Protokolle schnell schreiben und verschicken

Werden Telefongespräche, Vertragsverhandlungen oder Sitzungen mitprotokolliert, sollte das Protokoll sehr zeitnah geschrieben und an die Teilnehmer verschickt werden. Denn nur so hat die Sache einen erheblichen Vorteil:

Die Beweiskraft

Man kennt ggf. bereits das Kaufmännische Bestätigungsschreiben: Nach einem mündlichen Vertragsschluss zwischen zwei Kaufleuten fasst ein Vertragspartner das Gesagte schriftlich zusammen und schickt es unverzüglich dem anderen. Widerspricht dieser nun nicht unverzüglich („Da haben sich mich missverstanden“), gilt das Geschriebene als wahr/bewiesen.

Der Bundesgerichtshof hatte bereits einmal entschieden, dass er diesen Grundsatz nicht nur nach einem mündlichen Vertragsschluss anwendet, sondern auch bei Vertragsverhandlungen und anderen Besprechungen: Finden diese unter Kaufleuten statt, wird das Gesagte schriftlich zusammengefasst und unverzüglich versendet, müsste der Empfänger ebenfalls unverzüglich widersprechen, wenn er meint, der Inhalt würde nicht dem Gesagten entsprechen – sonst muss er damit rechnen, dass das Gericht im vorhalten wird, er hätte doch widersprechen müssen.

„Unverzüglich“ bedeutet dabei „ohne schuldhaftes Zögern“: Bei langen Protokollen braucht man etwas mehr Zeit zum Schreiben und Lesen; würde man aber das Protokoll erst noch ein paar Tage herumliegen lassen und es sich erst Tage später zu Gemüte führen, kann die Frist „unverzüglich“ bereits abgelaufen sein. Im Regelfall sollte man hier 2-4 Tage nicht überschreiten. Es wäre, ungeachtet der Rechtslage, auch nur fair, das Protokoll nicht unnötig hinauszuzögern, weil man sich Tage später schon nicht mehr an wichtige Details erinnern kann.

Also:

• Fassen Sie Besprechungen zügig schriftlich zusammen und lassen Sie dies Ihren Gesprächspartnern schnellstmöglich zukommen.
• Bestenfalls wird das Protokoll gleich in der Besprechung geschrieben, so dass es unmittelbar im Anschluss verschickt werden kann; dann ist auch alles noch frisch, und wichtige Details gehen nicht verloren.
• Sind Sie der Empfänger, lesen Sie eingehende Mails und Nachrichten umgehend durch und widersprechen Sie ausdrücklich, wenn Sie meinen, der Inhalt würde nicht das Besprochene wiedergeben. Wenn Sie mit dem Inhalt einverstanden sind, können Sie schweigen: Dann gilt das Geschriebene als vereinbart bzw. wahr.