Vertrag mit Agenturen und Beratern

Juristisch ist das kaum ein Unterschied:

Von „AGB“ sprechen wir, wenn Klauseln mehrmals verwendet werden (sollen). Das Gegenteil ist nicht der Vertrag, sondern die „Individualklausel“: Sie soll nur einmal mit einem Kunden extra ausverhandelt verwendet werden.

Allgemein meint der „Vertrag“ aber, dass oben die Vertragspartner genannt werden, dann kommen die individuellen Absprachen (was, wie teuer, wann…) und am Ende beide unterschreiben – die „AGB“ sind dann das Kleingedruckte im Anhang. Alternativ können dieselben AGB aber auch in den „Vertrag“ reingepackt werden, der dann auch unterschrieben wird; in dieser Alternative ist der Vertrag halt erheblich länger.

Wenn Sie von uns AGB bzw. einen Vertrag haben möchten, werden wir mit Ihnen gemeinsam entscheiden, was für Sie besser bzw. geschickter ist.

Der Auftragnehmer kann und sollte hier mehrere Aspekte regeln:

Wozu genau ist man beauftragt? Was macht man, was macht man nicht? Klare Formulierungen helfen dabei, später unnötigen Streit zu vermeiden. Gerade eine spezialisierte Agentur muss darauf achten, den Vertragsgegenstand nicht zu abstrakt zu formulieren – denn der Kunde darf dann umso mehr davon ausgehen, die Agentur kümmere sich auch um „Randthemen“. Berühmte Beispiele: Wer kümmert sich um Versicherungen? Um Genehmigung? Wer kümmert sich um den Arbeitsschutz oder Datenschutz?

Darf die Agentur Subunternehmer beauftragen (warum nicht?), will man dem Auftraggeber ein Widerspruchsrecht einräumen?

Es kann sein, dass auch eine Agentur, ein Berater usw. Räume und/oder Sachen vermietet. Bspw. auch dann, wenn sie/er Räume oder Sachen selbst anmietet, um ein Gesamtpaket an den Kunden abzuliefern.

Dann spricht man auch von einem Mischvertrag: Er beinhaltet Elemente aus dem Werkvertrag, ggf. auch Dienstvertrag und Mietvertrag. Gibt es dann z.B. ein Problem mit der überlassenen Technik, würde man in die mietvertraglichen Regelungen schauen. Hat der Dienstleister eine Frist übersehen, würde dieser Fehler durch werk- oder dienstvertragliche Regelungen gelöst.

Möchte die Agentur Vorkasse haben? Oder Teilleistungen bezahlt haben? Wenn ja, wann und in welcher Höhe? Solche Vereinbarungen machen Sinn, weil der Auftraggeber sonst womöglich erst ganz am Ende bezahlen, und die Agentur ggf. mit hohen Summen in Vorleistung gehen muss.

Der Dienstleister muss sich überlegen, ob er angesichts der aktuellen Krisen einen Festpreis vereinbart. Das hat Vorteile, aber auch den Nachteil, dass es schwieriger wird, spätere Preiserhöhungen auf den Kunden umzulegen.

• Klausel bei Festpreisen: Hier hat man bspw. die Möglichkeit, im Vertrag eine Anpassung gemäß § 309 Nr. 1 BGB zu vereinbaren.
• Klausel bei Schätzpreise bzw. tagesaktuellen Preisen.

Als Dienstleister sollte man bedenken: Steigen die Kosten stark an, und kann man diese an den Kunden weiterreichen, so kann es ja passieren, dass es dem Kunden irgendwann zu teuer wird. Im schlimmsten Fall spricht also der Kunde ab und beendet den Vertrag vorzeitig. Daher ist zu empfehlen, dass man im Vertrag bereits auch diese Möglichkeit berücksichtigt, und bspw. sich eine Rückzugsstrategie vorbehält (bspw. einen Vorbehalt, dass vor einem abrupten Ende des Vertrages eine Anpassung versuchen müsse).

Wenn eine Agentur für ihren Auftraggeber andere Dienstleister auswählt und beauftragt, erhält sie dafür oftmals eine Provision vom Drittanbieter. Diese Provision zahlt dieser natürlich nicht freiwillig, sondern schlägt sie kalkulatorisch auf die Preise wieder drauf – die letztlich der Auftraggeber bezahlt.

Daher muss die Agentur prüfen, ob solche Provisionen zulässig bzw. erlaubt sind.

Lesen Sie dazu meinen Beitrag Vorsicht bei Kick-Back-Provisionen »

Es ist sinnvoll, zu regeln, dass jeder Vertragspartner eine oder mehrere Personen benennt, die verbindliche Erklärungen abgeben und empfangen können.

Der Auftraggeber will womöglich Inhalte der Veranstaltung auch im Nachgang verwerten: Social Media, Firmenwebseite, Firmenchronik usw. Da Verletzungen von Urheberrechten, Markenrechten usw. schnell sehr teuer werden können, sollte beide Vertragspartner ein Interesse daran haben, klipp und klar die Rechtefrage zu regeln.

