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Mietvertrag Veranstaltungstechnik

Mietvertrag Veranstaltungstechnik

Von Thomas Waetke 6. August 2022

Der Mietvertrag regelt die Rechte und Pflichten von Vermieter und Mieter (oftmals der Veranstalter) einer von Veranstaltungstechnik. Typischerweise handelt es sich dabei oft um einen sog. Mischvertrag: Hier kommen mietvertraglich, werkvertragliche und dienstvertragliche Elemente zusammen: Überlassung, Aufbau/Abbau, Betreuung.

Hier ein paar wichtige beispielhafte Punkte – die Aufzählung ist bei weitem nicht vollständig; in unseren Textvorlagen, die wir seit 20 Jahren kontinuierlich ausgefeilt haben, finden sie natürlich noch viele weitere wichtige Details, die wir hier aber nicht alle offenlegen können & wollen.

Sie sind Vermieter bzw. technischer Dienstleister:

Sie überlassen an Ihre Kunden Veranstaltungstechnik, sie beraten, sie bauen auf und ab, sie betreuen die Veranstaltung, sie erstellen technische Zeichnungen, sie übernehmen Streaming-Leistungen usw.

Juristisch ist das kaum ein Unterschied:

Von “AGB” sprechen wir, wenn Klauseln mehrmals verwendet werden (sollen). Das Gegenteil ist nicht der Vertrag, sondern die “Individualklausel”: Sie soll nur einmal mit einem Kunden extra ausverhandelt verwendet werden.

Allgemein meint der “Vertrag” aber, dass oben die Vertragspartner genannt werden, dann kommen die individuellen Absprachen (was, wie teuer, wann…) und am Ende beide unterschreiben – die “AGB” sind dann das Kleingedruckte im Anhang. Alternativ können dieselben AGB aber auch in den “Vertrag” reingepackt werden, der dann auch unterschrieben wird; in dieser Alternative ist der Vertrag halt erheblich länger.

Wenn Sie von uns AGB bzw. einen Vertrag haben möchten, werden wir mit Ihnen gemeinsam entscheiden, was für Sie besser bzw. geschickter ist.

Die Details (welches Equipment genau soll überlassen werden?) regelt man nicht in den AGB, sondern im individuellen Vertrag bzw. Auftrag. Was man aber in seinen AGB regeln könnte, ist:

  • Was macht man, bzw. was macht man nicht (= was soll der Kunde selbst tun?)? Wenn man bspw. vorher weiß, dass man grundsätzlich keine Höhenarbeiten durchführt (oder nur gegen zusätzliches Entgelt), macht es Sinn, solche Nicht-Leistungen auch gleich in die AGB zu schreiben. Achtung: Viele Auftraggeber können nicht wissen, was ein Technischer Dienstleister alles macht oder nicht macht – hier ist also der Dienstleister gefragt!
  • Darf man die vertraglich geschuldeten Leistungen durch vergleichbare andere Leistungen ersetzen?

Es kann mehrere Nutzer geben, wer ist dann für was verantwortlich?

Was soll sein, wenn der Mieter den Mietgegenstand an einen anderen überlässt? Wollen Sie Ihre schriftliche Zustimmung als Vorrausetzung vorschalten?

Achtung: Verweigert der Vermieter die Zustimmung zur Untermiete, kann der Mieter ein gesetzliches Sonderkündigungsrecht haben; dementsprechend sollte geprüft werden, ob/dass dieses Sonderkündigungsrecht vertraglich abbedungen werden kann.

Natürlich sollte geregelt werden, ob der Kunde Vorkasse zahlen soll.

Was ist in den Kosten enthalten? Beispiele:

  • Transport, Aufbau, Abbau
  • Lagerung
  • Bewachung
  • Genehmigungen
  • Abnahmen und Prüfungen vor Ort
  • Crew-Catering
  • Reisekosten

Wie werden die Preise berechnet: Tagesweise? Stundenweise?

Wird die Möglichkeit einer nachträglichen Preissteigerung vereinbart?

Der Dienstleister muss sich überlegen, ob er angesichts der aktuellen Krisen einen Festpreis vereinbart. Das hat Vorteile, aber auch den Nachteil, dass es schwieriger wird, spätere Preiserhöhungen auf den Kunden umzulegen.

