Checkliste
für den Vertrag
zwischen Veranstalter
und Eventagentur

Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben, hier aus dem Vertragsrecht mit der Checkliste „Vertrag zwischen Veranstalter und einer Agentur”.

Bei einem Vertragsschluss, egal bei welcher Vertragsart, ist empfehlenswert, über bestimmte Punkte zu sprechen bzw. diese schriftlich festzuhalten. Damit lässt sich bspw. auch die Haftung reduzieren, wenn Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.

1. Allgemein zuvor: Vertragsschluss: Checkliste Vertragsschluss erledigt?
2. Aufgaben der Agentur präzise formuliert? Beispiele: Soll sie sich auch um Hygiene, Arbeitsschutz, Brandschutz, Sicherheit, Versicherungsfragen, Datenschutz usw. kümmern? Die Agentur muss daran denken, dass hier ggf. zusätzliche Kosten durch Fachleute entstehen können.
3. Ist die Agentur Generalunternehmer und/oder Vermittler und/oder Stellvertreter?
4. Aufgaben des Veranstalters präzise formuliert, die ggf. im Rahmen einer Mitwirkung erforderlich sind?
5. Soll der Veranstalter etwas beisteuern? Was soll passieren, wenn er bspw. ein Logo oder die Location zur Verfügung stellt, das Logo aber urheberrechtswidrig oder die Location ungeeignet ist?
6. Verantwortliche und befugte Ansprechpartner vereinbart? Es macht Sinn, zu vereinbaren, dass diese Ansprechpartner auch berechtigt sein müssen, verbindliche Entscheidungen zu treffen bzw. zu empfangen.
7. Vergütung und Kosten geregelt?
   • Höhe
   • Fälligkeit
   • nachträgliche Änderungen
   • Kostensteigerungen (Personalmangel, Klimakosten, Materialmangel…)
   • Auslandsteuern
   • brutto/netto
   • Zahlungsweise: Vorschuss? Teilzahlungen?
   • Provisionen/Handling Fee?
8. Rechte der Agentur geregelt?
   • Darf die Agentur die Veranstaltung aufzeichnen und die Bilder zu Werbezwecken nutzen?
   • Darf die Agentur den Kunden werblich als Referenz nennen?
   • Welche Rechte an Konzepten, Ideen, Zeichnungen, Texten, Logos usw. verbleiben bei der Agentur?
9. Rechte des Veranstalters geregelt?
   • Übertragung von Rechten der Agentur auf den Veranstalter?
   • Informationsrechte
   • Auskunftsrechte gegen die Agentur
   • Anspruch gegen die Agentur auf Offenlegung von Daten der Leistungsträger
   • Aufnahmerechte…
10. Urheberrechte geregelt?
    • Umfang der Nutzungsrechte
    • Vergütung
    • Weiternutzung nach der Veranstaltung…
    • Achtung: Der Veranstalter sollte sich nicht unnötig „zu viele“ Rechte einräumen lassen, da dies ungeahnte und unkontrollierbare finanzielle Nachforderungen nach sich ziehen kann! (da hilft auch nicht die Vereinbarung im Vertrag: „Mit dem Honorar sind alle Rechte abgegolten“)
11. Geheimnisschutz geregelt?
    • Einstufung von Geschäftsgeheimnissen nach Bedeutung
    • Pflicht zu bestimmten Maßnahmen zum Schutz der Geheimnisse
    • Umgang mit den Geheimnissen nach Ende des Vertrages…
    • Versicherungspflichten geregelt?
12. Muss die Agentur bestimmte Versicherungen abschließen und nachweisen? Gibt es Vorgaben zur Mindestversicherungssumme?
13. Gewährleistung geregelt?
    • Fristen für die Abnahme oder Prüfung?
    • Änderung der Verjährungsfristen?
    • Einschränkung des Gewährleistungsumfangs?
    • Wenn die Agentur als Generalunternehmer bspw. einen Raum mietet, in dem die Veranstaltung stattfindet, greift die gesetzliche verschuldensunabhängige Haftung für
    • Mängel, die bereits vor Vertragsschluss an der Mietsache bestanden haben: Soll diese ausgeschlossen werden?
    • Haftung geregelt?
14. Soll die Haftung (auf das gesetzlich zulässige Maß) beschränkt werden? Wer haftet für abhanden gekommene Sachen? Schuldet die Agentur auch eine Bewachung?
    Freistellungspflichten geregelt? D.h. soll die Agentur den Veranstalter im Schadensfall freistellen müssen?
15. Vertragsstrafe geregelt? D.h. soll die Agentur bei einem Vertragsverstoß eine pauschale Vertragsstrafe zahlen müssen?
16. Vertragsende geregelt?
    • Befristung des Vertrages?
    • Automatische Fortsetzung ohne Kündigung?
    • Kündigungsmöglichkeiten? Soll auch ordentlich gekündigt werden dürfen bzw. soll die ordentliche Kündigung ausgeschlossen werden?
    • Vergütung nach einer Kündigung?
    • Stornierungsrecht zu Gunsten des Veranstalters vereinbart?
17. Stornierung
    • Sind die Pauschalen angemessen?
    • Hat die Agentur ein Wahlrecht, anstatt der Pauschale auch den tatsächlichen Schaden zu berechnen?
    • Ist geregelt, was bei bspw. pandemiebedingten Ausfall der Veranstaltung passieren soll?
    • Insbesondere mit der Vergütung der Agentur; Vorsicht insbesondere bei Fremdkosten, die die Agentur ggf. gegenüber ihren Nachunternehmern leisten muss.
18. Sonstiges: Abtretung, Zurückbehaltungsrechte, Gerichtsstand usw. geregelt?