Checkliste: Veranstaltungssicherheit

Sicherheitsrelevante Aspekte der Veranstaltung
Checkliste: Veranstaltungssicherheit

Veranstaltungssicherheit

Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben, hier zum Thema Veranstaltungssicherheit.

Beachten Sie bitte, dass die Checklisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben, da sie natürlich nicht jede in Betracht kommende Veranstaltungsart und Konstellation abdecken können. Sie beziehen sich nur auf einige rechtlich relevante Themen und ersetzen keine Rechtsberatung.

Besucher einer Veranstaltung wollen Spaß haben und die Vorführungen genießen. Dabei dürfen sie grundsätzlich davon ausgehen, dass der Veranstalter das Notwendige und Zumutbare getan hat, damit ihnen nichts passieren kann. Die Anforderungen an die Sicherheit sind hoch – aber auch oftmals unklar, weil es derzeit zu viele verschiedene Ansichten zu der Frage gibt, was eigentlich „Veranstaltungssicherheit“ ist. Manchmal ist weniger oft mehr: Man darf es mit Sicherheitsmaßnahmen auch nicht übertreiben. Die Kunst ist, ein vernünftiges und rechtskonformes Maß an Sicherheit zu finden. Ein gewisses Restrisiko wird immer bleiben (dürfen/müssen).

Checkliste Veranstaltungssicherheit:

1.) Prüfung, Beachtung und Einhaltung der relevanten Regelwerke

2.) Aufgaben und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt?

  • Siehe Liste der Verantwortlichen
  • Die Verteilung der Aufgaben ist (am besten schriftlich) festgehalten
  • Die Verteilung ist allen anderen Verantwortlichen bekannt
  • Die Aufgaben können zeitlich, personell und finanziell ordnungsgemäß durchgeführt werden

3.) Veranstaltungsmanagement

  • Steht ausreichend Zeit zur Verfügung, um notwendige Aufgaben zu erledigen?
  • Steht ausreichend Geld zur Verfügung, um notwendige Aufgaben zu erledigen?
  • Steht ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung? (zu a. bis c.: Siehe auch die Checkliste Vorbereitung)
  • Kann auf kurzfristig notwendige Abweichungen bzw. Maßnahmen reagiert werden? Besteht Handlungsspielraum?
  • Kann ein kurzfristiger Ausfall eines Verantwortlichen (z.B. Krankheit) kompensiert werden?
  • Funktioniert der Informationsaustausch?

4.) Personal

  • Arbeitszeiten, Schichtwechsel (mit Informationsaustausch) beachtet?
  • Aufgabenbereiche klar verteilt und zugewiesen?
  • Arbeitsschutz (siehe dazu auch die eigene Rubrik Arbeitsschutz)
  • Personal ist ausreichend qualifiziert, informiert und eingewiesen?
  • Es steht ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung, um auf Notfälle und Krisenfälle ordnungsgemäß reagieren zu können
  • Evakuierungshelfer und wichtiges Personal erkennbar (z.B. mit Warnwesten ausgestattet?), eingewiesen und erreichbar
  • Einheitliche Produktionssprache (deutsch, englisch…) festgelegt?

5.) Dienstleister

  • Siehe oben die Punkte bei „Personal“
  • Prüfung notwendiger Kompetenzen
  • Kontrolle ggf. notwendiger Zertifikate, Bescheinigungen usw.
  • Koordination der verschiedenen Tätigkeiten/Gewerke
  • Überwachung der Fremdarbeiten notwendig/sinnvoll?

6.) Analyse möglicher Risiken (wogegen lassen sich ggf. geeignete Maßnahmen treffen?)

  • Sind mögliche Gefahren für den Besucher erkennbar und beherrschbar? Siehe dazu auch die Erläuterungen zur „Verkehrssicherung“ im Lexikon)
  • Erfahrungswerte
    • … aus vorangegangenen ähnlichen Veranstaltungen
    • … aus eigener Erfahrung, Erfahrung der Dienstleister, Mitarbeiter usw.
  • Risiken bedingt durch Wetter, z.B.
    • Kälte, Eis, Schnee
    • Hitze
    • Dunkelheit
    • Unwetter
    • Baumsicherheit
    • Wind/Sturm/Orkan
    • Hochwasser
  • Risiken bedingt durch die Veranstaltungsart und -größe
    • passend zur Location und Umgebung
    • passend zur eigenen Erfahrung, Kompetenz, Budget usw.
  • Risiken bedingt durch das Publikum, z.B.
    • Füllungsgrad
    • Aggressivität
    • Alkohol
    • Stimmung
    • Zusammensetzung (Alter, politische Einstellung…)
      • Zusammentreffen verschieder Gruppierungen
    • mögliche Reaktion auf Prominente/Künstler
    • Straftaten Einzelner (z.B. Reizgas)
    • Lange Veranstaltungsdauer: Erschöpfung, Müdigkeit
  • Risiken bedingt durch durch Lasten, umfallende Gegenstände
  • Risiken bedingt durch Technik, Elektrotechnik, technisches Versagen
  • Risiken bedingt durch Feuer (siehe auch „Brandschutz“)
  • Risiken bedingt durch Angriffe von außen
  • Risiken bedingt durch Fehlverhalten Einzelner
    • Bedienfehler, z.B.
      • Austausch Flüssiggasbehälter
      • Stromanschluss fehlerhaft
      • Rauchen, offenes Feuer unbewacht genutzt
    • Unerfahrenheit, Angst, Stress, Müdigkeit, Unkonzentriertheit, Unvermögen, Vergesslichkeit
  • Höhere Gewalt (Lexikon)
  • Abstimmung/Verantwortungsgrenzen zu Dienstleistern/Vertragspartnern
  • Risiken bedingt durch die verkehrliche Infrastruktur
  • Risiken bedingt durch die Lage der Veranstaltungsstätte, z.B.
    • Erreichbarkeit für Besucher
    • Weg von ÖPNV zur Veranstaltungsstätte
    • Kreuzende Ströme von Besuchern, Verkehr, Fußgängern usw.
    • Erreichbarkeit für Rettungskräfte
    • Ausweichflächen für Besucher und Rettungskräfte
    • Ausreichend Parkplätze
    • Komplexität der Veranstaltungsstätte (viele Treppen und Ebenen)
    • Verständliche Logistik und Infrastruktur

