Checkliste
Fotos auf
Veranstaltungen

Hinweis: Das Thema Datenschutz/DSGVO kommt zum Tragen, wenn Personen erkennbar abgebildet werden. Würden ausschließlich Räume ohne Menschen oder Sachen fotografiert, müssen Sie in der Checkliste nur die Punkte 10-12 beachten.

1. Ist geklärt, wer verantwortlich im Sinne der DSGVO ist? Beispiele:
   • Veranstalter
   • Eventagentur
   • Sponsoren
   • Werbepartner oder
   • der Fotograf selbst. Das müssen Sie vorher festlegen:
     • Sind Sie als Auftraggeber der datenschutzrechtlich Verantwortliche und der Fotograf Ihr Auftragsverarbeiter, oder
     • soll der Fotograf neben Ihnen als Auftraggeber ein eigenständiger Verantwortlicher sein?
2. Ist für die Nutzung der Fotos jeweils ein definierter Zweck vorhanden? Beispiele:
   • Nutzung auf der Webseite
   • Nutzung in Sozialen Medien
   • Weitergabe an Sponsoren und Partner zur dortigen Nutzung
   • Nutzung in Printprodukten
   • Nutzung in Fernsehen u.a.
3. Ist jedem Zweck eine Rechtsgrundlage zugeordnet?
   • Einwilligung
   • Vertragserfüllung
   • rechtliche Verpflichtung oder
   • berechtigtes Interesse
4. Wenn man sich auf das berechtigte Interesse stützt: Ist eine Abwägung vorgenommen und ggf. dokumentiert?
5. Werden die Betroffenen ausreichend informiert (Datenschutzerklärung)
   • Zeitpunkt (bei der Datenerhebung, also dann, wenn die Fotos gemacht werden)
   • Ort der Information
   • Inhalte
6. Ist das Vorhaben in das Löschkonzept integriert? Wie lange werden Fotos aufbewahrt?
7. Ist geprüft, ob durch das Vorhaben besondere technische oder organisatorische Maßnahmen zu treffen sind?
8. Ist eine Weitergabedokumentation der Fotos an Dritte vorhanden?
9. Ist das Thema Foto in das Verzeichnis aller Datenverarbeitungsvorgänge integriert?
10. Ist die Zustimmung des Gebäudeeigentümers eingeholt, wenn die Fotos innerhalb eines Gebäudes angefertigt werden?
11. Ist die Zustimmung der Urheber eingeholt, deren Werke auf den Fotos abgebildet werden – wenn diese Werke mehr sind als nur Beiwerk auf dem Foto. Beispiele:
    • Messestände, Exponate
    • Fotos an Wänden
    • Bühnendesign
12. Ist die Zustimmung des Fotografen eingeholt, das Foto wie geplant verwerten zu dürfen?
    • Empfehlung: Beschaffen Sie sich nur solche Rechte, die Sie auch wirklich brauchen. Es ist nicht ratsam, sich ohne Notwendigkeit die „ausschließlichen und unbeschränkten“ Rechte zu beschaffen – denn es drohen finanzielle Nachforderungen des/der Urheber (die man auch nicht im Vertrag mit ihnen ausschließen kann!).
    • Das heißt: Überlegen Sie sorgfältig, was Sie später mit den Fotos machen wollen – und wenn möglich sollten Sie die Rechte darauf beschränken, um das Nachforderungsrisiko zu minimieren. Beispiele:
      • Print?
      • Webseite?
      • Social Media?
      • Weitergabe an Dritte?
      • Verkauf?
      • Bearbeitung?
      • Genügt 1 Jahr? Oder mehrere Jahre? Oder doch unbegrenzt?
      • Genügt Verbreitung in Deutschland? Oder doch weltweit?
      • Wollen/müssen wir die einzigen Nutzer sein („ausschließliche Rechte“), oder kann der Fotograf die Fotos auch anderweitig verwerten („einfache Rechte“)?

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Sie können uns eine Mail schreiben an info@eventfaq.de, anrufen unter 0721 120500, oder füllen Sie das folgende Formular aus: