Eine professionelle Veranstaltung beginnt mit einem professionellen Event-Briefing. Je detaillierter Sie sich über Ihre Ziele, Teilnehmererwartungen und Event-Anforderungen Gedanken machen und diese in einem Event-Briefing für die Dienstleister und Mitarbeiter festhalten, desto erfolgreicher wird die Umsetzung und Ihre Veranstaltung. Ein Briefing kann intern ein wichtiger Baustein für ein erfolgreiches Event sein, aber auch gerade bei der Zusammenarbeit mit externen Unternehmen stellen Sie mit einem Event-Briefing aktiv die Weichen für ein erfolgreiches Event. Der nachfolgende Beitrag gibt Ihnen einen Einblick, welche Inhalte Ihr Briefing einer Eventagentur beinhalten sollte.
Externe haben einen völlig anderen Blick auf Ihr Unternehmen und das Event. Mit einem ausführlichen Briefing holen Sie nicht nur die Eventagentur und andere Dienstleister mit ins Veranstaltungsprojekt, sondern Sie schaffen auch die Grundlage für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Events. Außerdem ist das Briefing oftmals auch die Grundlage der Kalkulation und des Vertrages.
Ein Event-Briefing gibt der Agentur wichtige Informationen über Ihre Event-Ziele, die Zielgruppe sowie über das verfügbare Budget und Zeitrahmen. Auf dieser Grundlage kann die Eventagentur ein Konzept entwickeln, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Je genauer und umfangreicher dabei Ihre Angaben im Agentur-Briefing sind, desto besser kann die Agentur Ihre Event-Ziele in einem passenden Eventkonzept umsetzen.
Das gehört in ein Event-Briefing!
Was muss die Agentur über Ihre Firma, Ihren Produkte, Dienstleistungen, Ihren Markt und Wettbewerber wissen? Welchen Stil pflegt Ihr Unternehmen? Was sind Ihre Unternehmenswerte? Wie ist die Tonalität der Kommunikation?
Was ist das Ziel der Veranstaltung? Welches Problem wollen Sie mit dem Event lösen? Was soll die Veranstaltung bezwecken und wie sollen die Teilnehmer danach darüber reden? Welche Emotionen sollen geweckt werden? Welches Ergebnis ist gewünscht? Und wie sollen Eventziele vor/während/nach dem Event einer Evaluation unterzogen werden?
Für welche Zielgruppe soll das Event konzipiert werden? Welche Einstellung haben die Teilnehmer gegenüber dem Gastgeber, also Ihrem Unternehmen, Ihrer Marke, Ihrer Produkte/Dienstleistungen? Mit welchen Attitüden begegnen die Teilnehmer der Einladung? Welche Erfahrungen haben die Teilnehmer mit (Ihren) Events, Ihrer Branche? Was veranstaltet der Wettbewerber? Welche Erwartungen haben Ihre Teilnehmer an Veranstaltungen im Allgemeinen? Und was erwarten sich Ihre Teilnehmer ganz konkret von diesem zu planenden Event?
Selbstverständlich sollten die logistischen Eckdaten nicht fehlen, auch wenn diese erst einmal nicht im Vordergrund stehen sollten. Denn diese können unter Umständen die Agentur in der Kreativität und Eventkonzeption unnötig einschränken. Überlegen Sie daher, inwiefern ein festgezurrter Termin, Format, Programmvorgabe, Destination- und Locationvorgabe sinnvoll ist oder Sie der Agentur diesen Freiraum in der Konzeption einräumen können.
Auch sollte festgehalten werden, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es gibt. Wer sind die internen und externen Ansprechpartner, was sind ihre Zuständigkeiten und wie die Entscheidungsbefugnisse? Gibt es Restriktionen oder sonstige Vorgaben, die beachtet werden müssen?
Fehlen sollte im Event-Briefing natürlich auch nicht der Budgetrahmen. Und letztendlich: Wie ist das weitere Vorgehen? Wie sieht der Zeitrahmen aus? Welche Meilensteine können definiert werden?
Weitere Ideen können Sie in unserer Checkliste für den Vertrag mit der Eventagentur finden!
Wenn Sie die oben aufgezählten Fragen beantwortet haben, haben Sie schon einmal jede Menge wertvollen Input für Ihr Event-Briefing. Beantworten Sie die Fragen ausführlich. Bedenken Sie, dass die Agentur ja (noch) nicht weiß, wie Sie und Ihr Unternehmen „ticken“. Setzen Sie also keine wichtigen Details zu den Rahmenbedingungen Ihres Events als selbstverständlich voraus! Ein Event-Briefing sollte lieber zu viele, als zu wenige Informationen beinhalten. Unterschätzen Sie die auch die rechtlichen Herausforderungen nicht, die wir in unserem Beitrag Agenturbriefing und die juristischen Risiken beschreiben.
Umgekehrt muss die Eventagentur auch Fragen stellen: Denn Sie darf sich nicht darauf verlassen, dass der ggf. unerfahrene Kunde alle Informationen herausrückt!
Re-Briefing nicht vergessen
Professionelle Event-Briefings benötigen gleichbleibende Ansprechpartner; andernfalls drohen Widersprüche und Kommunikationspannen. Ebenso wichtig wie der gleichbleibende Ansprechpartner ist ein Re-Briefing um sicherzustellen, dass alle Informationen aus dem ersten Briefing verstanden wurden und keine offenen Fragen bleiben. Ein Re-Briefing besteht daher aus einer Zusammenfassung seitens der Agentur und dem Klären von Verständnisfragen. Update-Briefings sind wichtig, wenn sich im Verlauf des Projekts Informationen ändern. Ein De-Briefing im Nachgang der Veranstaltung analysiert, was gut und schlecht lief und liefert Hinweise auf eine künftige Zusammenarbeit.
Wird nur die Eventagentur gebrieft?
Event-Briefing sind eine gute Möglichkeit auch intern das Team und involvierte Abteilungen optimal über das Veranstaltungsprojekt zu informieren und einzubinden. Aber auch ein entsprechendes Briefing der einbezogenen Dienstleister ist unerlässlich, denn nur wenn alle am „gleichen Strang“ ziehen und vor allem wissen, wo und in welche Richtung sie ziehen sollen, wird Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg.
Fazit
Lassen Sie dabei aber die juristischen Herausforderungen nicht aus dem Auge: Das beste Briefing verpufft, wenn es später zu juristischen Streitigkeiten, unerwarteten Kosten oder Risiken kommt – die schlimmstenfalls erst Jahre später auf die Füße fallen.
