Fernando Cortes

Aussteller-Messe-Vertrag

zwischen Messeveranstalter
und Aussteller

Hier geht es um den Vertrag zwischen einem Messe-Veranstalter und einem Aussteller dieser Messe.

Auf dieser Seite finden Sie ein paar beispielhafte Einzelheiten zu dem Vertrag bzw. AGB zwischen Veranstalter und Aussteller. Je nachdem, “wer” Sie sind, haben Sie unterschiedliche (manchmal auch gegensätzliche) Interessen bei der Vertragsgestaltung. Die Kunst für uns als Rechtsanwälte dabei ist:

  • zu wissen, was theoretisch passieren könnte,
  • zu wissen, was nicht bereits im Gesetz geregelt ist und daher im Vertrag geregelt werden sollte,
  • individuelle Bedürfnisse des jeweiligen Mandanten herauszufinden,
  • alles so zu formulieren, dass es AGB-rechtlich auch wirksam ist.

Sie sind Veranstalter der Messe

Hier finden Sie ein paar Beispiele, die ein Veranstalter einer Messe mit seinen Ausstellern vereinbaren kann und sollte – die Aufzählung ist bei weitem nicht vollständig; in unseren Textvorlagen, die wir seit 2003 kontinuierlich ausgefeilt haben, finden sie natürlich noch viele weitere wichtige Details, die wir hier aber nicht alle offenlegen können & wollen.

Neue AGB oder Verträge?

Sie wollen sich als Messeveranstalter absichern? Sie brauchen einen möglichst „wasserdichten“ Vertrag bzw. AGB? Sie haben ein spezielles Projekt und brauchen dazu spezielle Regelungen?

Vertragsgegenstand

Der Messe-Veranstalter muss auch die sicherheitstechnischen Vorgaben des Hallenvermieters berücksichtigen. Diese kann er an die einzelnen Aussteller weitergeben, also diese verpflichten, sich ebenfalls daran zu halten.

Gewerberechtliche Festsetzung?

Es macht einen Unterschied, ob es sich um eine festgesetzte Messe handelt oder nicht. Bei einer nicht festgesetzten Messe ist der Veranstalter relativ frei, welche Aussteller er teilnehmen lässt und welche nicht. Bei einer festgesetzten Messe hingegen haben grundsätzlich alle Aussteller, die in das Messeangebot bzw. das Messekonzept passen, einen Anspruch auf Teilnahme. Hier muss der Veranstalter dann möglicherweise ein Auswahlverfahren durchführen, dass durch ein Verwaltungsgericht auch überprüfbar sein muss.

Sie wollen mehr über die Vorteile und Nachteile einer Festsetzung ihrer Messe erfahren? Sie brauchen Unterstützung bei der Auswahl von zulässigen Kriterien für ein Zulassungsverfahren? Dann schreiben Sie uns eine E-Mail an info@eventfaq.de

Wichtig kann auch sein, Kriterien festzulegen, wann eine Zulassung widerrufen werden kann.

Prüfungen, Abnahmen, Kontrollen

Es kann verschiedene auch rechtliche Gründe geben, warum ein Auftraggeber wissen will, was sein Dienstleister macht.

Ein Veranstalter kann aber auch schlicht ein Interesse daran haben, dass er “ein Auge auf alles werfen” können will, damit nichts passiert.

Derlei Rechte und Möglichkeiten zu vereinbaren, ist kein Problem. Aber:

Eine Gefahr kann bestehen, wenn der Veranstalter durch seine Kontrollen den Eindruck erweckt, er würde seine Aussteller dadurch auch haftungsrechtlich entlasten. Daher sollte geregelt werden, dass der Veranstalter zwar ein Kontrollrecht hat, aber er dadurch keine Verantwortung übernimmt – bspw. auch, wenn er nicht kontrolliert oder eben bei einer Kontrolle etwas übersieht.

Zahlungskonditionen

Der Veranstalter sollte regeln, bis wann die Aussteller welchen Betrag zahlen müssen – und was bei Verzug passieren soll.

Belegung der Standfläche

Im Regelfall hat der Veranstalter ein hohes Interesse daran, dass alle Standflächen besetzt sind. Aus verschiedenen Gründen kann es aber sein, dass Aussteller nicht erscheinen. Im Vertrag sollte daher geregelt werden, was mit solchen Leerflächen passiert. Beispielsweise kann geregelt werden, dass der Veranstalter berechtigt ist, diese (auf wessen Kosten?) zu dekorieren oder anderweitig an andere Aussteller zu vergeben. Wird die Fläche anderweitig vergeben, wird natürlich die Kostenfrage interessant. Muss der nicht erschienene Aussteller weiterhin die vereinbarten Kosten bezahlen? Wie sehr muss sich der Veranstalter um Ersatz bemühen? Solche und andere Fragen können geregelt werden.

Anlieferung, Bewachung usw.

Oftmals sind auch Regelungen wichtig zum Thema Lagerung, Anlieferung vor Aufbau Beginn, Parkplätzen, oder auch die Bewachung der Hallen und Stände in der Nacht.

