Veranstaltungsleiter

Einer muss entscheiden
Veranstaltungsleiter

Der Veranstaltungsleiter wird oft verwechselt mit dem Projektleiter. Da der Veranstaltungsleiter aber bspw. in der Versammlungsstättenverordnung explizit genannt ist, kann es zu Verwirrungen und unklaren Zuständigkeiten kommen. Auch ist oftmals die Aufgabe oder Qualifikation des VA-Leiters nicht bekannt. Hier finden Sie ein paar Details zum Begriff des VA-Leiters:

Veranstaltungsleiter als Vertreter des Betreibers

Ist für eine Location die Versammlungsstättenverordnung anzuwenden (siehe § 1 und § 2 MVStättVO), dann muss bei Betrieb der Versammlungsstätte auch der Betreiber anwesend sein (§ 38 Abs. 2 MVStättVO).

Wann eine Versammlungsstätte „in Betrieb“ ist, lesen Sie bitte hier.

Der Betreiber kann sich von (s)einem Veranstaltungsleiter vertreten lassen. Dieser kann kommen

  • aus der Sphäre des Betreibers (§ 38 Abs. 2 MVStättVO), oder
  • aus der Sphäre des Veranstalters (§ 38 Abs. 5 MVStättVO).

Der Veranstaltungsleiter muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, u.a. muss er

  • geistig und körperlich in der Lage sein, Entscheidungen treffen zu können,
  • die relevanten Vorschriften kennen, sowie
  • mit der Versammlungsstätte und ihren Einrichtungen vertraut sein (für den Veranstaltungsleiter aus der Sphäre des Veranstalters ist dies auch ausdrücklich in § 38 Abs. 5 MVStättVO geregelt).


Unterschied und Abgrenzung zum Projektleiter

Weit verbreitet ist der Irrtum, dass „Veranstaltungsleiter“ auch „Projektleiter“ sei und umgekehrt. Weit verbreitet ist auch die Unart, gesetzliche geforderte Rollen nicht eindeutig zu verteilen. Wir schauen uns das am Beispiel des Veranstaltungsleiters einmal an:

Strenggenommen spielt der Begriff „Veranstaltungsleiter“ bei Veranstaltungen eine wichtige Rolle: Die Versammlungsstättenverordnung bestimmt, dass bei Betrieb der Versammlungsstätte der Betreiber oder ein Veranstaltungsleiter anwesend sein müssen (siehe § 38 Abs. 2 MVStättVO).

Der Unterschied ist gravierend:

Während der „Projektleiter“ für die praktische Durchführung und die Organisation der Veranstaltung verantwortlich ist, ist der „Veranstaltungsleiter“ verantwortlich für die (baurechtliche) Sicherheit (siehe § 38 MVStättVO).

Der Veranstaltungsleiter muss klar benannt sein. Er muss nämlich wissen, welche Verantwortung er übernimmt, und er muss wissen, was er tun muss. Dazu muss er bspw. die Vorschriften zumindest der VStättV-BW kennen, außerdem natürlich die Versammlungsstätte und ihre Einrichtungen; schließlich benötigt er auch eine gewisse Durchsetzungskompetenz, da er die Veranstaltung ggf. abbrechen und sich dabei gegen den Veranstalter durchsetzen muss.

Natürlich können die Funktionen des Veranstaltungsleiters und des Projektleiters in einer Person zusammenfallen. Ob das schlau ist, ist eine andere Frage: Naturgemäß wird der Projektleiter, der viel Zeit in die Planung der Veranstaltung investiert hat, länger zögern, die Veranstaltung aus Sicherheitsgründen abzubrechen wie der Veranstaltungsleiter, der letztlich nur für die Sicherheit da ist.

Daher kann es empfehlenswert sein, dass der Betreiber, der zugleich Veranstalter ist, diese beiden wichtigen Funktionen auch zwei verschiedenen Personen zuweist: Der eine ist der Projektleiter, ein anderer ist der Veranstaltungsleiter.


