Checkliste: Vertrag zwischen Veranstalter und Eventagentur

Checkliste: Vertrag zwischen Veranstalter und Eventagentur

Vertrag zwischen Veranstalter und Eventagentur

Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben, hier aus dem Vertragsrecht mit einer Checkliste für das Verhältnis zwischen einem Veranstalter und einer Eventagentur.

Rechtlicher Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass die Checklisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben, da sie natürlich nicht jede in Betracht kommende Veranstaltungsart und Konstellation abdecken können. Sie beziehen sich nur auf einige rechtlich relevante Themen und ersetzen keine Rechtsberatung.

Beauftragt der Veranstalter eine Eventagentur mit der Planung und Durchführung, ist empfehlenswert, u.a. über folgende Punkte mit der Agentur zu sprechen bzw. diese schriftlich festzuhalten. Vorsicht davor, fremde Verträge bspw. aus dem Internet zu kopieren: Abgesehen davon, dass diese urheberrechtlich geschützt sein können, lässt sich für den Laien oftmals die Qualität nicht einschätzen. Wie alt ist die Vorlage? Wie professionell wurde sie erstellt? Hat es seitdem Gesetzesänderungen oder neue Urteile gegeben? Und passt die Vorlage tatsächlich zu den individuellen Anforderungen des eigenen Unternehmens? Ich erlebe oft, dass fremde Verträge einfach kopiert werden, und hinterher gibt es dann oft mehr Ärger als Vorteile.

Klicken Sie dazu einfach in die Kreise neben den Fragen:

  • Grün = ist umgesetzt,
  • gelb = die Umsetzung läuft,
  • rot = ist noch nicht umgesetzt.

    Checkliste Vertragsschluss erledigt?

    Beispiele: Soll sie sich auch um Hygiene, Arbeitsschutz, Brandschutz, Sicherheit, Versicherungsfragen, Datenschutz usw. kümmern? Die Agentur muss daran denken, dass hier ggf. zusätzliche Kosten durch Fachleute entstehen können.
    Soll der Veranstalter etwas beisteuern? Was soll passieren, wenn er bspw. ein Logo oder die Location zur Verfügung stellt, das Logo aber urheberrechtswidrig oder die Location ungeeignet ist?
    Es macht Sinn, zu vereinbaren, dass diese Ansprechpartner auch berechtigt sein müssen, verbindliche Entscheidungen zu treffen bzw. zu empfangen.
    • Höhe
    • Fälligkeit
    • nachträgliche Änderungen
    • Kostensteigerungen (Personalmangel, Klimakosten, Materialmangel...)
    • Auslandsteuern
    • brutto/netto
    • Zahlungsweise: Vorschuss? Teilzahlungen?
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  • Darf die Agentur die Veranstaltung aufzeichnen und zu Werbezwecken nutzen?
  • Darf die Agentur den Kunden werblich als Referenz nennen?
  • Welche Rechte an Konzepten, Ideen, Zeichnungen, Texten, Logos usw. verbleiben bei der Agentur?

    z.B.

    • Übertragung von Rechten der Agentur auf den Veranstalter?
    • Informationsrechte
    • Auskunftsrechte gegen die Agentur
    • Anspruch gegen die Agentur auf Offenlegung von Daten der Leistungsträger
    • Aufnahmerechte...

    z.B.

    • Umfang der Nutzungsrechte
    • Vergütung
    • Weiternutzung nach der Veranstaltung...

    Achtung: Der Veranstalter sollte sich nicht unnötig "zu viele" Rechte einräumen lassen, da dies ungeahnte und unkontrollierbare finanzielle Nachforderungen nach sich ziehen kann! (da hilft auch nicht die Vereinbarung im Vertrag: "Mit dem Honorar sind alle Rechte abgegolten")

    insbesondere:

    • Einstufung von Geschäftsgeheimnissen nach Bedeutung
    • Pflicht zu bestimmten Maßnahmen zum Schutz der Geheimnisse
    • Umgang mit den Geheimnissen nach Ende des Vertrages...
    Muss die Agentur bestimmte Versicherungen abschließen und nachweisen? In welcher Höhe?

    z.B.

    • Fristen für die Abnahme oder Prüfung?
    • Änderung der Verjährungsfristen?
    • Einschränkung des Gewährleistungsumfangs?
    • Wenn die Agentur als Generalunternehmer bspw. einen Raum mietet, in dem die Veranstaltung stattfindet, greift die gesetzliche verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits vor Vertragsschluss an der Mietsache bestanden haben: Soll diese ausgeschlossen werden?
    Soll die Haftung (auf das gesetzlich zulässige Maß) beschränkt werden? Wer haftet für abhanden gekommene Sachen? Schuldet die Agentur auch eine Bewachung?
    D.h. soll die Agentur den Veranstalter im Schadensfall freistellen müssen?
    D.h. soll die Agentur bei einem Vertragsverstoß eine pauschale Vertragsstrafe zahlen müssen?

    z.B.

    • Befristung des Vertrages?
    • Automatische Fortsetzung ohne Kündigung?
    • Kündigungsmöglichkeiten?
    • Vergütung nach einer Kündigung?
    Sind die Pauschalen angemessen? Hat die Agentur ein Wahlrecht, anstatt der Pauschale auch den tatsächlichen Schaden zu berechnen?
    Insbesondere mit der Vergütung der Agentur; Vorsicht insbesondere bei Fremdkosten, die die Agentur ggf. gegenüber ihren Nachunternehmern leisten muss.
    Das sind oftmals übliche Klauseln unter der Überschrift "Sonstiges".

    • Beachten Sie außerdem, dass insbesondere hier auch die datenschutzrechtliche Seite zu prüfen ist: Ist die Agentur ggf. Auftragsverarbeiter oder ist man gemeinsam verantwortlich für Teile der Datenverarbeitung?

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