Welche Datenverarbeitungsvorgänge gibt es bei Ihnen?

Jedes Unternehmen, jeder Verein, jede Organisation verarbeitet fremde, personenbezogene Daten. Viele haben zumindest eine Datenschutzerklärung auf der Webseite, aber vielfach ist schon gar nicht bekannt, wo es welche Datenverarbeitungen gibt. Das ist ist Voraussetzung, um die notwendigen und geeigneten Datenschutz-Maßnahmen treffen bzw. ein Datenschutzkonzept erstellen zu können.

Hier finden Sie eine typische Beispiele von möglichen Datenverarbeitungen. Prüfen Sie doch selbst mal, welche davon bei Ihnen stattfinden. Haben Sie dann jeweils die richtigen verantwortlichen identifiziert? Wenn mehrere an der Verarbeitung beteiligt sind, sind die notwendigen Vereinbarungen getroffen? Gibt es ein Löschkonzept für diese Daten? Weiß man überhaupt, wo sie gespeichert werden?

Mögliche Verarbeitungen

1. Webseite
   1. Mehrere Webseiten?
   2. Mehrere Domains? (auch Umleitungen)
   3. Kontaktformulare
   4. Eingebundene Videos
   5. Links zu oder Skripte von Facebook & Co
   6. Newsletter-Abonnement möglich
   7. Shop/Ticketshop
   8. Login-Bereich für Kunden oder Mitglieder
   9. Tracking-Tools (z.B. Google Analytics)
   10. z.B. Google Fonts
   11. Chat-Funktionen
   12. Gewinnspiele
2. Veranstaltungen
   1. Werbung für die Veranstaltung
      • z.B. mit Namen/Gesicht der Mitwirkenden
      • Adressen der Werbeempfänger
   2. Eigene Event-Webseite (siehe oben)
   3. Ticketverkauf
   4. Anmeldung
   5. Zahlungsabwicklung über die Webseite/einen Shop
   6. Fotos/Videos von der Veranstaltung
   7. Einsatz von Konferenzsystemen
   8. Live-Übertragung
   9. Aufzeichnung
   10. Chat-Funktionen bei hybriden/digitalen Veranstaltungen
   11. Namensschilder
   12. Teilnehmermanagement-Tools
3. Speichergeräte
4. Cloud-Lösungen
5. Webkonferenz-Tools/Meeting-Tools
6. Faxgerät(e)
7. Scanner/Kopierer
8. Telefonanlage(n)
9. Mobiltelefon(e) (auch der Mitarbeiter!)
10. Kommunikations-Tools
11. Tablet(s) (auch der Mitarbeiter!)
12. Laptop(s) (auch der Mitarbeiter!)
13. Private Endgeräte (egal ob Empfänger oder Sender)
14. Videoüberwachung
15. Bewerber-Tools
16. Personal-Aktenführung und -ablage
17. Sammlung in Aktenordnern
18. Visitenkarten-Ordner
19. Versand von Grußkarten, Weihnachtskarten, Geburtstagskarten (digital oder analog)
20. Zusammenstellung/Zurverfügungstellung von Datensammlungen (Teilnehmer, Mitglieder usw.)
21. Verwaltungs-Tools für Beschäftigte, Kunden, Mitglieder, Teilnehmer / CRM-Systeme
22. Blacklist(s) für Betroffene, die ihre Einwilligung widerrufen haben, Löschung verlangt haben usw.
23. Softwaretools und Geräte für Vernichtung (z.B. Schredder, Mülleimer)
24. Externe Buchhaltung
25. Externe Steuerberatung
26. Homeoffice
27. Büros/Arbeitsplätze über verschiedene Arbeitsstätten verteilt
28. Zeiterfassungssysteme
29. Firmenfahrzeug
30. Vertragsschluss mit Dienstleistern/Vermietern
31. Werbemaßnahmen, Marketingaktionen
32. Kundenumfragen…

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