Aufgaben des Veranstaltungsleiters

Immer wieder taucht in meinen Seminaren oder in der Beratung die Frage auf, welche Aufgaben der Veranstaltungsleiter hat. Dazu muss man zunächst klären, was man unter dem Veranstaltungsleiter versteht. Dieser Begriff taucht vornehmlich im Zusammenhang mit dem Baurecht auf: In § 38 Muster-Versammlungsstättenverordnung ist der Veranstaltungsleiter als „Vertreter des Betreibers“ genannt, den wir uns hier genauer anschauen wollen:

  • Absatz 2: „Während des Betriebes von Versammlungsstätten muss der Betreiber oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.“
  • Absatz 5 Satz 1: „Der Betreiber kann die Verpflichtungen nach den Absätzen 1 bis 4 durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder dessen beauftragter Veranstaltungsleiter mit der Versammlungsstätte und deren Einrichtungen vertraut ist.“

In Absatz 2 ist also der Vertreter gemeint, der aus der Sphäre des Betreibers selbst stammt: Z.B. ein Mitarbeiter oder ein Dienstleister, der vom Betreiber bestellt und bezahlt wird.

In Absatz 5 ist der externe bzw. vom Mieter gestellte Veranstaltungsleiter gemeint.

Liest man die beiden Absätze, fällt ein erheblicher Unterschied ins Auge:

Bei der hausinternen Delegation nach Absatz 2 ist nur von der Anwesenheitspflicht die Rede:

  • „… muss … ein … Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein“.

Bei Absatz 5 hingegen geht es um die Delegation aller Absatzpflichten – also mehr als nur die Anwesenheitspflicht:

  • Absatz 1: „Der Betreiber ist für die Sicherheit der Veranstaltung und die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich.“
  • Die Anwesenheitspflicht nach Absatz 2: Während des Betriebes von Versammlungsstätten muss der Betreiber oder ein von ihm beauftragter Veranstaltungsleiter ständig anwesend sein.“
  • Absatz 3: „Der Betreiber muss die Zusammenarbeit von Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache und Sanitätswache mit der Polizei, der Feuerwehr und dem Rettungsdienst gewährleisten.“
  • Absatz 4: „Der Betreiber ist zur Einstellung des Betriebes verpflichtet, wenn für die Sicherheit der Versammlungsstätte notwendige Anlagen, Einrichtungen oder Vorrichtungen nicht betriebsfähig sind oder wenn Betriebsvorschriften nicht eingehalten werden können.“

Daraus könnte man jetzt, wenn man sich nur nach dem Wortlaut richten, folgenden Schluss ziehen:

Auf den hausinternen, eigenen VA-Leiter darf der Betreiber nur die Anwesenheitspflicht delegieren, nicht aber die anderen Pflichten, hingegen kann er andere Pflichten auf den externen Veranstalter bzw. dessen VA-Leiter delegieren.

Dahinter könnte die schlüssige Idee stecken, dass der Betreiber nicht einfach so diese erhebliche Verantwortung seiner sonstigen Pflichten auf einen Mitarbeiter delegieren und damit abwälzen können soll.

Allerdings würde man dann in eine Zwickmühle geraten: Wenn der hausinterne VA-Leiter anwesend ist, weil der Betreiber nicht anwesend sein kann (nach Absatz 2): Der Betreiber muss aber unter Umständen den Betrieb einstellen (siehe Absatz 4). Wie soll er das aber tun können, wenn er nicht anwesend ist?

Daher muss man entweder mit einer sog. Analogie arbeiten (weil es diesbezüglich eine Regelungslücke gibt) oder die vorhandene Regelung mithilfe der sog. teleologischen Auslegung „geraderücken“ (= die Vorschriften nach dem dahinter stehenden Sinn und Zweck interpretieren).

