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Kongresse und Tagungen

und ihre rechtlichen
Besonderheiten

Es geht hier nicht um einen eventuellen Unterschied zwischen einem „Kongress“ und einer „Tagung“; wir fassen beide Veranstaltungsarten hier zusammen, weil die Rechtsfragen, die für einen Kongress bzw. eine Tagung öfter auftreten, identisch oder vergleichbar sind.

Besonderheiten bei Kongressen und Tagungen:

Vortrag des Referenten

Urheberrechtlich geschützt sind Werke, die eine gewisse Schöpfungshöhe erreichen. Das können bei Tagungen bzw. Kongressen sein:

  • Die Werbemittel
  • Interviewfragen des Moderators
  • Vorträge der Referenten
  • Ausstellungsstücke von Ausstellern usw.

Schauen wir uns den Vortrag des Referenten genauer an:

Im Zweifel bereits kraft Gesetz geschützt ist der Vortrag selbst sowie die Vortragsfolien.

Variante 1: Veranstalter macht nichts

  • Wenn der Veranstalter nichts macht, sondern der Referent tatsächlich lediglich vorträgt und dann wieder geht, dann braucht der Veranstalter sich auch um das Thema Urheberrecht nicht kümmern: Verantwortlich ist der Referent; er muss also dafür sorgen, dass er die notwendigen Rechte beschafft hat, wenn er bspw. fremde Inhalte (Foto, Video, Musik, Texte, Skizzen) in seinen Vortrag einbindet.
  • Das Datenschutzrecht muss er (nur) mit Blick auf die Speicherung und Verwertung bspw. von Namen u.a. des Referenten beachten (u.a. den Referenten mithilfe seiner Datenschutzerklärung informieren, warum, wo, wie & welche Daten verarbeitet werden).

Variante 2: Veranstalter zeichnet auf

Wenn der Veranstalter den Vortrag aber streamt, aufzeichnet und/oder Fotos anfertigt, dann muss er sich um Datenschutz und Urheberrechte kümmern:

  • Urheberrecht Teil 1: Er muss sich vergewissern (und darf sich nicht auf Behauptungen verlassen), dass der Referent ihm die notwendigen Rechte beschafft hat und hat einräumen dürfen: Nämlich u.a. das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung im Internet, wenn Video oder Foto im Internet verwendet werden sollen. Er sollte also sein Referenten frühzeitig informieren, was er mit den Aufzeichnungen und Fotos vorhat, damit der Referent bestenfalls weiß, ob und welche urheberrechtlich geschützten Werke er in seinen Vortrag einbinden kann.
  • Urheberrecht Teil 2: Der Veranstalter muss auch vom Redner selbst seine Rechte für seinen Vortrag sich einräumen lassen.

Siehe dazu u.a. unseren Beitrag Fotos auf der Veranstaltung: Was ist zu beachten?

  • Datenschutz: Er muss zusätzlich zur Variante 1 den Referenten nun auch darüber informieren, dass sein gesprochenes Wort und sein Gesicht sowie Name (alles personenbezogene Daten) auch im Internet verwertet werden, dort ggf. von einem Hoster verarbeitet usw.
Weiterführende Links:

Vertrag mit Referenten Foto- und Bildrecht Datenschutzrecht Urheberrecht

Aufzeichnung oder Fotos der Vorträge: "Foto im Foto"

Vorträge von Referenten sind im Regelfall urheberrechtlich geschützt (siehe zuvor).

Hier geht es jetzt um die Frage, worauf man achten muss, wenn in einer Vortragsfolie ein Foto, eine Skizze, ein Comicbild oder auch ein Video eingebunden ist – und das Foto des Veranstalters von Podium und dem Referenten auch all das abbildet, was man in dem Moment auf der Vortragsfolie sieht.

Das „Foto im Foto“

Das Problem: Der Veranstalter macht das Foto und lädt es im Internet hoch. Damit ist der Weg bereitet dafür, dass ein Urheber „sein“ Foto findet, das der Referent gerade eingeblendet hatte (man darf das nicht unterschätzen: Viele Fotografen und Bildagenturen suchen aktiv im Internet mit spezieller Software nach Rechtsverletzungen!).

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Weiterführende Links:

Vertrag mit Referenten Foto- und Bildrecht Urheberrecht

KSK-Abgabe auch für Moderatoren?

Entscheidend für die Abgabepflicht zur Künstlersozialkasse ist, ob die honorierten Leistungen als künstlerische oder publizistische Tätigkeiten im Sinne des Künstlersozialversicherungsgesetzes (KSVG) anzusehen sind. Das Gesetz definiert den Begriff der publizistischen Tätigkeit in § 2 Satz 2 KSVG. Danach ist Publizist, wer als Schriftsteller, Journalist oder in ähnlicher Weise publizistisch tätig ist oder Publizistik lehrt.

Bei einer Moderatorentätigkeit bspw. bei einem Kongress oder einer Tagung stellt sich die Frage, ob es sich um eine künstlerische oder publizistische Leistung handelt.

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Ist ein Sicherheitskonzept für (kleine) Kongresse bzw. Tagungen notwendig?

Wie so oft: Es kommt darauf an. Letztlich muss der Veranstalter auch bei einem Kongress oder einer Tagung mit wenigen Teilnehmern sicherstellen, dass er seine Verkehrssicherungspflichten erfüllt.

Daher kann man sagen: Ein Sicherheitskonzept im Sinne der Verschriftlichung von Sicherheitsüberlegungen macht immer Sinn. Es ist ja hier nur die Frage, wie detailtief die Sache sein muss.

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Außerdem kann es sein, dass der Vermieter der Tagungsstätte in seinem Mietvertrag ein Sicherheitskonzept o.a. verlangt.

Weiterführende Links:

Sicherheitskonzept Verkehrssicherung Veranstaltungssicherheit

Verantwortung des Veranstalters für die Location

Oftmals glaubt der Veranstalter, dass er nicht dafür verantwortlich sei, wenn die von ihm gemietete Location einen Mangel aufweise bzw. sich Teilnehmer dort verletzen. Das ist (natürlich) falsch: Denn der Veranstalter ist grundsätzlich für alles verantwortlich, was bei seiner Veranstaltung passiert. Das kann man sich vorstellen wie eine Pyramide: Der Veranstalter steht ganz oben – und er ist für alles verantwortlich, was unter ihm passiert: Location, Catering, Lärm…

D.h. er muss die Location sorgfältig auswählen und sich auch vor Ort vergewissern, dass Regeln eingehalten sind (bspw. dass Rettungswege ständig freigehalten werden).

Weiterführende Links:

Checkliste Miete Mietvertrag Location Haftung Versammlungsstättenverordnung

Verträge mit anderen Beteiligten

Hier finden Sie Informationen zu Verträgen…

Und weitere Informationen finden Sie in unseren Checklisten.

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