Tipps zur (Rechts-)Sicherheit

Rechtssicherheit Ihrer Veranstaltung
Tipps zur (Rechts-)Sicherheit

Veranstaltungen rechtssicher machen?!

Hier finden Sie eine Reihe von Tipps für Rechtssicherheit bei Veranstaltungen: Die Veranstaltungssicherheit besteht nicht nur aus dem Sicherheitskonzept und Überlegungen zu Windlasten, Brandschutz oder Anzahl der Ordnungsdienstmitarbeiter usw., sondern kann durchaus auch weitgehend verstanden werden.

Aber auch die Überlegungen zur organisatorischen und technischen Besuchersicherheit alleine gewährleisten noch lange keine umfassende Veranstaltungssicherheit.

Auch Rechtssicherheit bietet Schutz!

Schauen Sie auch immer regelmäßig auf unsere Seite, hier finden Sie immer wieder wertvolle Tipps und Hinweise zur Rechtssicherheit bei Veranstaltungen.

Unsere Rechts-Tipps:

Tipp Nr 1: Qualifikation

Eine spezifische Aus-, Fort- und Weiterbildung ist schon einmal ein Grundstock für eine gute Arbeit. Wer einmal bspw. die Ausbildung Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann durchlaufen hat, darf sich aber nicht zurücklehnen. Neue Entwicklungen und Erfahrungen wollen erkannt und umgesetzt werden.

Die Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen führt auch dazu, dass man weitere Kolleginnen und Kollegen kennenlernt, das Netzwerk kann sich erweitern. In vielen Berufen ist eine regelmäßige Fortbildung Pflicht, um sich auf dem Laufenden zu halten.

Denken Sie daran: Die Feststellung „Ui, wusste ich gar nicht“ ist vor Gericht kein gutes Argument.

Ihre Veranstaltung können Sie nur dann wirtschaftlich erfolgreich und möglichst sicher durchführen, wenn Sie wissen, was Sie da tun. Ein gutes Bauchgefühl ist viel Wert, aber eben auch nicht alles. Schließlich haben Gesetze und Vorschriften nicht immer etwas mit Bauchgefühl zu tun.

Mein Tipp:

  • Bilden Sie sich und Ihre Mitarbeiter regelmäßig fort.
  • Sorgen Sie, insbesondere bei Neueinstellungen, für eine qualifizierte Aus-, Fort- oder Weiterbildung.
  • Lassen Sie sich Zeugnisse und Teilnahmebescheinigungen vorlegen.
  • Bewahren Sie die Nachweise über Fortbildungen (auch über solche Ihrer Mitarbeiter) auf.
  • Halten Sie Kontakt zu den anderen Teilnehmern und den Dozenten.
  • Halten Sie sich durch Lektüre von Fachzeitschriften und Fachinformationen auf dem Laufenden (bspw. durch das regelmäßige Lesen von eventfaq.de).


Tipp Nr. 2: Klare Strukturen und Organisation

Organisation und Struktur: Schaffen Sie klare Verhältnisse. Wer ist für was zuständig?

Das hört sich einfacher an, als es manchmal ist: Legen Sie aber großen Wert auf Klarheit und Transparenz. Wenn Sie hierbei an Ihre Grenzen stoßen, sollten Sie nicht nur ernsthaft darüber nachdenken, ob Sie den Anforderungen einer Veranstaltung überhaupt gewachsen sind, sondern Sie sind verpflichtet, fachlichen Rat einzuholen.

Umgekehrt: Wenn aufgrund einer unklaren Struktur ein Schaden entsteht, haften alle Beteiligten gemeinsam, die Einfluss auf die Struktur hätten nehmen können.

Ein Beispiel: Bei einer Veranstaltung ist nicht eindeutig geregelt, wer Veranstaltungsleiter gemäß § 38 (M)VStättV ist und es kommt zu einem Schadenseintritt, weil jeder dachte, der andere würde sich kümmern.

Auch der Geschäftsführer einer GmbH oder der Vorsitzende eines Vereins muss für klare Aufgabenzuweisungen sorgen. Nur dann hat er überhaupt die Chance, dass er im Schadensfall nicht auch persönlich haften muss.

