Bei der Übergabe oder Rückgabe von Räumlichkeiten, Eventequipment oder Veranstaltungstechnik kann natürlich ein Schaden oder Mangel auftreten. Oft gibt es dann Streit darüber, wer für den Schaden verantwortlich ist (ebenso, wie hoch er ist).

Hier hilft man sich gemeinhin mit einem Übergabeprotokoll: darin wird festgehalten, welche Schäden zu einem bestimmten Zeitpunkt bereits bestehen.

Allerdings müssen alle Unterzeichner aufpassen:

Grundsätzlich ist das unterschriebene Protokoll verbindlich, da dies auch üblicherweise Sinn- und Zweck eines Übergabeprotokolls ist: Es soll Unklarheiten bzw. eine spätere kostenintensive oder aufwendige Beweisaufnahme vermeiden; es soll verhindern, dass die Parteien zu einem späteren Zeitpunkt etwas anderes behaupten können, als zuvor mit der Unterschrift bestätigt.

Das Protokoll erfasst grundsätzlich alle Zustände: Wird ein erkennbarer Schaden übersehen, dann gilt er auch als nicht vorhanden. Eine Ausnahme besteht nur bei verdeckten Schäden bzw. solchen, mit denen die am Protokoll Beteiligten nicht hatten rechnen müssen.

Ebenso umgekehrt: Wird ein bereits vorhandener Schaden als nicht „bereits vorhanden“ bei der Erstübergabe festgehalten, dann gilt er im Zweifel als erst danach entstanden. Beispiele:

  • Der Veranstalter mietet einen Raum, im Parkett ist bereits ein großer Kratzer quer durch den Raum deutlich zu übersehen.
  • Gemietete Messemöbel sind schon/noch bei Anlieferung verschmutzt.
    • Übrigens: Wird das Mietmaterial von Vermieter zu Mieter transportiert, kann es zusätzlich Streit bzgl. des Erfüllungsortes geben: Was passiert, wenn das Material auf dem Transportweg beschädigt wird? Lesen Sie dazu unseren Beitrag Ab wann haftet der Mieter?

Wer sich unsicher ist, ob das Protokoll vollständig oder inhaltlich richtig ist, muss diese Unsicherheit protokollieren (lassen); so könnte man bspw. konkret einen Vorbehalt niederschreiben: „Es wurde der Schaden XY festgestellt; die Parteien sind sich aber uneinig darin, wer den Schaden verursacht hat“ oder „… ob der Schaden vor oder nach der Überlassung entstanden war.“