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Teilnehmermanagement
bei Veranstaltungen

und seine Rechtsfragen

Beim Teilnehmermanagement kann es um personalisiertes Einladungsmanagement, um den Anmelde- bzw. Registrierungsprozess, das Einlassmanagement gehen, ebenso um Event-Reporting mit Feedback der Teilnehmer und die Zahlungsabwicklung.

Aus rechtlicher Sicht steht dabei wenig überraschend der Datenschutz im Fokus:

Hosting

Ist Software im Spiel, ist zu klären, wer wo diese Software hostet. Der Hoster ist üblicherweise ein sog. Auftragsverarbeiter, mit dem der Veranstalter oder die beauftragte Eventagentur einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließen muss. Vorsicht ist dabei geboten, wenn der Anbieter bspw. Cookies auf den Endgeräten der Teilnehmer speichert: Denn dann muss zwingend vorab eine Einwilligung eingeholt werden! Ggf. muss der Anbieter in der Datenschutzerklärung genannt werden.

Das gilt generell: Wenn Sie fremde Software einsetzen, prüfen Sie unbedingt vorab, welche Daten wo und warum von diesem Anbieter verarbeitet werden. Diese Datenverarbeitungen müssen regelmäßig in den Auftragsverarbeitungsverträgen genauso wie in der Datenschutzerklärung gegenüber den Betroffenen offen gelegt werden.

Nutzung zu Werbezwecken

Es ist datenschutzrechtlich relativ einfach, wenn die Daten der Teilnehmer ausschließlich dazu verwendet werden, die Veranstaltung abzuwickeln. Sobald die Daten darüber hinaus zu Werbezwecken verwendet werden sollen, wird es deutlich komplizierter. Denn grundsätzlich ist dafür eine Einwilligung einzuholen.

Weitergabe an Mitwirkende

Sollen die Teilnehmerdaten an Dritte weitergegeben werden (z.B. Referenten, Aussteller, Sponsoren), dann muss

  • das explizit im Rahmen der Datenschutzerklärung offen gelegt werden, normalerweise auch der Dritte namentlich benannt werden,
  • vorab geprüft werden, ob/dass dieser Dritte tatsächlich ein Dritter (= eigenständig datenschutzrechtlich verantwortlich) ist, und nicht etwa ein gemeinsam Verantwortlicher mit dem Veranstalter oder ein Auftragsverarbeiter. Denn auch das müsste dann in der Datenschutzerklärung benannt werden.
Einwilligung *
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