Tipps von Rechtsanwalt Thomas Waetke:

  • Schreiben Sie auf, wer welche Aufgaben übernimmt.
  • Formulieren Sie die Aufgaben klar und unmissverständlich.
  • Sorgen Sie dafür, dass die anderen Beteiligten diesen Plan kennen.
  • Fragen Sie nach, ob der Beauftragte weiß, was er tun soll.
  • Prüfen Sie, ob der Beauftragte die Aufgabe fachgerecht durchführen kann. Im Arbeitsschutz spielt diese Prüfung eine wichtige Rolle: Nicht jedem Mitarbeiter ist jede Aufgabe zuzumuten.
  • Animieren Sie die anderen, Zweifel laut anzusprechen – jeder kann mal etwas übersehen und ist froh, wenn ein anderer etwas sagt.
  • Soweit möglich, verwenden Sie die korrekten Begriffe, die sich auch im Gesetz, in einer Verordnung usw. finden. Beispiel: Wenn Sie den Veranstaltungsleiter i.S.d. § 38 (M)VStättV meinen, dann nennen Sie ihn auch so, und nicht etwa „Projektleiter“ o.Ä.


Tipp Nr. 3: Dokumentation

Dokumentation ist wichtig: Kommt es zu einem Schaden bzw. erhebt jemand Ansprüche gegen Sie, müssen Sie möglicherweise beweisen, was Sie wann und wie getan haben und wer es ggf. bezeugen kann.

Unterschätzen Sie nicht die eigene Vergesslichkeit und vor allem die Vergesslichkeit von Zeugen! Viele wichtige Details verschwimmen mit der Zeit; auf die kann es aber vielleicht ankommen.

Auch wenn Sie im Auftrag für bspw. den Veranstalter tätig sind: Dokumentieren Sie Ihre Arbeiten. Möglicherweise benötigen Sie die Aufzeichnungen, um Ihren Arbeitsaufwand bei der Abrechnung zu beweisen.

Dokumentieren Sie auch das, was Sie nicht tun: Wenn Sie sich bspw. bewusst gegen eine Maßnahme entscheiden, schreiben Sie das auf.

Beachten Sie: Es gibt Fälle, in denen das Gesetz eine Dokumentation zwingend vorschreibt (z.B. im Arbeitsschutz,siehe § 6 ArbSchG).

Mein Tipp:

  • Machen Sie Verträge immer schriftlich.
  • Auch scheinbar unwichtige Nebenvereinbarungen sollten Sie stets schriftlich festhalten.
  • Das Mindeste ist, dass Sie alles für sich selbst aufschreiben. Idealerweise lassen Sie sich von Ihrem Vertragspartner das bestätigen.
  • Notieren Sie, wann Sie mit wem worüber telefoniert und gesprochen haben.
  • Schaffen Sie eine Chronologie: Nehmen Sie Bezug auf das letzte Schreiben oder das gestern geführte Telefonat. So kann im Nachhinein immer nachvollzogen werden, was wann passiert ist.
  • Wenn Dritte bei einem Gespräch oder einem Unfall dabei sind, notieren Sie die Namen und Anschrift.
  • Lassen Sie sich von Zeugen aufschreiben, was die Zeugen gesehen haben: Auch die können das ja später mal vergessen. Lassen Sie sich eine Kopie von der Aufschrift geben.
  • Bewahren Sie die Dokumentation auf, und zwar mindestens 3 Jahre (so lange laufen die Verjährungsfristen).


Tipp Nr. 4: Klare Absprachen

Unnötig sind Missverständnisse oder Lücken in den Absprachen: Jeder denkt, der andere kümmert sich darum, ganz nach dem Motto von „Team“: Toll, ein anderer machts…

Lücken und Unklarheiten treffen zumindest immer denjenigen,

  • der oben in der Verantwortung steht, und/oder
  • der als Fachmann/-frau den Auftrag hat, sich zu kümmern: Wird bspw. die Agentur beauftragt zur Veranstaltungsplanung, ohne dass es Einschränkungen gibt, dann ist sie bspw. auch für Genehmigungen verantwortlich. Es obläge dann der Agentur, klarzustellen, wofür sie nicht zuständig sein will – je größer das Gefälle zwischen Agentur und Auftraggeber mit Blick auf die Professionalität, desto umfassender muss sich die Agentur auch um die Details kümmern, soweit sie nichts anderes sagt.