7.) Festlegung maximaler Personen- und Besucherzahlen

  • Kontrollen der maximal zulässigen Zahlen
  • Kontrollen der Besucher (Taschen, Bodycheck)
    • Abnahme? Verwahrung?
  • Bestuhlungsplan
  • Rettungswegeplan
  • Parkplatzsituation, Verkehrswege, Verkehrsführung
  • ggf. Jugendschutzmaßnahmen

8.) Brandschutz

  • Organisatorische und technische Maßnahmen zur Vorbeugung
    • Baulicher Brandschutz (Baumaterialien, Einteilung in Brandabschnitte, Fluchtwegplanung usw.)
    • Anlagentechnischer Brandschutz
    • Organisatorischer Brandschutz
      • Brandschutzordnung
      • Brandschutzbeauftragter
      • Schulungen im Umgang mit brennbarem Material
      • Schulungen zum Verhalten im Brandfall
    • Beispielhafte Klassiker:
      • Dekoration
      • Stromleitungen, Stromanschluss
      • Hitzequellen
      • Lagerung von Materialien, Kartons usw.
  • Ermöglichung von Löscharbeiten

9.) Beleuchtung, Notbeleuchtung

  • Keine Stolperfallen durch Verkabelung
  • Rückbau bei temporären Bauten
  • Beleuchtung auch bei Aufbau und Abbau
  • Kosten

10.) Absperrungen

  • Freihalten der Rettungswege und Bewegungsflächen für Rettungskräfte
  • Rückbau
  • Kosten

11.) Elektrotechnik, Stromversorgung, Notstrom

  • Prüfung ortsveränderlicher Anlagen
  • keine Stolperfallen durch Verkabelung
  • Rückbau bei temporären Bauten
  • Kosten
www.eventfaq.de/seminare-veranstaltungsrecht

12.) Kommunikation

  • Kommunikationsmittel (auch im Krisenfall)
  • Kommunikationswege
    • mit den Besuchern
    • mit den Mitarbeitern
    • innerhalb des Kreises der Entscheidungsträger/Krisenstab
  • Informationsaustausch, Informationsbeschaffung (auch im Krisenfall)

13.) Entscheidungswege

  • Struktur der Entscheidungswege
  • Erkenntnisgewinn
  • Weitergabe der Erkenntnis/Info an die Entscheidungsträger
  • Beurteilung der Situation, ggf. Überprüfung
  • Entschlussfassung: Was tun? Was nicht tun?
  • Umsetzung von Maßnahmen
  • Dokumentation von (Entschlussfassung und Maßnahmen) und Beweissicherung
  • Kommunikation der Entscheidungen und Maßnahmen
    • an Verantwortliche
    • an Mitarbeiter
    • an Rettungskräfte
    • an Besucher
  • Erreichbarkeiten
  • Sitzungsort / Treffpunkt(e)
  • Entscheidungskompetenzen

14.) Eintritt eines Notfalls

  • Absetzbarkeit eines Notrufs
    • wer?
    • wie?
  • Lotsen/Einweiser für Rettungskräfte
    • Erkennbarkeit
    • Sicherheit
  • Bewegungsflächen für Rettungskräfte
  • Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs
  • Möglichkeiten der Rückführung in den Regelbetrieb
  • Beweissicherung
  • (Nach-)Betreuung vor Ort bzw. unmittelbar danach

15.) Evakuierung oder Räumung der Versammlungsstätte

  • Sammelpunkte
  • Versorgung der Besucher und Beschäftigten
  • Informationsaustausch
  • Pressearbeit
  • Beweissicherung

16.) Prüfung, ob Sicherheitskonzept (siehe eigene Rubrik) zu erstellen ist

17.) Einholung von Genehmigungen

  • Frühzeitige Einbindung der Genehmigungsbehörde(n)
  • Beachten der Auflagen

18.) Einbindung von sonstigen Behörden, Polizei, Feuerwehr (BOS)

19.) Besucher

  • Inwieweit können Besucher vorab oder auf der Veranstaltung über Sicherheitsmaßnahmen informiert werden?
  • Aushang, Beschilderung, Webseite
  • Durchsagen, Videos

20.) Training der Mitarbeiter und Verantwortlichen

  • Regelmäßig wiederkehrende Übungen
  • Schriftliche Compliance/Guideline für das Verhalten im Krisenfall

21.) Pressearbeit / Krisenkommunikation

22.) Nacharbeit: Aus einem Fehler lernen

  • Dokumentation und Protokolle erstellen und verwahren
  • Informationseinholung auch bei Dienstleistern
  • Nicht nur im Schadensfall, auch bei Beinahe-Schäden!

Diese Liste lässt sich natürlich, wie alle anderen Checklisten auch, nahezu beliebig fortsetzen oder detaillierter machen. Daher darf die Liste nur als Anregung oder Ideengeber verstanden werden, und nicht etwa als vollständig. Je nach Umständen gibt es ggf. noch notwendige andere Aspekte zu diesem Thema.

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