Ohne gutes Briefing, kein gutes Event

Eine professionelle Veranstaltung beginnt mit einem professionellen Event-Briefing. Je detaillierter Sie sich über Ihre Event-Ziele, Teilnehmererwartungen und Event-Anforderungen Gedanken machen und diese in einem Event-Briefing festhalten, desto erfolgreicher wird die Umsetzung und Ihre Veranstaltung. Ein Briefing kann intern ein wichtiger Baustein für ein erfolgreiches Event sein, aber auch gerade bei der Zusammenarbeit mit externen Unternehmen stellen Sie mit einem Event-Briefing aktiv die Weichen für ein erfolgreiches Event. Der nachfolgende Beitrag gibt Ihnen einen Einblick, welche Inhalte Ihr Briefing einer Eventagentur beinhalten sollte.

Eine Eventagentur kann immer nur so gut sein wie ihr Briefing!

Externe haben einen völlig anderen Blick auf Ihr Unternehmen und das Event. Mit einem ausführlichen Briefing holen Sie nicht nur die Eventagentur umfassend mit ins Veranstaltungsprojekt, sondern Sie schaffen auch die Grundlage für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Events. Dabei sollten schon zu Beginn des gemeinsamen Veranstaltungsprojektes Auftraggeber und Auftragnehmer ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln, was mit der Veranstaltung erreicht werden soll.

Ein Event-Briefing gibt der Agentur wichtige Informationen über Ihre Event-Ziele, die Zielgruppe sowie über das verfügbare Budget und Zeitrahmen. Auf dieser Grundlage kann die Eventagentur ein Konzept entwickeln, das genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Je genauer und umfangreicher dabei Ihre Angaben im Agentur-Briefing sind, desto besser kann die Agentur Ihre Event-Ziele in einem passenden Eventkonzept umsetzen.

Das gehört in ein Event-Briefing!

Die Qualität des Briefings beeinflusst maßgeblich den Erfolg einer Veranstaltung. Daher sollte das Briefing grundsätzlich alle Informationen enthalten, die für eine erfolgreiche Arbeit der Eventagentur notwendig sind. Dazu zählt u.a., dass die Eventagentur erfährt, wer der Auftraggeber genau ist. Was muss die Agentur über Ihre Firma, Ihren Produkte, Dienstleistungen, Ihren Markt und Wettbewerber wissen? Welchen Stil pflegt Ihr Unternehmen? Was sind Ihre Unternehmenswerte? Wie ist die Tonalität der Kommunikation?

Was ist das Ziel der Veranstaltung? Welches Problem wollen Sie mit dem Event lösen? Was soll die Veranstaltung bezwecken und wie sollen die Teilnehmer danach darüber reden? Welche Emotionen sollen geweckt werden? Welches Ergebnis ist gewünscht? Und wie sollen Eventziele vor/während/nach dem Event einer Evaluation unterzogen werden?

Für welche Zielgruppe soll das Event konzipiert werden? Welche Einstellung haben die Teilnehmer gegenüber dem Gastgeber, also Ihrem Unternehmen, Ihrer Marke, Ihrer Produkte/Dienstleistungen? Mit welchen Attitüden begegnen die Teilnehmer der Einladung? Welche Erfahrungen haben die Teilnehmer mit (Ihren) Events, Ihrer Branche? Was veranstaltet der Wettbewerber? Welche Erwartungen haben Ihre Teilnehmer an Veranstaltungen im Allgemeinen? Und was erwarten sich Ihre Teilnehmer ganz konkret von diesem zu planenden Event?

Selbstverständlich sollten die logistischen Eckdaten nicht fehlen, auch wenn diese erst einmal nicht im Vordergrund stehen sollten. Denn diese können unter Umständen die Agentur in der Kreativität und Eventkonzeption unnötig einschränken. Überlegen Sie daher, inwiefern ein festgezurrter Termin, Format, Programmvorgabe, Destination- und Locationvorgabe sinnvoll ist oder Sie der Agentur diesen Freiraum in der Konzeption einräumen können.

