Wenn Auftraggeber und Agentur zusammenarbeiten wollen, braucht die Agentur Informationen vom Auftraggeber. In diesem Beitrag gehen wir auf die juristisch sinnvollen und notwendigen Informationen ein, die im Briefing ausgetauscht werden sollten. Einen Unterschied macht es dabei, wer wen informiert (bzw. informieren muss) und wann: Ist bereits ein Auftrag erteilt, oder steht er noch bevor (bspw. für einen Pitch)?
Auftrag ist noch nicht erteilt
- Der Auftraggeber brieft die Agentur, der Auftrag ist noch nicht erteilt
- Die Agentur holt sich Informationen vom Auftraggeber, der Auftrag ist noch nicht erteilt
Schon erste Gespräche, wozu auch das Briefing gehören kann, legen den Grundstein für die Wahrscheinlichkeit, dass es später juristisch Ärger gibt. Das zeigt sich deutlich an den oftmals widerstreitende Ausgangslage:
Der Auftraggeber weiß typischerweise oft nicht, was der Dienstleister wissen will, wenn ihm dessen Expertise fehlt. Das kann bspw. der Veranstalter sein, der mangels Erfahrung eine Eventagentur oder einen technischen Dienstleister beauftragt, oder die Eventagentur als Generalunternehmer, die ihrerseits Spezialisten mit ins Boot holt.
Der Dienstleister weiß vielleicht nicht, wer ihm gegenüber sitzt – bzw. besser: Welche Expertise sein Gegenüber hat. Für Experten besteht oftmals das Problem, dass ja eigentlich alles ganz einfach ist, für einen selbst jedenfalls, aber eben nicht für den anderen. Daher muss ggf. der Dienstleister auch die richtigen Fragen stellen.
Der Auftraggeber möchte möglichst viel im Vorfeld hören/sehen, der Dienstleister hingegen noch nicht allzuviel (kostenlos?) preisgeben.
Beim Auftraggeber kann sich unter Umständen eine Erwartungshaltung manifestieren: Sei es durch Formulierungen auf der Webseite, die vom Dienstleister werblich kommunizierten Zertifikate sowie Titel und Aussagen des Dienstleisters. Wenn bspw. die Agentur mit jahrelanger Erfahrung, einem erfahrenen Team ausgebildeter Eventmanager, Hygienebeauftragten, Sicherheitsexperten und einem „All-Inklusive“-Paket wirbt, dann muss sie all das auch liefern – d.h. der Kunde darf dann auch entsprechend viel erwarten – gerade dann, wenn es Streit über den Umfang der Leistungen geben sollte.
Was sollte die Agentur vor einem Angebot beachten?
Welche datenschutzrechtlichen, urheberrechtlichen, steuerrechtlichen, vertragsrechtlichen, ggf. verbraucherschutzrechtlichen oder wettbewerbsrechtlichen Anforderungen hat der Auftrag? Inwieweit kann sich das auf den Aufwand und die Kosten auswirken? Inwieweit ist der Aufwand vorhersehbar bzw. realisierbar?
Die Agentur (und jeder Dienstleister) sollte bedenken:
- Kann sie alle gestellten Aufgaben zeit-, frist-, ressourcen- und fachgerecht erledigen?
- Ist der potentielle Auftraggeber auf mögliche Probleme hinzuweisen?
- Sind finanzielle Vorbehalte im Angebot einzubauen? Hierbei sollte es sich die Agentur nicht zu leicht machen, und „einfach“ eine Abrechnung nach Aufwand anbieten: Denn trotzdem kann die Agentur verpflichtet sein, den Auftraggeber auf ggf. unerwarteten Aufwand aufmerksam zu machen; bzw. schon vorab zu erkennen bzw. zu prüfen, dass das vom Kunden angegebene Budget womöglich nicht ausreicht.
Auftrag ist erteilt
Nach Auftragserteilung kann es kritisch werden, wenn der Veranstalter nun noch neue Details wünscht, oder dem Dienstleister jetzt erst noch neue Must Haves einfallen.
Je mehr sich die Vertragspartner im Voraus Gedanken machen (siehe oben), desto weniger Probleme gibt es nach der Auftragserteilung: Denn geschlossene Verträge kann man nicht „einfach so“ ändern. Umso schwieriger wird es, wenn im Vertrag keine Erweiterungen (auch mit Blick auf den finanziellen Aufwand) vorgesehen sind, sondern bspw. fixe Pauschalen vorgesehen sind. Denn dann kann ein Dienstleister nicht ohne Weiteres auch mehr Vergütung fordern. Ärgerlich (und teuer) kann es werden, wenn die oben beschriebenen „Umstände“ (z.B. die Erwartungshaltung des Kunden) dazu führen, dass die Agentur die ggf. zusätzlichen Leistungen erbringen muss, ohne dafür mehr Vergütung verlangen zu können.
Das kann der Fall sein, wenn sie es verpasst hat, den Kunden auf mögliche Schwierigkeiten, Unwägbarkeiten oder Teuerungen vorab hinzuweisen, obwohl sie aufklärungspflichtig bzw. der Kunde aufklärungsbedürftig war. Das kann auch der Fall sein, wenn der Kunde aufgrund der Umstände davon ausgehen durfte, die zusätzlich notwendig gewordenen Leistungen seien bereits Auftragsgegenstand bzw. mit der Vergütung abgegolten.
Auch dann, wenn keine fixe Pauschale, sondern die Vergütung nach Aufwand vereinbart wurde, kann es sein, dass die Agentur einen Mehraufwand nicht vergütet verlangen kann: Nämlich dann, wenn der Auftraggeber mit derlei Mehraufwand nicht hat rechnen müssen; oder insbesondere dann, wenn der Auftraggeber seine Budgetvorstellungen kundgetan und die Agentur es verpasst hat, vorab zu prüfen, ob das Budget eingehalten werden kann.
Klassische Beispiele sind mehr oder weniger unerwartet auftretende Fragestellungen im Steuerrecht (man denke bspw. an die Margenbesteuerung oder die Ausländersteuer), Fragen der Künstlersozialkasse, Lizenzkosten, Versicherungen, Aufwendungen für Sicherheit oder Arbeitsschutz usw.