Vertrag mit
Referenten
und Moderatoren

Bei vielen Veranstaltungsformaten halten Referenten Vorträge, und Moderatoren begleiten durch den Tag.

Aus rechtlicher Sicht sind diese Beteiligten deshalb spannend, da viele Rechtsfragen eher unauffällig daherkommen – aber durchaus gravierende Folgen haben können.

Bei Verträgen mit Referenten und Moderatoren kommt es nicht nur darauf an, dass Sie pünktlich erscheinen, sondern im Regelfall spielen auch Urheberrechte eine wichtige Rolle, ebenso aber auch der Datenschutz.

Hier ein paar Beispiele, was der Veranstalter im Vertrag mit Referenten und Moderatoren regeln könnte – die Aufzählung ist bei weitem nicht vollständig; in unseren Textvorlagen, die wir seit 20003 kontinuierlich ausgefeilt haben, finden sie natürlich noch viele weitere wichtige Details, die wir hier aber nicht alle offenlegen können & wollen.

(Für Künstler haben wir einen eigenen Vertragstyp hier).

Rahmenbedingungen

Klar, dass Ort, Datum, Uhrzeit sowie das Honorar usw. präzise vereinbart werden sollten.

Aber auch bspw.:

• Wenn eine Präsentation erstellt werden soll: In welchem Format und bis wann soll sie vorab geliefert werden?
• Soll der Referent seinen eigenen Laptop mitbringen?
• Kostenübernahme und Organisation für Anreise, Rückreise und Übernachtung?
• Catering?
• Zutrittsbeschränkungen durch individuelle bzw. strengere Hygienemaßnahmen vor Ort?
• Betreuung vor Ort?

Inhalte des Vortrages

Aus vielerlei Gründen kann es sinnvoll sein, der publizistischen und künstlerischen Freiheit des Referenten bzw. Moderators gewisse Grenzen zu setzen. Ein paar Beispiele:

• Werbung: Wie viel Werbung über sich selbst darf er einstreuen?
• Werbung 2: Darf er Werbung für Dritte machen?
• Darf er sich bspw. über Sponsoren äußern? Oder politisch? Gerade politische Äußerungen können schnell in Richtung Propaganda abdriften.
• Zwar sollte es klar sein, aber es kann sinnvoll sein, allgemeine Verbote auszusprechen bspw. bzgl. Rassismus, Antisemitismus, Diskriminierung usw.
• Wissenschaft: Es macht Sinn, bei wissenschaftlichen Vorträgen ein Mindestmaß an wissenschaftlicher Arbeit einzufordern (Zitierweise, Darstellung als Mindermeinung usw.).

Art des Vortrages

Soll der Vortrag persönlich vor Ort gehalten werden?

Ggf. auch: In welcher Sprache?

Urheberrechte

Bei einem Vortrag kann es mehrere Urheber geben:

• Der Referent (der die Folien erstellt und spricht),
• Fotografen, wenn der Referent fremde Fotos in seine Präsentation eingefügt hat; dies gilt auch für andere Werke (Videos, Skizzen, Texte usw.).

Typischerweise sollte der Veranstalter vereinbaren, dass der Referent alle diese Inhalte “frei von Rechten Dritter” liefert. Aber: Nicht jeder Referent weiß, was das bedeutet. Daher sind nicht nur juristische Klauseln wichtig, sondern bspw. auch ein erklärender Text, den man seinem Referenten nochmals kurz vor der Veranstaltung zukommen lässt (“bitte daran denken…”). Denn: Wenn der Referent eine Urheberrechtsverletzung in seinen Vortrag einbaut, den der Veranstalter bspw. in Sozialen Medien weiter verwertet, dann kann der Veranstalter die Abmahnung des wahren Rechteinhabers kassieren.

Welche Rechte braucht der Veranstalter, bspw. wenn er den Vortrag aufzeichnen möchte?

Er muss sich überlegen,

• wofür er die Inhalte verwenden will,
• wie lange,
• ob er die Inhalte online und/oder print verwenden wollen,
• ob er die Inhalte bearbeiten möchte,
• ob er die Inhalte an Dritte weitergeben möchte (z.B. Sponsoren).

Daraus ergeben sich dann die notwendigen Rechte, die der Rechteinhaber einräumen muss. Es kommt dabei nicht darauf an, diese Rechte korrekt juristisch zu bezeichnen (z.B. „Verbreitungsrecht“ nennt man das Recht, das Foto bspw. im Flyer abgedruckt zu verbreiten; es reicht aus, zu formulieren, dass man das Foto in Flyern abdrucken wolle, die in einer Stückzahl XY in der Region YZ verteilt würden).

Bedenken Sie: Je mehr Rechte Sie sich beschaffen, desto eher hat der jeweilige Urheber ein finanzielles Nachforderungsrecht.

Mehr zum Urheberrecht

Wird der Vortrag aufgezeichnet und/oder live gestreamt?

Wenn Menschen auf den Aufzeichnungen oder im Stream erkennbar sind (die Gäste, Mitwirkende, aber eben auch der Referent selbst!), kommt im Regelfall zusätzlich das Datenschutzrecht ins Spiel!

Das bedeutet für Sie:

Auf welche Rechtsgrundlage(n) können Sie sich stützen, um die Aufzeichnungen machen zu dürfen = „die Daten der Betroffenen erheben zu dürfen“? Brauchen Sie eine Einwilligung? Genügt das berechtigte Interesse? Kann beim Referenten die Rechtsgrundlage die sog. Vertragserfüllung sein?

Sie werden also mindestens eine Datenschutzerklärung für die Aufzeichnung brauchen.

Wenn Sie einen Dienstleister dafür beauftragen, müssen Sie aller Wahrscheinlichkeit nach mit diesem einen sog. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen: Denn dieser Dienstleister verarbeitet nun ja die Daten Ihrer Gäste, Ihres Referenten usw. in Ihrem Auftrag.

Weiterführende Links:

ZUR ÜBERSICHT DER Vertragstypen Künstlersozialkasse Urheberrecht Datenschutzrecht