Vertrag zwischen
Veranstalter und Agentur

Als Agenturvertrag oder Agenturauftrag wird typischerweise der Vertrag zwischen einer Eventagentur und einem Veranstalter genannt: Der Veranstalter beauftragt die Eventagentur mit der Planung, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Es handelt sich dabei typischerweise um oftmals eine Mischung aus Werkvertrag und Dienstvertrag, manchmal auch noch weiter vermischt mit einem Mietvertrag.

Dieser Vertragstyp passt daher auch für (die meisten) Berater, Gewerke und Dienstleister, wenn sie beratend, planend bzw. organisierend tätig sind.

Wir haben Ihnen ein paar beispielhafte Einzelheiten zu dem Vertrag bzw. AGB zwischen Veranstalter und Eventagentur bzw. Dienstleister zusammengestellt. Je nachdem, “wer” Sie sind, haben Sie unterschiedliche (manchmal auch gegensätzliche) Interessen bei der Vertragsgestaltung.

Die Aufzählung ist bei weitem nicht vollständig; in unseren Textvorlagen, die wir seit 2003 kontinuierlich ausgefeilt haben, finden sie natürlich noch viele weitere wichtige Details, die wir hier aber nicht alle offenlegen können & wollen.

Vertragsgegenstand

Wozu genau ist die Agentur beauftragt? Klare Formulierungen helfen dabei, später unnötigen Streit zu vermeiden. Insbesondere Randbereiche sollten klar definiert werden: Was ist geschuldet, was hingegen ist nicht geschuldet?

Auch Vermietung?

Darf der Dienstleister Subunternehmer beauftragen (warum ggf. nicht?), will sich der Auftraggeber aber ein Widerspruchsrecht vorbehalten (weil er z.B. mit einem Subunternehmer bereits schlechte Erfahrungen gemacht hat)?

Es kann sein, dass auch eine Agentur, ein Berater usw. Räume und/oder Sachen vermietet. Bspw. auch dann, wenn sie/er Räume oder Sachen selbst anmietet, um ein Gesamtpaket an den Kunden abzuliefern.

Dann spricht man auch von einem Mischvertrag: Er beinhaltet Elemente aus dem Werkvertrag, ggf. auch Dienstvertrag und Mietvertrag. Gibt es dann z.B. ein Problem mit der überlassenen Technik, würde man in die mietvertraglichen Regelungen schauen. Hat der Dienstleister eine Frist übersehen, würde dieser Fehler durch werk- oder dienstvertragliche Regelungen gelöst.

Zahlungskonditionen

Der Auftraggeber sollte regeln, ob er Vorkasse bezahlen muss, und wann. Eine Eventagentur geht oftmals mit hohen Summen in Vorleistung, und hat daher ein Interesse daran, auch Vorkasse abrechnen zu können. Viele technische Dienstleister sammeln viele Subunternehmer unter sich und gehen hohe Verbindlichkeiten ein.

Möchte die Agentur Vorkasse haben? Oder Teilleistungen bezahlt haben? Wenn ja, wann und in welcher Höhe? Solche Vereinbarungen machen Sinn, weil der Auftraggeber sonst womöglich erst ganz am Ende bezahlen, und die Agentur ggf. mit hohen Summen in Vorleistung gehen muss.

Preissteigerung

Der Dienstleister muss sich überlegen, ob er angesichts der aktuellen Krisen einen Festpreis vereinbart. Das hat Vorteile, aber auch den Nachteil, dass es schwieriger wird, spätere Preiserhöhungen auf den Kunden umzulegen.

• Klausel bei Festpreisen: Hier hat man bspw. die Möglichkeit, im Vertrag eine Anpassung gemäß § 309 Nr. 1 BGB zu vereinbaren.
• Klausel bei Schätzpreise bzw. tagesaktuellen Preisen.

Als Dienstleister sollte man bedenken: Steigen die Kosten stark an, und kann man diese an den Kunden weiterreichen, so kann es ja passieren, dass es dem Kunden irgendwann zu teuer wird. Im schlimmsten Fall spricht also der Kunde ab und beendet den Vertrag vorzeitig. Daher ist zu empfehlen, dass man im Vertrag bereits auch diese Möglichkeit berücksichtigt, und bspw. sich eine Rückzugsstrategie vorbehält (bspw. einen Vorbehalt, dass vor einem abrupten Ende des Vertrages eine Anpassung versuchen müsse).

Vorsicht bei Rabatten und Provisionen!

Wenn eine Agentur für ihren Auftraggeber andere Dienstleister auswählt und beauftragt, erhält sie dafür oftmals eine Provision vom Drittanbieter. Diese Provision zahlt dieser natürlich nicht freiwillig, sondern schlägt sie kalkulatorisch auf die Preise wieder drauf – die letztlich der Auftraggeber bezahlt.

Daher muss die Agentur prüfen, ob solche Provisionen zulässig bzw. erlaubt sind.

Ansprechpartner

Es ist sinnvoll, zu regeln, dass jeder Vertragspartner eine oder mehrere Personen benennt, die verbindliche Erklärungen abgeben und empfangen können.

Abnahmen, Kontrollen

Es kann verschiedene, auch rechtliche Gründe geben, warum ein Auftraggeber wissen will, was sein Dienstleister macht. Ein aktuelles Beispiel kann sich aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ergeben.

Ein Veranstalter kann aber auch schlicht ein Interesse daran haben, dass er “ein Auge auf alles werfen” können will, damit nichts passiert.

Derlei Rechte und Möglichkeiten zu vereinbaren, ist kein Problem. Aber:

Eine Gefahr kann bestehen, wenn der Auftraggeber durch seine Kontrollen den Eindruck erweckt, er würde seine Agentur dadurch auch haftungsrechtlich entlasten. Daher sollte geregelt werden, dass der Veranstalter zwar ein Kontrollrecht hat, aber er dadurch keine Verantwortung übernimmt – bspw. auch, wenn er nicht kontrolliert oder eben bei einer Kontrolle etwas übersieht.

Krisenkommunikation

Bei einem Unfall oder Schadensfall wäre es unglücklich, wenn jeder Beteiligte über Soziale Medien oder Pressearbeit vorschießt; daher kann geregelt werden, wie sich die Vertragspartner verhalten sollen, wenn eine Krise eingetreten ist.

Nicht jeder Veranstalter möchte, dass sein Name und Logo auf der Webseite seiner Dienstleister prangt. Oder dass die Agentur bspw. einen Roll-Up aufstellt, oder in Werbemittel ihren Namen eindruckt. Damit es nicht unnötig Streit gibt, können Dauer, Art und Umfang im Vertrag geregelt werden.

Rechteübertragung

Der Auftraggeber will womöglich Inhalte der Veranstaltung auch im Nachgang verwerten: Social Media, Firmenwebseite, Firmenchronik usw. Da Verletzungen von Urheberrechten, Markenrechten usw. schnell sehr teuer werden können, sollte beide Vertragspartner ein Interesse daran haben, klipp und klar die Rechtefrage zu regeln.

Das Urheberrecht hält einige Überraschungen parat!

Der Auftraggeber sollte prüfen, welche Rechte er tatsächlich brauchen wird. Es ist davon abzuraten, Rechte “auf Vorrat” zu beschaffen – denn das kann ungewollte Kostenfolgen auslösen, auch noch viele Jahre später!

Der Dienstleister sollte wiederum prüfen, welche Rechte er tatsächlich weitergeben darf – denn er beschafft ggf. die Rechte beim Urheber bzw. an der Quelle – und er muss darauf achten, dass die Rechteübertragung gegenüber diesen Urhebern einerseits, und gegenüber dem Kunden andererseits aufeinander abgestimmt sind.

Agentur müssen aufpassen, weil viele Auftraggeber möglichst viele Rechte an sich “saugen” – und oftmals die Agentur gar nicht in der Lage ist, diese Rechte einzuräumen. Ein einfaches Beispiel:

Der Auftraggeber verpflichtet die Agentur zur Übertragung der ausschließlichen, exklusiven Rechte. Die Agentur verwendet ein Musikstück, dessen Komponist Mitglied der GEMA ist. Und schon kollidieren die Interessen des Auftraggebers und die Rechtslage bzgl. der GEMA!

Schutz der Konzepte

Eine Agentur erstellt Konzepte, Pläne, Listen… Dienstleister erstellen Sicherheitskonzepte oder Hygienekonzepte. Vielfach sind diese zwar inhaltlich kreativ, aber nicht urheberrechtlich geschützt, d.h. der Kunde könnte diese später selbst verwenden. Daher kann eine Agentur ein Interesse daran haben, mit dem Auftraggeber zu vereinbaren, ob diese Inhalte geschützt werden sollen – bis dahin, ob für eine weitere Verwertung eine gesonderte Vergütung zu entrichten sein soll.

Vertraulichkeit, Geheimnisschutz

Wenn der Kunde eine Agentur beauftragt, kommt diese oftmals mit Firmeninternas, Kundendaten und Informationen in Berührung, die für den Kunden wertvoll und wichtig sind. Daher hat der Auftraggeber ein essentielles Interesse daran, mit seinen Dienstleistern Regelungen zur Verschwiegenheit, Vertraulichkeit und zum Schutz der Geschäftsgeheimnisse zu vereinbaren.

Freistellung und Vertragsstrafe

Der Auftraggeber kann mit seinem Auftragnehmer eine sog. Freistellungsverpflichtung vereinbaren: Der Dienstleister verpflichtet sich damit, seinen Kunden von einer Inanspruchnahme durch Dritte (z.B. den Geschädigten) freizustellen – also den Schaden, die Kosten usw. zu übernehmen. Eine solche Klausel macht Sinn, weil der Auftraggeber dann nicht mehr nachweisen muss, ob/dass er einen Regressanspruch gegen seinen Dienstleister hat.

