Datenverarbeitungsvorgänge im Unternehmen

In Seminaren merke ich immer wieder, dass oftmals nicht klar ist, wann fremde Daten verarbeitet werden. Daher habe ich hier einmal einige Beispiele für Verarbeitungstätigkeiten zusammengetragen.

Bitte daran denken:

Jede Verarbeitungstätigkeit muss auch an den Betroffenen kommuniziert werden (“Datenschutzhinweise”) = es gibt mehrere Betroffene: Der Mitarbeiter, der Auftragnehmer, der Kunde… so muss man auch in verschiedenen Vertragsverhältnissen daran denken, seine Vertragspartner im Sinne der Art. 13 oder 14 DSGVO zu informieren.

Verarbeitungstätigkeiten sind in folgenden Aktionen beinhaltet:

1. Das Unternehmen mietet Büroflächen und schließt einen Mietvertrag mit dem Vermieter ab.
2. Bewerber bewerben sich auf Arbeitsplätze im Unternehmen, das Unternehmen wählt einen Bewerber aus und stellt ihn an.
3. Unterlagen von abgelehnten Bewerbern werden aufgehoben, falls es alsbald eine neue offene Stelle gibt.
4. Das Unternehmen beschäftigt Arbeitnehmer und kooperiert mit Freien Mitarbeitern.
5. Das Unternehmen bestellt Getränke und Büromaterial bei Dienstleistern.
6. Das Unternehmen betreibt eine Webseite.
7. Auf der Webseite können Nutzer Anfragen über ein Kontaktformular schicken.
8. Mitarbeiter bekommen ein Diensthandy, mit dem sie Kundengespräche und Privatgespräche führen.
9. Mitarbeiter nutzen ihr Privathandy für Gespräche mit Kunden und Kollegen.
10. Im Unternehmen gibt es ein Mailprogramm und eine Telefonanlage, über die der Mailverkehr und Telefonate abgewickelt werden.
11. Das Unternehmen nutzt eine Cloud-Lösung.
12. Mitarbeiter des Unternehmens kommunizieren per Mail und Telefon mit verschiedenen Mitarbeitern der Kunden.
13. Das Unternehmen arbeitet mit einem Steuerberater zusammen und gibt ihm die Unterlagen für die Buchhaltung weiter.
14. Das Unternehmen hat einen Kunden, für den es eine Veranstaltungen planen und durchführen soll.
15. Auf einer Messe erhalten Mitarbeiter des Unternehmens Visitenkarten mehrerer Anbieter und potentieller Kunden.
16. Auf einer Veranstaltung wird ein Gewinnspiel organisiert, die Teilnehmer müssen ihren Namen angeben, um mitmachen zu können.
17. Der Arbeitgeber gratuliert seinen Mitarbeitern zum Geburtstag.
18. Das Unternehmen schickt Weihnachtsgrüße an seine Kunden.
19. Der Arbeitgeber führt ein System zur Überwachung der Arbeitszeit seiner Beschäftigten.
20. Mitarbeiter erhalten ein Firmenfahrzeug.