Auch sollte festgehalten werden, welche Rollen und Verantwortlichkeiten es gibt. Wer sind die internen und externen Ansprechpartner, was sind ihre Zuständigkeiten und wie die Entscheidungsbefugnisse? Gibt es Restriktionen oder sonstige Vorgaben, die beachtet werden müssen?

Fehlen sollte im Event-Briefing natürlich auch nicht der Budgetrahmen. Und letztendlich: Wie ist das weitere Vorgehen? Wie sieht der Zeitrahmen aus? Welche Meilensteine können definiert werden?

Achtung: Viele Event-Briefings sind lückenhaft

Wenn Sie die oben aufgezählten Fragen beantwortet haben, haben Sie schon einmal jede Menge wertvollen Input für Ihr Event-Briefing. Beantworten Sie die Fragen ausführlich. Bedenken Sie, dass die Agentur ja (noch) nicht weiß, wie Sie und Ihr Unternehmen „ticken“. Setzen Sie also keine wichtigen Details zu den Rahmenbedingungen Ihres Events als selbstverständlich voraus! Ein Event-Briefing sollte lieber zu viele, als zu wenige Informationen beinhalten. Unterschätzen Sie die auch die rechtlichen Herausforderungen nicht, die wir in unserem Beitrag Agenturbriefing und die juristischen Risiken beschreiben.

Re-Briefing, Update-Briefing, De-Briefing nicht vergessen!

Professionelle Event-Briefings benötigen gleichbleibende Ansprechpartner; andernfalls drohen Widersprüche und Kommunikationspannen. Ebenso wichtig wie der gleichbleibende Ansprechpartner ist ein Re-Briefing um sicherzustellen, dass alle Informationen aus dem ersten Briefing verstanden wurden und keine offenen Fragen bleiben. Ein Re-Briefing besteht daher aus einer Zusammenfassung seitens der Agentur und dem Klären von Verständnisfragen. Update-Briefings sind wichtig, wenn sich im Verlauf des Projekts Informationen ändern. Ein De-Briefing im Nachgang der Veranstaltung analysiert, was gut und schlecht lief und liefert Hinweise auf eine künftige Zusammenarbeit.

Wird nur die Eventagentur gebrieft?

Event-Briefing sind eine gute Möglichkeit auch intern das Team und involvierte Abteilungen optimal über das Veranstaltungsprojekt zu informieren und einzubinden. Aber auch ein entsprechendes Briefing der einbezogenen Dienstleister ist unerlässlich, denn nur wenn alle am „gleichen Strang“ ziehen und vor allem wissen, wo und in welche Richtung sie ziehen sollen, wird Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg.

Fazit und Lesetipp

Sie sehen: Der Erfolg einer Veranstaltung entsteht bereits ganz am Anfang der Planungsphase. Wenn Sie sich in der Planungsphase die richtigen Fragen stellen und die Ergebnisse mit allen Beteiligten teilen, stellen Sie aktiv die Weichen für ein erfolgreiches Event.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, worauf Sie u.a. bei der Findung und Formulierung von Veranstaltungsanlässen, Zielen und Problemen achten sollten, dann holen Sie sich das Buch “Mit Currywurst auf Haifischfang” von Matthias Kindler. Und wenn Sie schon dabei sind: In seinem Buch “Tofu für Kannibalen” erfahren Sie in 10 Schritten, wie Sie planbar auf neue, wirkungsvolle Ideen kommen. Beide stehen nicht nur in meinem Bücherschrank, sondern kommen auch stetig zu Einsatz und gaben für diesen Beitrag auch den ein oder anderen Input – von daher eine klare Leseempfehlung von mir.

Lassen Sie dabei aber die juristischen Herausforderungen nicht aus dem Auge: Das beste Briefing verpufft, wenn es später zu juristischen Streitigkeiten, unerwarteten Kosten oder Risiken kommt – die schlimmstenfalls erst Jahre später auf die Füße fallen. Briefen Sie sich in unserem Beitrag Agenturbriefing und die juristischen Risiken“