Demnach kann (nicht muss!) der Betreiber seinem eigenen, hausinternen VA-Leiter (demjenigen nach Absatz 2) auch diese Pflichten übertragen. Allerdings wird man auch hier den (oft übersehenen) Absatz 5 Satz 2 beachten müssen:

  • „Die Verantwortung des Betreibers bleibt unberührt.“

Schließlich trifft den Betreiber zumindest dann, wenn er die Aufgaben an einen Mitarbeiter delegiert, auch arbeitsschutzrechtliche Pflichten, seinen Mitarbeiter nicht zu überfordern. In diesem Fall stünden dem Mitarbeiter übrigens im Schadensfall (zumindest) die arbeitsrechtlichen Haftungsprivilegien zu (zum sog. Dreistufenmodell siehe hier).


Besonderheit: Veranstaltungsleiter bei einer Flugshow

Bei einer Flugshow kommt dem „Veranstaltungsleiter“ eine besondere Bedeutung und Verantwortung zu – das findet sich den „Gemeinsamen Grundsätze des Bundes und der Länder zur Genehmigung von öffentlichen Veranstaltungen nach § 24 Luftverkehrsgesetz“ (hier).

Der Veranstalter muss einen Veranstaltungsleiter bestimmen. Dieser muss eine sachkundige Person sein, die in der Lage ist, die Pflichten, die ihm mit der Veranstaltungsgenehmigung auferlegt werden, zu erfüllen. Die Sachkunde bezieht sich insbesondere auf Kenntnisse und Erfahrungen im Luftverkehr und mit Luftfahrtveranstaltungen (Nr. 4.2).

Der Veranstaltungsleiter ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Luftfahrtveranstaltung verantwortlich. Der Veranstaltungsleiter hat sich während der gesamten Luftfahrtveranstaltung am Veranstaltungsort aufzuhalten und den Flugbetrieb zu beaufsichtigen. Er ist verpflichtet, Programmpunkte in der Art ihrer Ausführungen bzw. ihres Umfanges einzuschränken oder ganz zu unterbinden, wenn von einer Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung aus gegangen werden muss.

Der Veranstaltungsleiter hat die Voraussetzungen gemäß Nr. 4.3 der beteiligten Luftfahrzeugführer sowie die Zulassungsdokumente der beteiligten Luftfahrzeuge und die Versicherungsnachweise vor der Zulassung zur Teilnahme an den Flugvorführungen zu prüfen. Fehlende Nachweise oder Mängel an den Unterlagen müssen den Ausschluss von der Veranstaltung zur Folge haben. (Nr. 4.2.5).


Gesamtverantwortliche Person

Gesamtverantwortliche Person des Veranstalters ist eine zuverlässige und fachkundige Person, die die Veranstaltung und Produktion leitet und beaufsichtigt. Als Gesamtverantwortliche Person fungiert in der Regel die Technische Direktion, Herstellungsleitung, Produktionsleitung, Projektleitung, Produktionsingenieurin/Produktionsingenieur. So beschreibt das die Unfallverhütungsvorschrift.

Die Veranstaltungsleitung wird in Abstimmung zwischen Veranstalter und Betreiber ausgewählt. Sie stimmt die jeweils erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen mit allen Beteiligten ab und koordiniert die Abläufe.

Dazugehörige Vorschrift:

Es macht durchaus Sinn, den Verantwortlichen im Sinne des Baurechts (MVStättV) anders zu benennen als den Verantwortlichen des Veranstalters, der für mehr zuständig ist als nur das Baurecht, nämlich die gesamte Veranstaltung.

Intensiv-Coaching EventrechtInhouse-Schulung

Urheberangabe für das/die Foto(s) (Symbolfoto):

  • Banner quer Onlineberatung: (Foto links) © exclusive-design - Fotolia.com
  • blaue und rote Spielfiguren: © ohenze - Fotolia.com