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Checkliste Datenverarbeitungen

Für Veranstaltungen,
bei der Planung,
in der Werbung,
im Büro usw.

Veranstalter und Dienstleister müssen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten. Die Betroffenen (also diejenigen Personen, deren Daten verarbeiten) müssen sie informieren: U.a. über den/die verantwortlichen Datenverarbeiter, die Zwecke, die Rechtsgrundlage, Löschfristen oder die Betroffenenrechte = man braucht eine Datenschutzerklärung.

Davor aber ist Fleißarbeit angezeigt: Denn man muss erst einmal herausfinden, wo, wann, wie überhaupt Daten verarbeiten werden=

  • erhoben, erfassen, auslesen, abfragen (z.B. durch Abfrage in einem Formular)
  • gespeichert, ordnen, organisieren (z.B. auf dem Laptop)
  • verwendet, offenlegen, verbreiten (z.B. beim Versand des Newsletters).

In der nachfolgenden Checkliste finden Sie eine Reihe von typischen Datenverarbeitungen, die bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen vorkommen können; dabei unterteilen wir aus Gründen der Übersicht die Arbeitsbereiche auf:

Rechtsberatung

Rechtsberatung vom Fachmann: Rechtsanwalt Thomas Waetke berät Veranstalter, Agenturen, technische Gewerke, Konzeptersteller, Genehmigungsbehörden, Vermieter von Locations usw. zu allen Fragen aus dem Datenschutzrecht. Unsere Kanzlei unterstützt beim Auffinden von Datenverarbeitungen und allen weiteren Todos.

Die Checkliste für Datenverarbeitungen:

  1. Webseite (für das Unternehmen oder für das Event)
    • Hosting (insb.: wo?)
    • Kontaktformulare
    • Kontaktaufnahmemöglichkeiten (Telefonnummer, Fax, Mailadresse…)
    • Eingebundene Videos
    • Veröffentlichung von Namen oder Fotos (z.B. von Mitarbeitern)
    • Links zu, oder Skripte von Facebook & Co
    • Newsletter-Versand (Newsletter-Tool)
    • Shop/Ticketshop
    • Bezahlsysteme
    • Login-Bereich für Kunden, Mitglieder usw.
    • Tracking-Tools (z.B. Google Analytics)
    • Google Fonts o.a.
    • reCAPTCHA
    • Chat-Funktion
    • Chat-Bot
    • Terminbuchungstool
    • CRM-Tool
    • Online-Gewinnspiele
    • Umfragetool
    • Sonstige Plugins
  2. Veranstaltungen
    • Werbung für die Veranstaltung (siehe auch unten: „Werbung/Marketing“)
      • z.B. mit Namen/Gesicht der Mitwirkenden
      • Adressen der Werbeempfänger
    • Event-Webseite (siehe oben)
    • Ticketverkauf, Anmeldung
    • Zahlungsabwicklung
    • Fotos/Videos von der Veranstaltung
    • Foto-Boxen
    • Gewinnspiel
    • Einsatz von Konferenzsystemen
    • Live-Streaming
    • Aufzeichnung
    • Chat-Funktionen bei hybriden/digitalen Veranstaltungen
    • Namensschilder
    • Teilnehmermanagement-Tools
    • Abfrage bei Teilnehmern nach Allergien
    • Gäste-WLAN
    • Teilnahmebestätigungen
    • Zusammenstellung/Zurverfügungstellung von Teilnehmerlisten
    • Zuverlässigkeitsüberprüfung (nach Polizeirecht)
    • Videoüberwachung
    • Datenaustausch mit Polizei/Behörden
  3. Werbung/Marketing
    • siehe auch oben bzgl. Webseite
    • Visitenkarten-Ordner
    • Versand von Grußkarten, Weihnachtskarten, Geburtstagskarten (digital, analog)
    • Versand von Newslettern
    • Kalt-Akquise
    • Blacklist für Betroffene, die ihre Einwilligung widerrufen haben, Löschung verlangt haben usw.
    • Werbemaßnahmen, Marketingaktionen
    • Kundenumfragen
    • Nutzung von Künstlicher Intelligenz
  4. Beschäftigte
    • Bewerber-Tool
    • Anmeldungen bei Sozialversicherungsträgern usw.
    • Entgeltabrechnungen
    • Personal-Aktenführung und -ablage
    • Abfrage von zusätzlichen Daten über Personalführung hinaus (z.B. Handynummer zur Erreichbarkeit)
    • Homeoffice
    • Büros/Arbeitsplätze über verschiedene Arbeitsstätten verteilt
    • Zeiterfassungssystem
    • Zugangssysteme ins Office
    • Videoüberwachung
    • Firmenfahrzeug, Leasing-Rad usw.
    • Private Endgeräte (egal ob Empfänger oder Sender)
    • Fotos der Mitarbeiter
  5. Technik (ggf. teilweise Doppelungen zu oben)
    • Textverarbeitungsprogramm, Mailprogramm
    • Speichergeräte
    • Cloud-Lösung
    • Webkonferenz-Tools/Meeting-Tools
    • Faxgerät
    • Scanner
    • Kopierer
    • Telefonanlage
    • Kommunikations-Tools
    • Mobiltelefon (auch die privaten Endgeräte der Mitarbeiter!)
    • Tablet (auch private Tablets der Mitarbeiter!)
    • Laptop (auch private Laptops der Mitarbeiter!)
    • Videoüberwachung
    • Verwaltungs-Tool für Beschäftigte, Kunden, Mitglieder, Teilnehmer / CRM-Systeme
    • Nutzung von Künstlicher Intelligenz
  6. Sonstiges
    • Sammlungen in Aktenordnern
    • (Externe) Buchhaltung
    • (Externe) Steuerberatung
    • Vertragsschluss mit, und Beauftragung von Dienstleistern, Vermietern usw.

Wir schulen Ihre Mitarbeiter!

Egal ob 1 Stunde, 1 Tag oder 1 Woche. Egal ob online oder bei Ihnen im Unternehmen. Egal ob zum Datenschutz, oder zu anderen Themen aus dem Veranstaltungsrecht.

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