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Reaktion auf Protokolle und Bestätigungsschreiben

Reaktion auf Protokolle und Bestätigungsschreiben

Von Thomas Waetke 25. Januar 2023

Kürzlich habe ich erklärt, wie man ein Telefongespräch bzw. mündliche Besprechungen beweisen kann: Mithilfe des sog. kaufmännischen Bestätigungsschreibens.

Jetzt möchte ich auf ein Risiko aufmerksam machen, das so manchen schon viel Geld gekostet hat: Wir betrachten nun nämlich den Empfänger des Bestätigungsschreibens. Was muss man tun, wenn man ein solches erhält?

Das erste Problem: Der Absender eines solchen Bestätigungsschreibens (also die Zusammenfassung des mündlich Besprochenen) muss es nicht so benennen. D.h. es gibt keine Überschrift oder keinen Betreff mit diesem Namen. Man erkennt es nur daran, dass es unmittelbar nach einer Besprechung kommt.

Erkennt man eine vermeintlich harmlose Mail als kaufmännisches Bestätigungsschreiben (weil es eben eine Zusammenfassung des Gesprächs ist), dann läuft eine kurze Frist: Der Empfänger muss unverzüglich widersprechen, wenn er mit dem Inhalt nicht einverstanden ist. Widerspricht er nicht oder nicht unverzüglich, dann gilt die Zusammenfassung grundsätzlich als besprochen und bewiesen.

Wie lange ist „unverzüglich“? Es gibt keine starre Frist, man spricht von „ohne schuldhaftes Zögern“. D.h. so schnell wie möglich. Bei einem kurzen Bestätigungsschreiben mit einfachen Inhalten kann die Frist auch nur wenige Stunden oder gar wenige Minuten dauern – insbesondere dann, wenn man sonst auch immer schnell antwortet. Maßgeblich ist auch die Uhrzeit: Wenn das Bestätigungsschreiben bspw. um 18 Uhr eingeht, und die vergangene Zeit hat man immer auch nach 18 Uhr noch geantwortet, kann auch noch am Abend oder gleich am nächsten Morgen die Frist ablaufen.

In jedem Fall daher sollte man sich beeilen und das Bestätigungsschreiben keinesfalls ungelesen lassen:

Erkennt man inhaltliche Fehler oder Übertreibungen, muss unverzüglich und auch aktiv widersprochen werden. Ich habe schon oft erlebt, dass die Inhalte als lächerlich abgetan wurden, und man es nicht für nötig gehalten hatte, darauf zu antworten. Ich erinnere mich an einen Fall vor einigen Jahren: Ein Mandant hat eine Zusammenfassung eines Gesprächs erhalten; er ging davon aus, dass das Gespräch unverbindlich gewesen sein, der andere Gesprächspartner ging ersichtlich davon aus, es sei verbindlich gewesen: Er bedanke sich ausdrücklich für den Auftrag. Unser Mandant hatte sich tierisch aufgeregt und wollte den Absender dann mit Nichtbeachtung bestrafen. Letzten Ende musste er dann fast 200.000 Euro bezahlen, denn das war der Wert des vermeintlichen Auftrags gewesen.

Tipps:

  • Sorgen Sie dafür, dass in Ihrem Betrieb alle Beschäftigten wissen, was Sie tun müssen, wenn solch ein Bestätigungsschreiben eingeht.
  • Selbstverständlich auch, solche Schreiben zu nutzen, um mündliche Besprechungen beweisen zu können.
  • Wenn Beschäftigte in den Urlaub gehen oder nicht ihre E-Mails abrufen können, sollte es eine Stellvertreter-Regelung geben (ebenso für altmodische Post).
  • Außerdem, auch wenn sich das komisch anhören mag – aber es passiert: Wer kurz vor seinem Urlaub oder einer längeren Abwesenheit vom Büro ein wichtiges Gespräch führt, sollte umso mehr dafür sorgen, dass ein eingehendes Bestätigungsschreiben nicht unbearbeitet liegen bleibt.

Sie haben Fragen oder brauchen rechtliche Unterstützung? Schreiben Sie uns eine E-Mail an info@eventfaq.de!

 

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