In dieser Beitragsreihe stellen wir potentielle Schadensrisiken vor, die Verantwortlichen auf dem Weg zu einer erfolgreichen Veranstaltung begegnen können. Dabei stellen wir einerseits das Problem bzw. das Risiko, andererseits mögliche Lösungen vor. Die Reihenfolge ist dabei eher zufällig und nicht nach Schadensdimension o.ä. sortiert. Die Beiträge aus dieser Reihe fließen in einer großen Checkliste zusammen, um einen Überblick zu gewinnen.

Das heutige Risiko, das wir vorstellen:

Ausfall von Dienstleistern

Der Veranstalter oder ein Generalunternehmer beauftragt Dienstleister bspw. für die Veranstaltungsplanung, das Catering, die Veranstaltungstechnik, Personalüberlassung, Reinigung usw.

Ein solcher Dienstleister kann aus verschiedenen Gründen unerwartet ausfallen: Es kommt zum Streit und er verweigert die Leistung, er fällt in die Insolvenz, es gibt eine Kündigung usw.

Plötzlich steht sein Auftraggeber ohne Dienstleister, damit ohne (dessen) Leistung da.

Unmittelbare Handlungspflichten

Was sollte man tun, wenn das Risiko beginnt, sich zu verwirklichen? Hier ein paar Beispiele:

  • Spätestens jetzt sauber dokumentieren, wer wann was zu wem wie gesagt hat oder sagt. Im Zweifel vom Telefonat wechseln zum Mailverkehr (um später das Besprochene auch beweisen zu können).
  • Information an Vorgesetzte bzw. Kunden, damit diese wissen, dass es Probleme geben könnte.
  • Klare und unmissverständliche Kommunikation mit dem Dienstleister, ggf. mit Fristsetzung und Ablehnungsandrohnung.
  • Vorbereitung eines Austauschs des Dienstleisters: Hier muss besonders vorsichtig agiert werden, damit man am Ende nicht zwei Dienstleister bezahlen muss (weil der erste Dienstleister dann doch noch leistet, und man selbst die eigenen Rechte aus dem dortigen Verzug nicht richtig wahrgenommen hat).

Langfristige Risiko-Strategie

Was kann man vorher tun, um derlei Risiken zu verhindern? Hier ein paar Vorschläge:

  • Grundlegende Streitigkeiten kann man vermeiden, indem man eindeutige und unmissverständliche Verträge schließt und sich in der Durchführung an die Absprachen hält. Bei entsprechend hohen Umsätzen oder wichtigen Dienstleistern, kann es sich lohnen, einen Rechtsanwalt zur Vertragsgestaltung hinzuzuziehen.
  • Ist man selbst Auftragnehmer bspw. des Veranstalters, sollte man zuvor prüfen, ob man die Rolle eines Generalunternehmers eingehen möchte und deren Vor- und Nachteile abwägen. Alternativ kommt eine Vermittlung bzw. Stellvertretung in Betracht, die das Risiko eines Ausfalls zu Lasten des Generalunternehmers reduzieren können.
  • Kündigungen, zumindest die ordentliche Kündigung, können vertraglich ausgeschlossen werden.
  • Finanzielle Schäden kann der Auftraggeber reduzieren, indem er keine Vorkasse leistet oder diese nur, soweit auch geleistet wurde (d.h. in Teilzahlungen).
  • Selbst „hellhörig“ sein, insbesondere bei sog. Fixgeschäften, die zu einem bestimmten Termin erledigt sein müssen und nicht verlängert werden können. Enge Kommunikation mit dem Kunden bzw. Vorgesetzten, sobald erste Probleme auftreten.
  • Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter, damit sie wissen, wie sie bei Anbahnung einer vertraglichen „Krise“ handeln müssen.