  • Klausel bei Festpreisen: Hier hat man bspw. die Möglichkeit, im Vertrag eine Anpassung gemäß § 309 Nr. 1 BGB zu vereinbaren.
  • Klausel bei Schätzpreise bzw. tagesaktuellen Preisen

Als Dienstleister sollte man bedenken: Steigen die Kosten stark an, und kann man diese an den Kunden weiterreichen, so kann es ja passieren, dass es dem Kunden irgendwann zu teuer wird. Im schlimmsten Fall spricht also der Kunde ab und beendet den Vertrag vorzeitig. Daher ist zu empfehlen, dass man im Vertrag bereits auch diese Möglichkeit berücksichtigt, und bspw. sich eine Rückzugsstrategie vorbehält (bspw. einen Vorbehalt, dass vor einem abrupten Ende des Vertrages eine Anpassung versuchen müsse).

Am Lieferort ist zu wenig Platz zum Ausladen? Esn sind Treppen im Weg? Die Wege sind erstaunlich lang? Es kann Vertragskonstellationen geben, dass ist es Aufgabe des technischen Dienstleisters, seinen Kunden vorab zu informieren bspw. über:

  • Wie groß sind die Fahrzeuge?
  • Wieviele Fahrzeuge kommen gleichzeitig = und brauchen entsprechend viel Platz?
  • Wann kommen die Fahrzeuge?
  • Gibt es besondere Anforderungen an die Transportwege?
  • Können die Fahrzeuge dort stehenbleiben bis zum Abtransport?

Das und mehr kann man standardisiert in den AGB regeln, im Einzelfall kann man besondere Anforderungen im Vertrag zusätzlich regeln.

Geklärt werden sollte auch bspw.:

  • Wenn angefahren und ausgeladen wird, sind immer noch ausreichend Rettungswege frei?
  • Wer kümmert sich darum, dass keine Unbefugten umherlaufen?
  • Wer ist für die Bewachung des Equipments verantwortlich (bspw. wenn nachts alle aus der Location weg sind)?

Möchte man seinem Kunden Fristen setzen, empfangene Leistungen zu prüfen? Wenn ja, wie lange soll er Zeit haben? Und was passiert, wenn die Fristen abgelaufen sind? Derlei Punkte können in AGB geregelt werden.

Nicht jeder Veranstalter möchte, dass sein Name und Logo auf der Webseite seiner Agentur prangt. Oder dass der technische Dienstleister bspw. einen Banner aufhängt, oder in Werbemittel seinen Namen eindruckt. Damit es nicht unnötig Streit gibt, können Dauer, Art und Umfang im Vertrag geregelt werden.

Der Kunde beschädigt ein Gerät: Muss er den Neupreis ersetzen, oder den Wiederbeschaffungswert, oder den Zeitwert?

Es gibt bei Mietsachen eine verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits vor Vertragsschluss bestanden haben. Bei Veranstaltungstechnik kann das bspw. ein Gerät sein, dass schon baubedingt fehlerhaft an den technischen Dienstleister geliefert wurde und dann beim Kunden zum Einsatz kommt. Diese Haftung – die wie gesagt kein Verschulden voraussetzt! – kann man in gewissen Grenzen ausschließen; das sollte man als Vermieter auch unbedingt tun.

Und für alle anderen Fehler und Schäden sollte man natürlich die Haftung soweit agb-rechtlich zulässig auch ausschließen; das ist bspw. machbar bei leicht fahrlässig verursachen Sach- und Vermögensschäden.

Will man seinem Kunden ein Stornorecht einräumen? Denn: Wenn kein Stornorecht vereinbart ist, kann der Kunde auch nicht stornieren. Oftmals wird die Möglichkeit dazu aber von Kunden erwartet!

Wenn man sich dazu entscheidet, muss man die Klausel sehr sorgfältig formulieren – insbesondere die Fristen und die Pauschalen. Denn im Streitfall kann es sonst sein, dass der technische Dienstleister nachweisen müsste, dass die Schadenspauschalen plus/minus einen typischen Schaden darstellen. Wer es hier übertreibt (= zu hohe Pauschalen verlangt), riskiert die Unwirksamkeit der Klausel. Die Rechtsfolge kann unangenehm werden: Der Kunde kann dann noch immer stornieren (oftmals ja grundlos!), er müsste dann aber nicht die vom technischen Dienstleister begehrte Pauschale bezahlen.