Achtung: Das Urheberrecht hält einige Überraschungen parat! Wir veranstalten immer mal wieder Webinare zu dem Thema (schauen Sie hier, ob es aktuelle Termine gibt), wir schulen auch Inhouse die Mitarbeiter eines Unternehmens dazu, und erstellen Lizenzverträge.

Der Dienstleister sollte prüfen, welche Rechte er tatsächlich weitergeben darf – denn er beschafft ggf. die Rechte beim Urheber bzw. an der Quelle – und er muss darauf achten, dass die Rechteübertragung gegenüber diesen Urhebern einerseits, und gegenüber dem Kunden andererseits aufeinander abgestimmt sind.

Achtung: Agentur müssen aufpassen, weil viele Auftraggeber möglichst viele Rechte an sich „saugen“ – und oftmals die Agentur gar nicht in der Lage ist, diese Rechte einzuräumen. Ein einfaches Beispiel:

Der Auftraggeber verpflichtet die Agentur zur Übertragung der ausschließlichen, exklusiven Rechte. Die Agentur verwendet ein Musikstück, dessen Komponist Mitglied der GEMA ist. Und schon kollidieren die Interessen des Auftraggebers und die Rechtslage bzgl. der GEMA!

Eine Agentur erstellt Konzepte, Pläne, Listen… Dienstleister erstellen Sicherheitskonzepte oder Hygienekonzepte. Vielfach sind diese zwar inhaltlich kreativ, aber nicht urheberrechtlich geschützt, d.h. der Kunde könnte diese später selbst verwenden. Daher kann eine Agentur ein Interesse daran haben, mit dem Auftraggeber zu vereinbaren, ob diese Inhalte geschützt werden sollen – bis dahin, ob für eine weitere Verwertung eine gesonderte Vergütung zu entrichten sein soll.

Wer darf wann kündigen? Welche Fristen sollen gelten? Welche Form soll eingehalten werden? Was sind die (finanziellen) Folgen? All das und mehr kann für den Fall einer Kündigung geregelt werden. Denkbar ist, dass die Agentur im Vertrag regelt, dass eine sog. ordentliche Kündigung ausgeschlossen ist, die Vertragspartner somit nur aus wichtigem Grund kündigen können (das muss ohnehin erlaubt bleiben).

Was passiert, wenn die Veranstaltung aufgrund Höherer Gewalt nicht stattfinden kann? Wer trägt das Risiko eines Ausfalls? Gerade die Pandemie hat uns vor Augen geführt, wie viele Konstellationen es geben kann, die zu Streit führen können. Ein ordentlicher Vertrag hat den Zweck, solchen Streit bestenfalls zu verhindern oder zu beschränken: Lieber vorher drüber reden, als hinterher.

Gerade die Eventagentur, die Generalunternehmerin ist (also zwischen zwei Stühlen sitzt, einmal neben ihrem Kunden, und zum anderen neben den Subunternehmern): Denn so manche Agenturen verpflichten sich zur „Ablieferung“ einer Veranstaltung als Gesamtpaket. Wenn die Veranstaltung aber verboten wird, kann die Agentur auch nicht liefern, und riskiert dann schlimmstenfalls, leer auszugehen.

Übrigens: Wir haben unsere Textvorlagen so formuliert, dass sich diese Klausel natürlich nicht nur auf die Corona-Pandemie beschränkt, sondern auf jedes denkbare schwerwiegende Ereignis.

Will man seinem Kunden ein Stornorecht einräumen? Denn: Wenn kein Stornorecht vereinbart ist, kann der Kunde auch nicht stornieren. Oftmals wird die Möglichkeit dazu aber von Kunden erwartet!

Wenn man sich dazu entscheidet, muss man die Klausel sehr sorgfältig formulieren – insbesondere die Fristen und die Pauschalen. Denn im Streitfall kann es sonst sein, dass die Agentur nachweisen müsste, dass die Schadenspauschalen plus/minus einen typischen Schaden darstellen. Wer es hier übertreibt (= zu hohe Pauschalen verlangt), riskiert die Unwirksamkeit der Klausel. Die Rechtsfolge kann unangenehm werden: Der Kunde kann dann noch immer stornieren (oftmals ja grundlos!), er müsste dann aber nicht die von der Agentur begehrte Pauschale bezahlen.

Die Agentur bzw. der Berater verarbeitet fremde personenbezogene Daten, wenn er bspw.

• die Telefonnummer, Mailadresse, Namen usw. von Mitarbeitern des Kunden speichert (bspw. im Outlook), oder
• Fotos seiner Veranstaltung macht, und Mitarbeiter seines Kunden sind darauf erkennbar.

Das sind nur 2 von mehreren denkbaren Beispielen. In diesen Fällen muss der Veranstalter die betroffenen Personen informieren und bspw. über die Verantwortlichkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Rechte → es ist eine Datenschutzerklärung erforderlich!

Wenn die Agentur bzw. der Berater darüber hinaus vom Kunden beauftragt wird, z.B.

• das Teilnehmermanagement vorzunehmen,
• das Einladungsmanagement zu übernehmen, oder
• die Event-Webseite zu hosten,

dann muss mit dem Kunden auch ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden.