Wenn ein Veranstalter einen Dritten damit beauftragt, eine Veranstaltung durchzuführen und umzusetzen, sind wichtige Fragen frühzeitig zu klären:

1. Wer ist Veranstalter?

Soll der Auftraggeber weiterhin Veranstalter sein/bleiben?

Soll der Auftragnehmer alleiniger Veranstalter werden? Wichtig zu regeln u.a.: Welche Rechte bleiben beim Auftraggeber, welche bekommt der Auftragnehmer?

  • Wenn ja: Was muss der Auftraggeber sein, um nicht „versehentlich“ weiterhin als Veranstalter zu gelten?
  • Wenn nein, was muss er tun, um nicht „versehentlich“ Veranstalter zu werden?

Wollen beide Mit-Veranstalter sein? Wichtig zu regeln u.a.: Abgrenzung der Aufgaben, Rechte-Verteilung (z.B. am Namen, an Urheberrechten), interner Gewinn- und Schadensausgleich.

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2. Wer ist verantwortlicher Datenverarbeiter?

Das Thema Datenschutz wird oftmals als unangenehm empfunden, bzw. man kennt sich nicht so gut aus, also wird es oftmals verdrängt. Das Ergebnis kann aber fatal sein, wenn am Ende wichtige Datensätze gelöscht werden müssen, Betroffene Schadenersatzansprüche machen oder ein Bußgeld zu zahlen ist.

Also muss unbedingt frühzeitig geklärt werden, wer im datenschutzrechtlichen Sinne verantwortlich sein soll.

Dabei kann es durchaus zu anderen Zuständigkeiten kommen als bei der Veranstalterfrage, d.h. der Veranstalter ist nicht automatisch der alleinige Datenverantwortliche.

Auch muss geklärt werden, wer welche Daten (bspw. der Besucher, der Dienstleister) bekommen soll und wie sie verwertet werden sollen.

Beispiel 1: Die ausführende Agentur übernimmt auch das Teilnehmermanagement, und hat ein Interesse daran, Ticketkäufern Werbung von sich zukommen zu lassen.

Beispiel 2: Veranstalter und Agentur wollen die Daten gemeinsam nutzen (z.B. Kontaktdaten, Fotos).

DSGVO Checkliste

3. Rolle des Auftragnehmers

Soll der Auftragnehmer nicht Veranstalter sein (siehe oben 1.), dann ist zu klären, welche vertragsrechtliche Rolle er einnimmt:

  • Generalunternehmer?
  • Vermittler?
  • Stellvertreter?

Dabei kann es auch eine Mischung geben, z.B. kann er für die Location Generalunternehmer sein, für das Programm aber lediglich Vermittler oder Stellvertreter.

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