Checkliste: Vertrag zwischen Veranstalter und Eventagentur

Checkliste: Vertrag zwischen Veranstalter und Eventagentur

Vertrag zwischen Veranstalter und Eventagentur

Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben, hier aus dem Vertragsrecht mit einer Checkliste für das Verhältnis zwischen einem Veranstalter und einer Eventagentur.

Beachten Sie bitte, dass die Checklisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben, da sie natürlich nicht jede in Betracht kommende Veranstaltungsart und Konstellation abdecken können. Sie beziehen sich nur auf einige rechtlich relevante Themen und ersetzen keine Rechtsberatung.

Beauftragt der Veranstalter eine Eventagentur mit der Planung und Durchführung, ist empfehlenswert, u.a. über folgende Punkte mit der Agentur zu sprechen bzw. diese schriftlich festzuhalten. Vorsicht davor, fremde Verträge bspw. aus dem Internet zu kopieren: Abgesehen davon, dass diese urheberrechtlich geschützt sein können, lässt sich für den Laien oftmals die Qualität nicht einschätzen. Wie alt ist die Vorlage? Wie professionell wurde sie erstellt? Hat es seitdem Gesetzesänderungen oder neue Urteile gegeben? Und passt die Vorlage tatsächlich zu den individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens? Ich erlebe oft, dass fremde Verträge einfach kopiert werden, und hinterher gibt es dann oft mehr Ärger als Vorteile.

Wichtige rechtliche Punkte für den Auftrag an eine Agentur:

1.) Siehe zunächst die Checkliste „Verträge schließen

2.) Vertragsgegenstand deutlich klarstellen

3.) Ansprechpartner

  • Verantwortlichkeiten
  • Befugnisse
  • Kommunikationssprache

4.) Aufgaben der Agentur genau beschreiben

  • Termine vereinbaren

5.) Vergütung

  • Was ist alles enthalten? (auf Auslandsteuern achten)
  • Fälligkeit?
  • Zahlungsweise?
  • Wann können Preise ggf. erhöht werden?

6.) Pflichten und Rechte des Auftraggebers

  • Muss er innerhalb bestimmter Zeiten auf Fragen/Empfehlungen der Agentur reagieren?
  • Informationspflichten

7.) Nutzung der Ergebnisse für Werbung

  • Darf die Agentur bspw. Fotos von der Veranstaltung machen?
  • Darf die Agentur den Kunden als Referenz nennen?

8.) Nutzung der Leistungen der Eventagentur allgemein: Darf der Veranstalter die Leistungen auch für andere Veranstaltungen einsetzen?

9.) Haftungsregelungen und Versicherung

10.) Verschwiegenheit und Vertraulichkeit

11.) Beendigung des Vertrages

  • Kann der Vertrag vorzeitig vom Veranstalter beendet werden (“Storno”)?
  • Was passiert mit den bis dahin entstandenen Ergebnissen?
  • Wie wird die bis zur vorzeitigen Beendigung des Vertrages durchgeführte Tätigkeit vergütet?

Beachten Sie außerdem, dass insbesondere hier auch die datenschutzrechtliche Seite zu prüfen ist: Ist die Agentur ggf. Auftragsverarbeiter oder ist man gemeinsam verantwortlich für Teile der Datenverarbeitung?

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