Personal erscheint nicht: Was kann der Veranstalter tun?

Wenn zur Veranstaltung weniger Personal erscheint als geplant und beauftragt: Was muss der Veranstalter tun?

Allgemeines

Fehlt Personal, egal an welcher Position, sollte der Veranstalter das Fehlen dokumentieren (1.). Man darf die Schwierigkeit nicht unterschätzen,

Hätte das Personal von einem Auftragnehmer kommen sollen, sollte der Veranstalter das fehlende Personal beanstanden und eine Frist zur Abhilfe setzen (2.). Das passiert am besten schriftlich. Aus Beweisgründen für den Zugang dieser Nachricht sollten mehrere Kommunikationskanäle parallel verwendet werden.

Droht ein Schaden durch das fehlende Personal, kann sich der Veranstalter bzw. der Auftraggeber jetzt nicht einfach zurücklehnen und darauf beschränken, den Schaden geltend zu machen; vielmehr sollte er versuchen, in eigener Regie Abhilfe zu schaffen und Personal anderweitig zu beschaffen (3.). Hierbei sollte auch das Bemühen bzw. der Aufwand dokumentiert werden (wie viele Personen haben sich von wann bis wann darum gekümmert und was genau haben sie getan?).

Trotz ggf. aufkommender Hektik durch später eintreffendes Personal darf deren Arbeitsschutz nicht zu kurz kommen (4.), bspw. eine etwaige Unterweisung.

Und all diese Punkte 1. bis 4. sollte der Veranstalter bzw. Auftraggeber protokollieren: Denn wenn er Schadenersatz haben oder die vereinbarte Vergütung kürzen will, muss er den Mangel ggf. beweisen können.

Es fehlt sicherheit-relevantes Personal

Schwieriger wird es dann, wenn sicherheits-relevantes Personal fehlt, denn hier kommt ein wichtiger Punkt 5. dazu: Muss gar die Veranstaltung abgebrochen bzw. verkleinert werden?

Da bei einem Abbruch oder einer Verkleinerung ggf. ein erheblicher Schaden entstehen kann, wird es auch schwieriger, die Notwendigkeit des Abbruchs nachweisen zu können.

Ein Beispiel: Bei einer Veranstaltung sind 25 Ordner und Sicherheitsleute vorgesehen. Es erscheinen aber nur 20 und es gibt keine Möglichkeit, die fehlenden 5 Personen zu ersetzen. Ist der Veranstalter nun berechtigt und/oder verpflichtet, die Veranstaltungen abzusagen? Muss er sich dann ggf. den Vorwurf aussetzen, wegen 5 fehlender Ordner hätte man die Veranstaltung doch immer noch durchführen können?

Die Frage ist für den Veranstalter insofern heikel, weil er ansonsten ggf. auf dem Schaden sitzen bleibt: Er muss dann die Dienstleister bezahlen, und etwaige vereinnahmte Ticketgelder wieder erstatten.

Wann darf/muss abgesagt werden?

Der Grund der Absage sollte also quantifizierbar bzw. messbar sein: Das ist dann gegeben, wenn man sagen kann: Es fehlen x Personen von bestellen y Personen. Das Problem: Funktioniert das auch, wenn von 600 bestellten Security nur 1 fehlt? Das heißt, dürfte sich ein Veranstalter nur auf die Zahlen berufen, um einen ggf. immensen Schaden zu verursachen?

Es gibt 2 denkbare Lösungsansätze:

• Ja, der Veranstalter kann sich allein auf die Zahlen zurückziehen. Ggf. könnte es dann zu einer Beweislastumkehr kommen, d.h. dass der Auftragnehmer nachweisen müsste, dass die Veranstaltung genauso sicher hätte durchgeführt werden können ohne das fehlende Personal.
• Nein, die Zahlen können nur ein Indiz sein. Denn es muss auch berücksichtigt werden, wer fehlt: Fehlt eine wichtige Person, oder nur jemand, auf den am ehesten verzichtet werden könnte?

Jetzt muss man sagen: Im Schadenersatzrecht gilt die Regel: Wer etwas haben will, muss es beweisen. Eine Abweichung von dieser Regel gibt es nur in Ausnahmefällen, die ansonsten grob unbillig wären (was dann oftmals zur oben bei „ja“ genannten Beweislastumkehr führt). Und in dem Ausgangsfall erkenne ich keinen Grund, von der Regel abzuweichen. Denn nur weil die Situation schwierig ist, ist sie ja nicht grob unbillig.

Das heißt:

Je mehr Ordner fehlen, desto mehr spricht für die Absage zu Lasten des Auftragnehmers.

Ergibt sich die Zahl aus einem Sicherheitskonzept und geht daraus die Mindestbesetzung hervor, unterstützt das natürlich den Veranstalter in seiner Entscheidung erheblich: Denn ein – ggf. mit Sicherheitsdienst oder auch Polizei u.a. abgestimmtes – Sicherheitskonzept soll ja gerade den Rahmen ergeben für die sichere Durchführung der Veranstaltung.

Wenn der Sicherheitsdienst aufgrund seiner Expertise eine bestimmte Personenzahl vorschlägt, die sich im Sicherheitskonzept oder zumindest im Auftrag wiederfindet, dann wird er auch schwerlich hinterher sagen können, dass die Zahl zu hoch angesetzt war: Denn das würde ja wiederum bedeuten, dass er bei Normalverlauf seinen Auftraggeber über den Tisch ziehen wollte.

Ist also die Anzahl im Sicherheitskonzept niedergelegt, wird der Spielraum für zumutbare Abweichungen immer kleiner. Das gilt umso mehr, wenn das Sicherheitskonzept nicht für für die Schublade, sondern im Einvernehmen mit Polizei, Feuerwehr usw. erstellt wurde. Denn natürlich darf durch fehlendes Personal nicht ein höheres Risiko für den Besucher in Kauf genommen werden – denn der kann am wenigsten dafür, dass das Personal fehlt.

In diesem Fall sollte allenfalls die Alternative geprüft (und die Prüfung protokolliert) werden, ob eine Verkleinerung des Veranstaltungsgeländes oder eine Verkürzung der Veranstaltungsdauer mit dem vorhandenen Personal bewerkstelligt werden kann.

Gibt es kein Sicherheitskonzept, sondern nur eine Bestellung bzw. einen Auftrag, so ist die darin genannte Zahl natürlich ein gewichtiges Indiz. Dennoch muss der Veranstalter dann im Einzelfall prüfen, ob die Durchführung der Veranstaltung mit weniger Personal durchführbar ist ohne Sicherheitseinbußen. Hier sollte er aufgrund der Brisanz der Entscheidung bestenfalls weitere Fachpersonen zur Beratung hinzuziehen.

Man sieht: Diese Thematik liefert ein Argument mehr pro Sicherheitskonzept auch für kleinere Veranstaltungen; zwar mag hier die Polizei u.a. nicht einbezogen werden können, aber zumindest der Sicherheitsdienst.