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Was passiert, wenn die Veranstaltung aufgrund Höherer Gewalt nicht stattfinden kann? Wer trägt das Risiko eines Ausfalls? Gerade die Pandemie hat uns vor Augen geführt, wie viele Konstellationen es geben kann, die zu Streit führen können. Ein ordentlicher Vertrag hat den Zweck, solchen Streit bestenfalls zu verhindern oder zu beschränken: Lieber vorher drüber reden, als hinterher.

Gerade der technische Dienstleister, der Generalunternehmer ist (also zwischen zwei Stühlen sitzt, einmal neben seinem Kunden, und zum anderen neben den Subunternehmern): Denn so manche Dienstleister verpflichten sich zur „Ablieferung“ einer Veranstaltung oder dem Bereich Veranstaltungstechnik als Gesamtpaket.

Der technische Dienstleister verarbeitet fremde personenbezogene Daten, wenn er bspw. die Telefonnummer, Mailadresse, Namen usw. von Mitarbeitern der Agentur speichert (bspw. im Outlook).

Das ist nur eines von mehreren denkbaren Beispielen. In diesen Fällen muss der Dienstleister bzw. Vermieter die betroffenen Personen informieren und bspw. über die Verantwortlichkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Rechte → es ist eine Datenschutzerklärung erforderlich!

Wenn der Veranstalter darüber hinaus den technischen Dienstleister damit beauftragt, z.B.

  • die Event-Webseite zu hosten,
  • Streamingleistungen wie Hosting, Chatfunktionen, Umfragen usw. zu übernehmen,

dann muss ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden.

Sie sind Mieter bzw. Auftraggeber:

Das kann übrigens auch der Fall sein, wenn Sie bspw. eine Eventagentur sind, die für den Kunden Technik anmietet und diese an den Kunden mit dem Gesamtpaket “Veranstaltung” überlässt.

Juristisch ist das kaum ein Unterschied:

Von “AGB” sprechen wir, wenn Klauseln mehrmals verwendet werden (sollen). Das Gegenteil ist nicht der Vertrag, sondern die “Individualklausel”: Sie soll nur einmal mit einem Kunden extra ausverhandelt verwendet werden.

Allgemein meint der “Vertrag” aber, dass oben die Vertragspartner genannt werden, dann kommen die individuellen Absprachen (was, wie teuer, wann…) und am Ende beide unterschreiben – die “AGB” sind dann das Kleingedruckte im Anhang. Alternativ können dieselben AGB aber auch in den “Vertrag” reingepackt werden, der dann auch unterschrieben wird; in dieser Alternative ist der Vertrag halt erheblich länger.

Wenn Sie von uns AGB bzw. einen Vertrag haben möchten, werden wir mit Ihnen gemeinsam entscheiden, was für Sie besser bzw. geschickter ist.

Es ist sinnvoll, zu regeln, dass jeder Vertragspartner eine oder mehrere Personen benennt, die verbindliche Erklärungen abgeben und empfangen können.

Insbesondere dann, wenn Sie als Generalunternehmer (z.B. Agentur) Veranstaltungstechnik anmieten und diese dann an ihren Kunden weitergeben: Prüfen Sie, ob/dass eine solche Weitergabe im Vertrag erlaubt ist bzw. regeln Sie das ausdrücklich.

Für die Kalkulation ist wichtig zu wissen: Welche (Neben-)Kosten sind enthalten?

Werden bspw. Strom und Wasser verbrauchsabhängig abgerechnet?

Wann ist die Miete zu bezahlen? Achtung: Oftmals vereinbaren Vermieter eine Vorschusszahlung; geht diese nicht pünktlich ein, riskiert der Mieter, dass er die Location nicht nutzen kann.

Es kann verschiedene auch rechtliche Gründe geben, warum ein Auftraggeber wissen will, was sein Dienstleister macht. Ein aktuelles Beispiel kann sich aus dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz ergeben.

Ein Veranstalter kann aber auch schlicht ein Interesse daran haben, dass er „ein Auge auf alles werfen“ können will, damit nichts passiert.

Derlei Rechte und Möglichkeiten zu vereinbaren, ist kein Problem. Aber:

Eine Gefahr kann bestehen, wenn der Auftraggeber durch seine Kontrollen den Eindruck erweckt, er würde seine Agentur dadurch auch haftungsrechtlich entlasten. Daher sollte geregelt werden, dass der Veranstalter zwar ein Kontrollrecht hat, aber er dadurch keine Verantwortung übernimmt – bspw. auch, wenn er nicht kontrolliert oder eben bei einer Kontrolle etwas übersieht.