Ansprechpartner, Entscheidungsträger

Es ist sinnvoll, zu regeln, dass jeder Vertragspartner eine oder mehrere Personen benennt, die verbindliche Erklärungen abgeben und empfangen können.

Freistellungsverpflichtung

Der Veranstalter kann mit seinem Auftragnehmer eine sog. Freistellungsverpflichtung vereinbaren: Der Aussteller verpflichtet sich damit, den Veranstalter von einer Inanspruchnahme durch Dritte (z.B. einen geschädigten Standbesucher) freizustellen – also den Schaden, die Kosten usw. zu übernehmen. Eine solche Klausel macht Sinn, weil der Veranstalter dann nicht mehr nachweisen muss, ob/dass er einen Regressanspruch gegenseinen Dienstleister hat.

Vertragsstrafe

Ein Veranstalter kann mit seinem Aussteller vereinbaren, dass dieser eine sog. Vertragsstrafe (auch Konventionalstrafe genannt) bezahlen muss, wenn er gegen eine vertragliche Pflicht verstößt. Das macht dann Sinn, wenn ein Schaden auch rein immateriell eintreten kann – z.B. ein Imageschaden, der kaum bezifferbar ist. Die Vertragsstrafe hat den Charme, dass sie ein sog. pauschalisierter Schadenersatzanspruch ist. Bei einem normalen Schadenersatzanspruch muss der geschädigte Auftraggeber eine Reihe von Voraussetzungen beweisen, unter anderem die Höhe des Schadens.

Ein bekannter Fall: Ein Aussteller verlässt zu früh seinen Standbereich, sein Stand ist unbesetzt. Darüber ärgern sich nicht nur die letzten Besucher, sondern auch Standnachbarn, wenn der Hallenbereich verwaist.

Bei einer Vertragsstrafe kann man genau das eben pauschalisieren. Wichtig dabei ist, dass man bestenfalls feste Summen vermeiden sollte; denn wenn die Klausel nicht agb-rechtlich wirksam formuliert ist, kann der Veranstalter keine Vertragsstrafe fordern bzw. sie notfalls gerichtlich durchsetzen.

Kündigung / Stornierung

Soll der Aussteller vor der Messe kündigen bzw. stornieren dürfen? Wenn ja, zu welchen Bedingungen? Natürlich spielen hier eine zentrale Rolle die Fristen und Pauschalen.

Höhere Gewalt

In der Pandemie haben wir gelernt, dass Vertragsregelungen wichtig werden können, wenn die Veranstaltung u.a. wegen höherer Gewalt nicht stattfinden kann. Bei einer Messe kann die Besonderheit darin liegen, dass der Veranstalter womöglich bereits Werbung gemacht hat, auch Werbung zu Gunsten der Aussteller. Auch haben die Aussteller ein anderes Interesse an der Teilnahme an einer Messe, als beispielsweise die Teilnehmer an einer Tagung oder bei einem Konzert.

Der Aussteller an einer Messe möchte dort seine Produkte präsentieren, sich seinem Zielpublikum vorstellen, und möglicherweise langfristige Verträge für die Zukunft schließen. Daher sollte geprüft werden, ob und inwieweit der Veranstalter die Aussteller an dem Risiko eines Ausfalls der Messe beteiligen kann. Allein schon aus rechtlichen Gründen ist aber mit Fingerspitzengefühl vorzugehen. Meines Erachtens ist nicht zulässig, dass das komplette Risiko auf die Aussteller abgewälzt wird. Vorstellbar ist aber, je nach den Umständen, die Aussteller an einem Anteil der Werbekosten oder der Mietkosten zu beteiligen. Damit die Vereinbarungen einer AGB-Kontrolle im Streitfall standhalten, ist hier besondere Transparenz erforderlich.

Verlegung von Ort und Termin

Wie in anderen Verträgen auch, kann es interessant sein für den Veranstalter, seine Messe an einen anderen Ort oder an einen anderen Termin zu verlegen. Wird hierzu nichts vereinbart, so kann der Veranstalter auch nicht einfach verlegen. Daher sollte geprüft werden, ob eine Klausel zur Verlegung in den Vertrag mit aufgenommen wird. Hierbei muss aber der Umstand berücksichtigt werden, dass der Aussteller frühzeitig Hotelzimmer bucht, einen Standbauer beauftragt, Promomaterial beschafft usw., also eine kurzfristige Verlegung nicht ohne Weiteres möglich ist.

Datenschutz?

Der Veranstalter verarbeitet fremde personenbezogene Daten, wenn er bspw.

  • die Telefonnummer, Mailadresse, Namen usw. von Mitarbeitern der Aussteller speichert (bspw. im Outlook), oder
  • ein Ausstellerverzeichnis veröffentlicht mit Kontaktdaten der Aussteller-Mitarbeiter.

Das sind nur 2 von mehreren denkbaren Beispielen. In diesen Fällen muss der Veranstalter die betroffenen Personen informieren und bspw. über die Verantwortlichkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Rechte → es ist eine Datenschutzerklärung erforderlich!

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