Mein Tipp:

  • Absprachen grundsätzlich schriftlich festhalten.
  • Fremdworte nur einsetzen, wenn klar ist, dass der Vertragspartner damit umgehen kann.
  • Das Selbstbewusstsein haben, Fragen zu stellen, wenn etwas unklar oder ungeregelt erscheint.
  • Aufträge klar formulieren.
  • Vergewissern Sie sich, dass die anderen wissen, was sie tun sollen.
  • Fehlende Mitwirkung umgehend einfordern bzw. anmahnen. Je mehr Sie den Auftrag haben, sich um das „Große und Ganze“ zu kümmern = je mehr Verantwortung Sie tragen, desto deutlicher müssen Sie Mitwirkung einfordern. Bestenfalls schriftlich, Frist setzen und ggf. klarmachen, welche Konsequenzen drohen, wenn der andere nicht mitzieht.

Das Vertragsrecht ist ein wichtiger Bestandteil des Veranstaltungsrechts bzw. des Eventrechts. Gute Verträge sind die Basis für eine gelungene und auch sichere Veranstaltung: Klare Zuordnungen, klare Formulierungen und umfassende Regelungen minimieren mögliche Risiken.

Und: Gute Verträge können auch den angenehmen Nebeneffekt haben, dass die Vertragspartner beim Lesen des Vertrages auf den einen oder anderen Punkt aufmerksam gemacht werden, an den sie sonst vielleicht gar nicht gedacht hätten. Dies erfordert natürlich nicht nur ein fundiertes Rechtswissen, sondern auch viel praktische Erfahrung, damit man weiß, worauf es ankommt.


Tipp Nr. 5: Grenzen erkennen

Grenzen erkennen: Wer an die Grenzen seines Fachwissens, seiner Ausbildung oder seiner Erfahrung stößt, ist verpflichtet, fachlichen Rat einzuholen. Wird dies unterlassen, geht man ein hohes Haftungsrisiko ein: Kommt es zu einem Schaden, den man mithilfe fachlichen Rates hätte vermeiden können, macht man sich schadenersatzpflichtig (im Zivilrecht) bzw. auch ggf. strafbar (im Strafrecht), da man zumindest Fahrlässigkeit unterstellen kann.

Fachlichen Rat einzuholen bedeutet nicht, dass man für jede Frage einen Sachverständigen hinzuziehen muss. Unter Umständen reicht auch aus, den erfahrenen Kollegen zu fragen (der dann ggf. seinerseits sagen muss, dass er die Frage nicht beantworten kann). Wer gefragt werden muss, ist letztlich eine Frage des Einzelfalls.

Die Kunst besteht darin, zu erkennen, wann man keine Ahnung hat… Es gibt nur wenige Menschen, die alles wissen und können (ich zum Beispiel; danke). Alle anderen müssen also erst einmal erkennen, dass sie ihre Grenzen erreicht haben. Letztlich müsste man also wissen, was sich hinter der Grenze befindet, um zu wissen, dass „es“ die Grenze ist. Hier hilft sicher ein gutes Bauchgefühl.

Ein paar einfache Beispiele: Wenn Ihnen zu diesen Stichworten nicht gleich etwas Schlaues einfällt, haben Sie jedenfalls dort schon mal Ihre Grenze erreicht: Lärmschutz Besucher, Lärmschutz Arbeitnehmer, Datenschutz, Persönlichkeitsrechte, Haftungsklausel, Brandklassen, BGV C1, Flüssiggasanlagen, Ausländersteuer, Höhe eines Geländers, Deckenlast, …

Denken Sie aber daran, dass Sie später ggf. beweisen müssen, dass Sie fachlichen Rat eingeholt haben: Dokumentation ist das Stichwort (siehe unseren Tipp Nr. 3).


Tipp Nr. 6: Akzeptanz der Rechtslage

Wenn etwas im Gesetz drin steht, dann steht es dort tendenziell nicht zum Spaß oder weil der Gesetzgeber irgendwie das Gesetz mit Buchstaben befüllen wollte: Eine gesetzliche Vorschrift ist zum Einhalten da.

Wer diesen Grundsatz nicht akzeptiert, braucht sich nicht wundern, wenn ihm ein Richter auf die Finger klopft.

Natürlich muss man zunächst einmal wissen, dass es die Vorschrift XY gibt, ansonsten fällt es schwer, sich daran zu halten. Aber: Nichtwissen schützt nicht vor Strafe, wie es so schön heißt!