Ist man im Mietvertrag verpflichtet, eine Versicherung abzuschließen, und diese ggf. auch nachzuweisen?

Achtung: In einem normalen, einfachen Haftpflichtversicherungsvertrag sind Schäden an gemieteten Sachen oft nicht oder nur mit einer sehr geringen Deckungssumme enthalten; d.h. Sie müssen bei Ihrem Versicherer explizit eine Deckung für Mietsachschäden anfragen.

Der Auftraggeber kann mit seinem Auftragnehmer eine sog. Freistellungsverpflichtung vereinbaren: Der Dienstleister verpflichtet sich damit, seinen Kunden von einer Inanspruchnahme durch Dritte (z.B. den Geschädigten) freizustellen – also den Schaden, die Kosten usw. zu übernehmen. Eine solche Klausel macht Sinn, weil der Auftraggeber dann nicht mehr nachweisen muss, ob/dass er einen Regressanspruch gegenseinen Dienstleister hat.

Ein Auftraggeber kann mit seinem Dienstleister vereinbaren, dass dieser eine sog. Vertragsstrafe (auch Konventionalstrafe genannt) bezahlen muss, wenn er einen Schaden verursacht. Das macht dann Sinn, wenn ein Schaden auch rein immateriell eintreten kann – z.B. ein Imageschaden, der kaum bezifferbar ist. Die Vertragsstrafe hat den Charme, dass sie ein sog. pauschalisierter Schadenersatzanspruch ist. Bei einem normalen Schadenersatzanspruch muss der geschädigte Auftraggeber eine Reihe von Voraussetzungen beweisen, unter anderem die Höhe des Schadens.

Bei einer Vertragsstrafe kann man genau das eben pauschalisieren. Wichtig dabei ist, dass man bestenfalls feste Summen vermeiden sollte; denn wenn die Klausel nicht agb-rechtlich wirksam formuliert ist, kann der Auftraggeber keine Vertragsstrafe fordern bzw. sie notfalls gerichtlich durchsetzen.

Hat der Mieter das Recht, den Mietvertrag zu stornieren? Wenn ja, welche Fristen laufen?

Wenn kein Stornorecht vereinbart ist, dann kann auch nicht storniert werden! Dann muss der Mieter schauen, ob eventuell im Mietvertrag andere Gründe geregelt sind, bei denen er vorzeitig den Vertrag beenden darf; ansonsten gelten die (wenigen) gesetzlichen Bestimmungen.

Was passiert, wenn die Veranstaltung aufgrund Höherer Gewalt nicht stattfinden kann? Wer trägt das Risiko eines Ausfalls? Gerade die Pandemie hat uns vor Augen geführt, wie viele Konstellationen es geben kann, die zu Streit führen können. Ein ordentlicher Vertrag hat den Zweck, solchen Streit bestenfalls zu verhindern oder zu beschränken: Lieber vorher drüber reden, als hinterher.

Der Veranstalter bzw. Auftraggeber verarbeitet fremde personenbezogene Daten, wenn er bspw.

  • die Telefonnummer, Mailadresse, Namen usw. von Mitarbeitern des technischen Dienstleisters speichert (bspw. im Outlook), oder
  • Fotos seiner Veranstaltung macht, und Mitarbeiter seines Dienstleisters sind darauf erkennbar.

Das sind nur 2 von mehreren denkbaren Beispielen. In diesen Fällen muss der Veranstalter die betroffenen Personen informieren und bspw. über die Verantwortlichkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Rechte → es ist eine Datenschutzerklärung erforderlich!

Wenn der Veranstalter darüber hinaus seinen Dienstleister beauftragt, z.B. Streaming-Leistungen zu übernehmen (z.B. Hosting, Chatfunktionen usw.), dann muss ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden.

Noch wenige Schritte zu Ihren AGB bzw. Ihrem Vertrag:

Sie haben Interesse an einzelnen Klauseln, an einem Auftrag bzw. Mietvertrag oder Allgemeinen Geschäftsbedingungen?

Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an info@eventfaq.de, oder füllen Sie das Formular aus – wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen, um ein paar Details zu klären, und damit wir Ihnen ein Angebot zukommen lassen können.

Warum macht eine kurze Besprechung vorher Sinn? Wir können mit unserer Erfahrung sicherlich leichter den wirklichen Bedarf und die passenden Vertragstypen identifizieren. Daher bieten wir gerne vorab ein unverbindliches Gespräch an.

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