Man telefoniert mit seinem Kunden, mit einem Dienstleister, mit der Genehmigungsbehörde… wie kann man nachweisen, was besprochen wurde?

Die nachstehende Reihenfolge soll keine Bewertung der Nützlichkeit darstellen, da es wie so oft auf den Einzelfall ankommt.

1. Zeugen

Ein bekanntes Beweismittel sind Zeugen. Genauso bekannt ist aber, dass Zeugen nicht immer sonderlich verlässlich sind:

  • Der Zeuge kann sich nicht mehr ausreichend erinnern.
  • Der Zeuge hat nicht im richtigen Moment zugehört.
  • Der Zeuge hat im Streit den Betrieb verlassen und man kann nicht sicher sein, dass er sich jetzt noch „korrekt“ erinnert.
  • Der Zeuge ist zwischenzeitlich verstorben.
  • Das Gericht glaubt dem Zeugen nicht, bspw. weil er sich versehentlich in Widersprüche verstrickt.

Empfehlung: „Nötigen“ Sie potentielle Zeugen dazu,

  • sich aufzuschreiben, was sie gesehen und gehört haben – je genauer, desto besser,
  • sich Ort und Datum dazu aufzuschreiben,
  • die Niederschrift aufzubewahren,
  • Ihnen eine Kopie auszuhändigen.

2. Niederschrift

Das Mindeste, was man tun kann/sollte, ist, sich das Besprochene selbst aufzuschreiben. Ansonsten kann es später schwerfallen, dem Gericht noch detailliert zu erklären, wem man was wann genau gesagt hatte.

Diese Niederschrift sollte man bis zum Ablauf der Verjährung, also mindestens 3, bestenfalls mindestens 10 Jahre aufbewahren.

Immer daran denken: Zu einem Streit oder einem Gerichtsprozess kann es ja erst viele Jahre nach dem Gespräch kommen.

Es reicht nicht aus, wenn man bspw. eine ordnungsgemäße Aufklärung beweisen muss, nur zu behaupten, dass man den anderen ja ausreichend aufgeklärt habe. Das Gericht möchte dann schon konkrete Angaben zu Ort, Zeit und Wortlaut haben.

3. Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Zumindest im kaufmännischen Bereich haben die Gesprächspartner die Möglichkeit, ein sog. Kaufmännisches Bestätigungsschreiben abzusetzen: Unverzüglich nach dem Gespräch fasst man das Gesprochene schriftlich zusammen und übersendet es seinem Gesprächspartner. Widerspricht dieser nun seinerseits nicht unverzüglich, dann gilt diese Zusammenfassung als wahr und beweisbar.

Einziger Haken: Der Empfänger des Bestätigungsschreibens kann später behaupten, er habe das Schreiben bzw. die Mail nie erhalten.

4. Schriftliche Bestätigung des Gesprächspartners

Die sicherste Variante ist, dass der Gesprächspartner seinerseits das Gespräch schriftlich zusammenfasst und dann übermittelt. Denn dann hat man nicht das Problem des Zustellungsnachweises. Natürlich muss man aber darauf achten, dass die Zusammenfassung auch richtig ist (letztlich kann es sich dabei auch wieder um ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben handeln, siehe oben Ziffer 3., dessen Inhalt maßgeblich wird, wenn man nicht unverzüglich widerspricht).

5. Eigene Aussage

Im Streitfall ist auch die eigene Aussage nicht gänzlich unbeachtlich. Ist man selbst Angestellter, kann man selbst im Prozess Zeuge sein für seinen Arbeitgeber. Problematisch wird es natürlich, wenn auch die andere Seite einen Zeugen hat: Ist man selbst nämlich beweisbelastet (= man muss seine Behauptung beweisen), dann wird es schwierig, wenn später Aussage gegen Aussage steht.

6. Telefonanlage/Anrufliste

Die Telefonrechnung oder Aufzeichnungen aus denen hervorgeht, dass das Gespräch stattgefunden hat, ist in den meisten Fällen wertlos, da man ja damit nicht beweisen kann, was besprochen wurde: Man kann allenfalls beweisen, dass man überhaupt mit dem anderen telefoniert hat (das kann manchmal natürlich auch schon hilfreich sein).

7. Tonmitschnitt

Schließlich kann man das Gespräch auch aufzeichnen. Aber Achtung, das gesprochene Wort ist „heilig“: Der andere Gesprächspartner muss damit einverstanden sein, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, andernfalls wäre die Aufzeichnung beweisrechtlich wertlos – und man macht sich sogar strafbar!

Sorgen Sie dafür, dass auf der Aufzeichnung selbst auch nochmals die Zustimmung zu hören ist. So kann man bspw. die Aufzeichnung mit den Worten beginnen: „Anwesend sind Herr Matthias Mustermann und ich, Thomas Waetke. Herr Mustermann, Sie sind damit einverstanden, dass wir dieses Gespräch aufzeichnen?“ – „Ja, das bin ich.“