Die besten Sprüche:

  • Das war schon immer so.
  • Es ist noch wie was passiert.
  • Bei uns ist alles sicher.
  • Ich habe 20 Jahre Erfahrung.

Und:

  • Wenn ich alle Vorschriften einhalten müsste, könnte ich die Veranstaltung nicht machen.

Ja, und? Vorschriften sind ja dazu da, dass man sie einhält. Wer das nicht kann, sollte auch die Finger von der Veranstaltung lassen. Wenig Geld, wenig Zeit und wenig Lust sind schlechte Wegbegleiter…

Allgemein kann man sagen:

  • Nur, weil man 20 Jahre lang Veranstaltungen gemacht hat, heißt das nicht, dass man alles richtig gemacht hat.
  • Nur, weil 20 Jahre nichts passiert ist, heißt das nicht, das künftig auch nichts passiert.

Und:

  • Es gibt keinen Bestandsschutz für Veranstaltungen: Wenn eine Veranstaltung nicht gesetzeskonform ist, ergibt sich aus langjähriger rechtswidriger Durchführung kein Bestandsschutz bzw. kein Gewohnheitsrecht.

Es darf auch für Eventagenturen oder Berater nicht darum gehen, die Veranstaltung irgendwie durchzudrücken, Behörden zu überreden oder Bedenkenträger loszuwerden.

Vorschriften sind zum Einhalten da. Nur in gewissen (gesetzlich vorgegebenen) Grenzen darf man Vorschriften „umgehen“. Wenn das Gesetz aber keine Ausnahme zulässt, darf man die Vorschrift nicht ignorieren, auch nicht mit „jahrelanger Erfahrung“.

By the way: Im Arbeitsschutz ist der Beschäftigte ausdrücklich berechtigt, seinen Arbeitgeber anzuschwärzen, wenn sich dieser nicht an den Arbeitsschutz halten will (siehe § 17 Abs. 2 Arbeitsschutzgesetz). Außerhalb des Arbeitsschutzes sind solche „Denuntiationen“ kritisch: Das deutsche Arbeitsrecht verlangt vom Arbeitnehmer Loyalität, und die deutschen Arbeitsgerichte tun sich schwer damit, den petzenden Arbeitnehmer vor seinem kündigenden Arbeitgeber zu schützen. Umso wichtiger wäre ein Hinweisgeberschutzgesetz für Deutschland, um auch von dieser Seite Druck auf den Veranstalter ausüben zu können, der sich (auch zu Lasten seiner Mitarbeiter) nicht an die Regeln halten will.


Tipp Nr. 7: Gut formuliertes Angebot

Ein Vertrag kommt bekanntlich zustande durch Angebot und Annahme – das Angebot muss dabei den Vertragsgegenstand enthalten: Welche Aufgaben hat bspw. die Agentur oder der Dienstleister? Hier gilt: Vorsicht!

Bei der Formulierung der Leistungsbeschreibung (= des Angebotes) muss dabei aufgepasst werden: Fehler oder Ungenauigkeiten führen zu unnötigem Streit – und vergrößern möglicherweise unnötig das Haftungspotential. Außerdem hat der Auftragsumfang natürlich auch Einfluss auf die Vergütung: Je mehr Aufgaben und je höher das Risiko, desto mehr kann man dies einpreisen.

Dazu können Sie sich zwei Faustregeln merken:

  1. Je ungenauer bzw. unkonkreter Sie Ihre Leistungsbeschreibung formulieren, desto größer wird dann der Leistungsumfang ausgelegt = desto größer wird das Risiko. Dies gilt umso mehr, wenn Ihr Vertragspartner mit der ungenauen Beschreibung wenig anfangen kann, da er gerade Sie als Fachfrau bzw. Fachmann beauftragt hat, um ihn professionell zu unterstützen. Je unwissender also Ihr Vertragspartner ist, desto konkreter sollten Sie Ihre Leistungen beschreiben.
  2. Je mehr Sie für “Sicherheit”, “umfassende” oder “allgemeine” Arbeiten o.Ä. zuständig sind, desto höher steigt Ihr Haftungspotential.

