Tipps zur
Beweissicherung

Eine Webseite kann der Betreiber jederzeit verändern. Nicht jeder Webseitenbetreiber ist später so ehrlich, Ihnen den ursprünglichen Text zur Verfügung zu stellen. Das betrifft insbesondere AGB oder Vertragstexte, die nur auf der Webseite zu finden sind.

Tipps:

• Speichern Sie die Webseite bzw. Unterseite. Stellen Sie je nach Browser sicher, dass es sich wirklich um eine autarke Kopie handelt, die auch dann noch bleibt, wenn die Webseite verändert wird oder offline ist.
• Speichern Sie Screenshots in einem Worddokument, mindestens der relevanten Textpassagen. Achten Sie darauf, dass Texte auf dem Screenshot gut lesbar sind.
• Wenn es sich um PDF handelt, laden Sie das PDF herunter.

Machen Sie alles! Und kontrollieren Sie hinterher, ob/dass Sie wirklich alles das gespeichert haben, was Sie speichern wollten: Ist alles zu sehen?

Wenn Sie am Telefon oder in einer Besprechung mit einem Vertragspartner etwas wichtiges besprechen, dann:

• fassen Sie das Gesprochene unmittelbar (nicht warten!) danach schriftlich zusammen,
• und schicken es dem anderen bspw. per E-Mail.

Wenn er nicht umgehend widerspricht, erlangt Ihre E-Mail nämlich eine Beweisfunktion. Man spricht auch von einem sog. kaufmännischen Bestätigungsschreiben (das funktioniert aber nur im B2B-Bereich).

Nur, weil Sie bspw. eine E-Mail abgeschickt haben, bedeutet das noch lange nicht, dass der Empfänger die E-Mail auch tatsächlich erhalten hat – geschweige denn, dass Sie das beweisen könnten. Auch Autoresponder-Mails sind nicht immer ein sicherer Beweis.

Faustformel: Je wichtiger der Inhalt, desto mehr Kommunikationswege nutzen!

Beispiele:

• E-Mail, ggf. an mehrere Empfänger
• Whatsapp (soweit DSGVO-konform nutzbar)
• Post
• Fax
• Einschreiben (siehe aber unten)
• Einen Kollegen als Zeugen anrufen lassen, der das Gespräch schriftlich dokumentiert

Wenn Sie nur eine Mail verschicken, und der Empfänger streitet den Erhalt ab, kann es durchaus sein, dass der Empfänger sie tatsächlich nicht erhalten hat. Aber wenn der Empfänger behauptet, er habe weder Mails, noch Post, noch Fax usw. erhalten, dann wird es irgendwann unglaubwürdig.

Tipp:

Wenn Sie eine Mail verschicken, verschicken Sie diese als BlindCopy (Bcc) auch an eine von Ihnen verwaltete externe Mailadresse: Wenn diese externe Mailadresse auch nicht zu Ihrem Serverkreislauf gehört, können Sie zumindest nachweisen, dass diese Mail Ihren Server verlassen hat.

Will man eine Rechnung oder andere Unterlagen einem Empfänger zustellen und dies später nachweisen können, kann man dafür u.a. ein Einschreiben schicken. Eine Übersendung nur per Fax oder Mail oder Normalpost reicht regelmäßig nicht aus, wenn später der Zugang bestritten wird (wenn, dann mehrere Kommunikationswege nutzen, s.o.).

Einwurf-Einschreiben: Streitet der Empfänger ab, das Schreiben bekommen zu haben, ließe sich damit nämlich nur nachweisen, dass er (irgend)ein Schreiben in den Briefkasten gelegt bekommen hat, aber nicht, welches Schreiben. Man muss daher einen Zeugen haben, der bestätigen kann, dass das maßgebliche schreiben in dem Umschlag war. Und: Der Einlieferungsbeleg und der Sendestatus reichen nicht aus: Der Absender sollte bei der Post einen Einlieferungsbeleg beantragen, da aus diesem hervorgeht, welcher Postmitarbeiter das Schreiben eingeworfen hat; und dieser Mitarbeiter kann dann Zeuge sein.

Bei einem Einschreiben mit Rückschein muss man beachten:

• Bestenfalls fertigt ein Zeuge eine Kopie des Schreibens an, das übersandt werden soll. Die Kopie dient dazu, dass der Zeuge hierauf seine Maßnahmen notieren kann, und dies dann als Erinnerungshilfe zu den Unterlagen genommen werden kann.
• Nach der Kopie steckt der Zeuge das Schreiben in den Umschlag und verschließt ihn.
• Dann füllt er den Rückschein aus und klebt ihn auf den Umschlag.
• Nun bringt er das Schreiben mit Rückschein zur Post bzw. wirft ihn in den Briefkasten ein.
• Bestenfalls lässt er das Schreiben nicht aus den Augen – sonst könnte später der Vorwurf kommen, dass der Absender zwischendurch den Inhalt des Umschlags ausgetauscht haben könnte.
• Alle diese Schritte notiert der Zeuge auf seiner Kopie.
• Trifft wenige Tage später der Rückschein ein, kann der zu den Akten bzw. zur Kopie geheftet werden.

Nun ließe sich mit Hilfe des Zeugen nachweisen, dass der Empfänger nicht nur den Umschlag, sondern auch das Original der Kopie im Umschlag bekommen hat.

Einen Haken gibt es auch hier: Die Post garantiert nicht, dass tatsächlich der wahre Empfänger auf dem Rückschein unterschreibt, d.h. im dümmsten Fall fehlt sogar die Unterschrift bzw. sie ist unleserlich.

Ein Sonderfall ist noch die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher: Hier übernimmt der Gerichtsvollzieher die Zeugenfunktion und gibt das Schreiben beim Empfänger ab. Das macht durchaus hier und da Eindruck, kostet aber natürlich auch mehr als ein Einschreiben.

Wenn Sie einen Vertrag schriftlich schließen mit Unterschrift, dann unterschreiben Sie nicht nur ganz am Ende, sondern auf jeder Seite. Damit können Sie sicherstellen, dass im Nachhinein nicht einfach Seiten ausgetauscht werden können.

Wenn sich Ihr Vertragspartner auf AGB bezieht, dann lassen Sie sie sich immer schicken: Unabhängig davon, ob Sie diese dann auch lesen, haben Sie zumindest die AGB als Beweis in der Hand (siehe sonst oben bzgl. Sicherung einer Webseite).