Checkliste Datenverarbeitungen

Veranstalter und Dienstleister müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten. Die Betroffenen (also diejenigen Personen, deren Daten verarbeiten) müssen sie informieren: U.a. über den/die verantwortlichen Datenverarbeiter, die Zwecke, die Rechtsgrundlage, Löschfristen oder die Betroffenenrechte = man braucht eine Datenschutzerklärung.

Davor aber ist Fleißarbeit angezeigt: Denn man muss erst einmal herausfinden, wo, wann, wie überhaupt Daten verarbeiten werden=

• erhoben, erfassen, auslesen, abfragen (z.B. durch Abfrage in einem Formular)
• gespeichert, ordnen, organisieren (z.B. auf dem Laptop)
• verwendet, offenlegen, verbreiten (z.B. beim Versand des Newsletters).

In der nachfolgenden Checkliste finden Sie eine Reihe von typischen Datenverarbeitungen, die bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen vorkommen können; dabei unterteilen wir aus Gründen der Übersicht die Arbeitsbereiche auf:

1. Webseite (für das Unternehmen oder für das Event)
   • Hosting (insbesondere: wo?)
   • Kontaktformulare
   • Kontaktaufnahmemöglichkeiten (Telefonnummer, Fax, Mailadresse…)
   • Eingebundene Videos
   • Veröffentlichung von Namen oder Fotos (z.B. von Mitarbeitern)
   • Links zu, oder Skripte von Facebook & Co
   • Newsletter-Versand (Newsletter-Tool)
   • Shop/Ticketshop
   • Bezahlsysteme
   • Login-Bereich für Kunden, Mitglieder usw.
   • Tracking-Tools (z.B. Google Analytics)
   • Google Fonts o.a.
   • reCAPTCHA
   • Chat-Funktion
   • Chat-Bot und andere KI-Systeme
   • Terminbuchungstool
   • CRM-Tool
   • Online-Gewinnspiele
   • Umfragetool
   • Sonstige Plugins
2. Veranstaltungen
   • Werbung für die Veranstaltung (siehe auch unten: „Werbung/Marketing“)
     • z.B. mit Namen/Gesicht der Mitwirkenden
     • Adressen der Werbeempfänger
   • Event-Webseite (siehe oben)
   • Ticketverkauf, Anmeldung
   • Zahlungsabwicklung
   • Fotos/Videos von der Veranstaltung
   • Foto-Boxen
   • Gewinnspiel
   • Einsatz von Konferenzsystemen
   • Live-Streaming
   • Aufzeichnung
   • Chat-Funktionen bei hybriden/digitalen Veranstaltungen
   • Namensschilder
   • Teilnehmermanagement-Tools
   • Abfrage bei Teilnehmern nach Allergien
   • Gäste-WLAN
   • Teilnahmebestätigungen
   • Zusammenstellung/Zurverfügungstellung von Teilnehmerlisten
   • Zuverlässigkeitsüberprüfung (nach Polizeirecht)
   • Videoüberwachung
   • Datenaustausch mit Polizei/Behörden
3. Werbung/Marketing
   • siehe auch oben bzgl. Webseite
   • Visitenkarten-Ordner
   • Versand von Grußkarten, Weihnachtskarten, Geburtstagskarten (digital, analog)
   • Versand von Newslettern
   • Kalt-Akquise
   • Blacklist für Betroffene, die ihre Einwilligung widerrufen haben, Löschung verlangt haben usw.
   • Werbemaßnahmen, Marketingaktionen
   • Kundenumfragen
   • Nutzung von Künstlicher Intelligenz
4. Beschäftigte
   • Bewerber-Tool
   • Anmeldungen bei Sozialversicherungsträgern usw.
   • Entgeltabrechnungen
   • Personal-Aktenführung und -ablage
   • Abfrage von zusätzlichen Daten über Personalführung hinaus (z.B. Handynummer zur Erreichbarkeit)
   • Homeoffice
   • Büros/Arbeitsplätze über verschiedene Arbeitsstätten verteilt
   • Zeiterfassungssystem
   • Zugangssysteme ins Office
   • Videoüberwachung
   • Firmenfahrzeug, Leasing-Rad usw.
   • Private Endgeräte (egal ob Empfänger oder Sender)
   • Fotos der Mitarbeiter
5. Technik (ggf. teilweise Doppelungen zu oben)
   • Textverarbeitungsprogramm, Mailprogramm
   • Speichergeräte
   • Cloud-Lösung
   • Webkonferenz-Tools/Meeting-Tools
   • Faxgerät
   • Scanner
   • Kopierer
   • Telefonanlage
   • Kommunikations-Tools
   • Mobiltelefon (auch die privaten Endgeräte der Mitarbeiter!)
   • Tablet (auch private Tablets der Mitarbeiter!)
   • Laptop (auch private Laptops der Mitarbeiter!)
   • Videoüberwachung
   • Verwaltungs-Tool für Beschäftigte, Kunden, Mitglieder, Teilnehmer / CRM-Systeme
   • Nutzung von Künstlicher Intelligenz
6. Sonstiges
   • Sammlungen in Aktenordnern
   • (Externe) Buchhaltung bzw. Buchhaltungssoftware
   • (Externe) Steuerberatung
   • Vertragsanbahnung und ggf. späterer Vertragsschluss mit Dienstleistern, Vermietern usw.

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