DSGVO definiert:

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Treffen mehrere Unternehmen/Arbeitgeber auf einer Baustelle, Produktion bzw. Veranstaltung aufeinander, besteht natürlich ein höheres Risiko für alle Beteiligten vor Unfällen. Daher ist eine Koordination vorgeschrieben:

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Bei Laseranlagen kommt der Laserschutzbeauftragte ins Spiel:

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Der Requisiteur spielt beim Einsatz von Waffen eine Rolle:

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Es gibt in den Regelwerken mehrere Personen, die eine sog. Sachkunde benötigen:

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Aufgabe der Sicherheitsbeauftragten ist, den Unternehmer oder die Führungskräfte bei diesen Aufgaben zu unterstützen:

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Der „SiGeKo“ kommt aus der Baustellenverordnung und wird hauptsächlich bei größeren Veranstaltungen relevant:

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Dafür, dass der Veranstalter wohl die zentrale Rolle spielt, wird er in keinem Gesetz definiert:

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Über ihn gibt es wohl die meisten Mythen und Irrtümer: Der Veranstaltungsleiter.

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Auch über den Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik gibt es eine Vielzahl von Irrtümern: Wann muss er anwesend sein? Welche Aufgaben hat er?

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2.) NACH FUNKTION SORTIERT

Für den Bereich der Arbeitssicherheit können Sie auf nahezu jeden anderen Unterpunkt klicken; viele Verantwortliche finden ihre Normierungen im Arbeitsschutz, insbesondere hier in den Unfallverhütungsvorschriften der Berufsgenossenschaften:

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In Aufbau und Abbau einer Veranstaltungsieht das Gesetz viele Risiken, dementsprechend gibt es auch eine Vielzahl von Verantwortlichen:

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Feuer in einer Veranstaltung kann auch gewollt sein – egal ob gewollt oder ungewollt, Feuer ist immer gefährlich. Dementsprechend gibt es auch für den Brandschutz einige Funktionsträger:

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Bei Brauchtumsveranstaltungen spielen u.a. Waffen eine Rolle:

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Zur Brauchtumsveranstaltung als besondere Veranstaltungsart »

Der Schutz fremder Daten vor unbefugter Verarbeitung stellt Unternehmen vor hohe Herausforderungen – dementsprechend gibt es auch hierfür verantwortliche Personen:

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Unter Elektrotechnik fasse ich „normalen“ Strombedarf bei einer Veranstaltung zusammen:

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Zur Veranstaltungstechnik »

Muss es schnell gehen, braucht man auch hier besondere Verantwortlichkeiten, die wissen (sollen), wann was zu tun ist:

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Karusselle, Riesenräder u.a. Kirmesattraktionen werden an verschiedenen Orten auf- und abgebaut und bergen alleine dadurch ein Risiko in sich: Daher sehen die Regelwerke auch hier Personen mit bestimmten Aufgaben vor:

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Das Wort „Gas“ ist nicht gefährlich, aber das Gas – bspw. in Grills oder Heizpilzen:

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Er hilft beim Tragen, aber er sollte einem nicht über den Fuß fahren: Nicht jeder darf einfach so ein Flurförderfahrzeug bedienen:

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Achtung!
Übrigens: Technisches Material darf immer nur „bestimmungsgemäß“ verwendet werden. Eine mit der Hand zu ziehende sog. Ameise (Hubwagen) bspw. ist nicht dazu bestimmt, dass man auf ihrer Gabel steht und rollt.

Die Einhaltung der Hygieneregeln für den Infektionsschutz bei Pandemien soll ggf. ein Hygienebeauftragter überwachen.

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Nicht jeder darf Laseranlagen bedienen:

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Wenn Getränke und Essen ausgegeben wird, kommt die Lebensmittelhygiene ins Spiel:

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Viele Köche verderben den Brei… viele Personen auf einem Fleck führen zu Problemen. Daher gibt es einige Funktionsträger, die sich mit „viele Personen“ beschäftigten müssen:

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Es kann immer etwas passieren. Um aber mit einer unvorhergesehenen Situation umgehen zu können, braucht es verantwortliche Personen:

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Auch bei der Öffentlichkeitsarbeit eines Unternehmens gibt es Personen, die einen vorgeschriebenen Verantwortungsbereich haben:

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Wer Mitarbeiter beschäftigt, trägt die Verantwortung für sie. Innerhalb des Arbeitsschutzes gibt es einige Funktionsträger:

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Bei Proben vor einer Veranstaltung müssen je nach Probenart mehrere Personen anwesend sein:

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Letztlich handelt es sich um Sprengstoff und es kann brennen: Dementsprechend sind auch hierfür bestimmte Personen (haupt-)verantwortlich:

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Unter diesem Begriff könnte man theoretisch alle Personen aufführen, ich beschränke mich aber auf das Thema Ordnung, Bewachung bw. Security:

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Jedenfalls der beabsichtigte Stunt bedarf nicht nur der Vorbereitung, sondern ggf. auch der Anwesenheit durch eine entsprechend verantwortliche Person:

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Wenn Tiere Teil einer Veranstaltung sind:

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Veranstaltungstechnik ist oftmals laut, schwer oder hängt über Kopf… daher gibt es auch hier einige Verantwortungsträger:

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Versammlungsstätten sind Sonderbauten: Aufgrund u.a. der hohen Anzahl meist ortsunkundiger Besucher sind besondere Anforderungen zu stellen – auch an die verantwortlichen Personen:

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Das dürfte niemanden überraschen: Waffen sind gefährlich, daher schreibt das Gesetz auch hier Verantwortlichkeiten vor.

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Auch für den Betrieb einer Webseite gibt es Verantwortlichkeiten:

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Auf manchen Veranstaltungen erreichen Zelte die Größe von Hallen; je größer, desto mehr Risiken:

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Bitte beachten Sie, dass die Themenbereiche nie ganz eindeutig voneinander abgrenzt werden können. Nur, weil ein Verantwortlicher also hier nicht in einem Thema genannt ist, bedeutet das nicht, dass es dazu keine Vorschrift gibt. Die Liste befreit nicht von einer rechtlichen Prüfung und Beratung im Einzelfall!

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  • Frau zeichnet Organigramm: © alphaspirit - Fotolia.com