Bei Ihrer Leistungsbeschreibung können Sie auf zwei Wegen vorgehen:

  • Sie schreiben einen “Negativ-Katalog”, d.h. Sie stellen dar, was Sie nicht machen werden: “Ich übernehme nicht den Bereich Arbeitssicherheit”.
  • Sie schreiben einen “Positiv-Katalog”, d.h. Sie stellen dar, welche Aufgaben Sie übernehmen. “Ich bin für die Einholung von Angeboten für … zuständig.”

Diese beiden Kataloge kann man natürlich auch kombinieren.

Nehmen Sie sich Zeit mit der Formulierung des Angebots! Beachten Sie dabei auch, dass Sie ggf. verantwortlich sind, eine beanstandungsfreie Leistung abzuliefern, sprich: Dass Sie ggf. Ihre Vorschläge/Konzepte prüfen müssen auf Umsetzbarkeit, Genehmigungsfähigkeit usw.; ebenso, dass Sie (bzw. Ihr Kunde, wenn er Ihre Vorschläge umsetzt) gegen keine Markenrechte, Urheberrechte usw. verstoßen (siehe hier). Dies alles kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld, und muss also im Angebotspreis berücksichtigt werden.

Aufgaben und Pflichten der Agentur bzw. überhaupt eines Dienstleisters können sich ergeben aus:

  • dem konkreten Auftrag,
  • den individuellen Absprachen,
  • den AGB,
  • ergänzend den gesetzlichen Vorschriften,
  • dem Stand der Technik,
  • den Gepflogenheiten bzw. dem Branchenusus.

Insbesondere maßgeblich ist der erste Punkte: Der konkrete Auftrag. Oft unterschätzt wird dabei die Formulierung des Auftrages. Zwei beispielhafte typische Fehler im Angebot/Auftrag:

  • Das Angebot ist zu ungenau oder lückenhaft. Je mehr der Kunde aufgrund der Professionalität des Dienstleisters auf Konkretisierung und Vollständigkeit vertrauen darf, umso mehr ist der Dienstleister hierfür verantwortlich. Kommt es durch Ungenauigkeit oder Lücken zu einem Schaden, haftet er seinem Kunden dafür.
  • Der Dienstleister erfasst nicht alle seine Pflichten und Aufgaben und preist sie nicht ein. Ein Beispiel: Wird die Agentur mit der Konzepterstellung und -umsetzung beauftragt, so darf der Kunde grundsätzlich davon ausgehen, dass das Konzept umsetzbar ist. Hierfür bedarf es ggf. einer urheberrechtlichen, markenrechtlichen, wettbewerbsrechtlichen oder verwaltungsrechtlichen Prüfung. Dieser Aufwand muss zum Konzeptaufwand hinzugerechnet werden: Sowohl in zeitlicher Sicht als auch in preislicher Sicht.

Mein Tipp:

  • Nehmen Sie sich Zeit!
  • Spielen Sie die Abläufe gedanklich durch: Was könnte passieren?
  • Versetzen Sie sich in die Lage des Empfängers Ihres Angebotes: Würden Sie das (eigene) Angebot verstehen und nachvollziehen können?
    Vermeiden Sie unnötige Fachbegriffe, wenn Sie nicht sicher sind, dass der Vertragspartner sie versteht.
  • Versetzen Sie sich in die Lage des (bösartigen) Empfängers: Woran würden Sie herumnörgeln können, weil es zu ungenau ist?
  • Setzen Sie aber Fachbegriffe ein, wenn diese in Vorschriften bereits definiert sind.
  • Ziehen Sie frühzeitig externe Spezialisten hinzu, die bereits im frühen Stadium Hinweise auf etwaige Probleme geben können, die es einzupreisen gilt.

Veranstaltungssicherheit

Speziell für das Thema „Veranstaltungssicherheit“ haben wir einen eigenen Menüpunkt. Dort geht es um Grundlagen der Besucher- und Veranstaltungssicherheit, egal ob organisatorisch oder technisch.

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Wir unterstützen Sie mit unserer Expertise in allen Rechtsfragen rund um die Veranstaltung. Wir erstellen Ihnen individuelle Checklisten, schulen Ihre Mitarbeiter, prüfen Ihre Verträge usw.

Urheberangabe für das/die Foto(s) (Symbolfoto):

  • Gezeichnete Glühbirne, Hand mit Bleistift: © Delux - Fotolia.com