Ein Übergabeprotokoll hat zwei Funktionen:
- Einmal kann der Vermieter damit beweisen, dass er und in welchem Zustand er die Sache übergeben hat.
- Zum anderen kann der Mieter beweisen, dass er und in welchem Zustand er die Sache wieder zurückgegeben hat.
Daher hat der Vermieter ein besonderes Interesse daran, dass bei der Überlassung bzw. zu Mietbeginn ein Übergabeprotokoll ausgefüllt wird – während hingegen der Mieter ein besonderes Interesse am Übergabeprotokoll bei der Rückgabe bzw. bei Mietende hat.
Ohne Not muss also der Vermieter bei der Rückgabe nicht auf einem Übergabeprotokoll bestehen, umgekehrt nicht der Mieter bei Mietbeginn.
Denn gibt es kein Übergabeprotokoll, muss halt derjenige, der überlassen (Vermieter) oder zurückgeben muss (Mieter) anderweitig beweisen, dass er seine Pflichten erfüllt hat.
Was sollte drin stehen?
In einem Protokoll sollten enthalten sein:
- Datum
- Uhrzeit
- Ort
- Namen der Anwesenden
- Gegenstand der Übergabe
- Feststellungen
- z.B. auch ob es einen gemeinsamen Rundgang gegeben hat
- ob Mängel erkannt wurden
- ggf. auch festhalten, was man nicht geprüft hat (z.B. „Die Stühle wurden nicht gezählt“)
- Unterschriften der Anwesenden
Es kommt vor, dass man mal einen Mangel findet – oder glaubt, dass es ein Mangel sei. Es kann dann in der Schnelle womöglich nicht geklärt werden, wer für den Mangel verantwortlich ist, und ob es überhaupt ein rechtlich relevanter Mangel ist.
In diesem Fall macht es Sinn, diesen mutmaßlichen Mangel trotzdem im Protokoll zu dokumentieren. Derjenige, der meint, es sei kein Mangel oder er sei nicht verantwortlich dafür, kann dann zu diesem Punkt schriftlich z.B. festhalten: „Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht“.
Das führt dann dazu, dass später zumindest nicht mehr darüber gestritten werden muss, dass es diesen Mangel gegeben hat. Man kann dann aber in Ruhe darüber streiten, wer dafür verantwortlich ist/war.
Sollte sich der andere Vertragspartner partout weigern, überhaupt zu unterschreiben, dann sollte man umso mehr darauf achten, dass man Zeugen hat, die die Dokumentation als solche bestätigen können – am besten unterschreiben auch immer die Zeugen das Übergabeprotokoll mit.