Ein Auftraggeber kann mit seinem Dienstleister vereinbaren, dass dieser eine sog. Vertragsstrafe (auch Konventionalstrafe genannt) bezahlen muss, wenn er einen Schaden verursacht. Das macht dann Sinn, wenn ein Schaden auch rein immateriell eintreten kann – z.B. ein Imageschaden, der kaum bezifferbar ist. Die Vertragsstrafe hat den Charme, dass sie ein sog. pauschalisierter Schadenersatzanspruch ist. Bei einem normalen Schadenersatzanspruch muss der geschädigte Auftraggeber eine Reihe von Voraussetzungen beweisen, unter anderem die Höhe des Schadens.

Bei einer Vertragsstrafe kann man genau das eben pauschalisieren. Wichtig dabei ist, dass man bestenfalls feste Summen vermeiden sollte; denn wenn die Klausel nicht AGB-rechtlich wirksam formuliert ist, kann der Auftraggeber keine Vertragsstrafe fordern bzw. sie notfalls gerichtlich durchsetzen.

Kündigung

Wer darf wann kündigen? Welche Fristen sollen gelten? Welche Form soll eingehalten werden? Was sind die (finanziellen) Folgen? All das und mehr kann für den Fall einer Kündigung geregelt werden.

Wenn der Auftraggeber sich die Möglichkeit vorbehalten will, auch grundlos den Vertrag vorzeitig beenden zu können, kann ein Stornorecht vereinbart werden. Ohne eine vereinbarte Stornierung kann der Auftraggeber auch nicht stornieren! (sondern nur kündigen, zurücktreten, anfechten usw.). Natürlich spielen hier eine zentrale Rolle die Fristen und Pauschalen.

Stornierung

Eine Stornierung ist nur möglich, wenn sie (wirksam) vereinbart ist. Oftmals sind Stornierungsklauseln übrigens unwirksam, und oftmals versucht der Leistungsträger bspw. bei einem Rücktritt wegen Höherer Gewalt noch seine Stornopauschale durchzuboxen.

Wenn sich der Dienstleister dazu entscheidet, eine Stornoklausel anzubieten, muss man die Klausel sehr sorgfältig formulieren – insbesondere die Fristen und die Pauschalen. Denn im Streitfall kann es sonst sein, dass die Agentur nachweisen müsste, dass die Schadenspauschalen plus/minus einen typischen Schaden darstellen. Wer es hier übertreibt (= zu hohe Pauschalen verlangt), riskiert die Unwirksamkeit der Klausel. Die Rechtsfolge kann unangenehm werden: Der Kunde kann dann noch immer stornieren (oftmals ja grundlos!), er müsste dann aber nicht die von der Agentur begehrte Pauschale bezahlen.

Zur Stornoklausel

Höhere Gewalt

Was passiert, wenn die Veranstaltung aufgrund Höherer Gewalt nicht stattfinden kann? Wer trägt das Risiko eines Ausfalls? Gerade die Pandemie hat uns vor Augen geführt, wie viele Konstellationen es geben kann, die zu Streit führen können. Ein ordentlicher Vertrag hat den Zweck, solchen Streit bestenfalls zu verhindern oder zu beschränken: Lieber vorher drüber reden, als hinterher.

Wichtig ist dabei der Auftragsgegenstand: Soll die Agentur die Veranstaltung liefern oder Teile davon? Denn das hat dann Auswirkungen auf die Frage, wer welches Risiko trägt. Grundsätzlich ist es so, dass der Veranstalter das Risiko trägt, dass seine Veranstaltung stattfinden kann – was dann bedeutsam wird, wenn durch äußere Einflüsse, mangelndes Besucherinteresse, Wetter usw. die Veranstaltung ausfällt.

Zur HöhereN Gewalt

Datenschutz

Die Vertragspartner verarbeiten fremde personenbezogene Daten, wenn sie bspw.

• die Telefonnummer, Mailadresse, Namen usw. von Mitarbeitern speichern (bspw. im Outlook), oder
• Fotos der Veranstaltung machen, und Mitarbeiter sind darauf erkennbar.

Das sind nur 2 von mehreren denkbaren Beispielen. In diesen Fällen muss der Veranstalter die betroffenen Personen informieren und bspw. über die Verantwortlichkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Rechte → es ist eine Datenschutzerklärung erforderlich!

Wenn der Veranstalter darüber hinaus die Agentur beauftragt, z.B.

• das Teilnehmermanagement vorzunehmen,
• das Einladungsmanagement zu übernehmen, oder
• die Event-Webseite zu hosten,

dann muss ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden.

Weiterführende Links:

ZUR ÜBERSICHT DER Vertragstypen Vertragsrecht Eventagentur