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Welche Datenverarbeitungsvorgänge gibt es bei Ihnen?

Welche Datenverarbeitungsvorgänge gibt es bei Ihnen?

Von Thomas Waetke 17. Mai 2022

Jedes Unternehmen, jeder Verein, jede Organisation verarbeitet fremde, personenbezogene Daten. Viele haben zumindest eine Datenschutzerklärung auf der Webseite, aber vielfach ist schon gar nicht bekannt, wo es welche Datenverarbeitungen gibt. Das ist ist Voraussetzung, um die notwendigen und geeigneten Datenschutz-Maßnahmen treffen bzw. ein Datenschutzkonzept erstellen zu können.

Hier finden Sie eine typische Beispiele von möglichen Datenverarbeitungen. Prüfen Sie doch selbst mal, welche davon bei Ihnen stattfinden. Haben Sie dann jeweils die richtigen verantwortlichen identifiziert? Wenn mehrere an der Verarbeitung beteiligt sind, sind die notwendigen Vereinbarungen getroffen? Gibt es ein Löschkonzept für diese Daten? Weiß man überhaupt, wo sie gespeichert werden?

Mögliche Verarbeitungen

  1. Webseite
    1. Mehrere Webseiten?
    2. Mehrere Domains? (auch Umleitungen)
    3. Kontaktformulare
    4. Eingebundene Videos
    5. Links zu oder Skripte von Facebook & Co
    6. Newsletter-Abonnement möglich
    7. Shop/Ticketshop
    8. Login-Bereich für Kunden oder Mitglieder
    9. Tracking-Tools (z.B. Google Analytics)
    10. z.B. Google Fonts
    11. Chat-Funktionen
    12. Gewinnspiele
  2. Veranstaltungen
    1. Werbung für die Veranstaltung
      • z.B. mit Namen/Gesicht der Mitwirkenden
      • Adressen der Werbeempfänger
    2. Eigene Event-Webseite (siehe oben)
    3. Ticketverkauf
    4. Anmeldung
    5. Zahlungsabwicklung über die Webseite/einen Shop
    6. Fotos/Videos von der Veranstaltung
    7. Einsatz von Konferenzsystemen
    8. Live-Übertragung
    9. Aufzeichnung
    10. Chat-Funktionen bei hybriden/digitalen Veranstaltungen
    11. Namensschilder
    12. Teilnehmermanagement-Tools
  3. Speichergeräte
  4. Cloud-Lösungen
  5. Webkonferenz-Tools/Meeting-Tools
  6. Faxgerät(e)
  7. Scanner/Kopierer
  8. Telefonanlage(n)
  9. Mobiltelefon(e) (auch der Mitarbeiter!)
  10. Kommunikations-Tools
  11. Tablet(s) (auch der Mitarbeiter!)
  12. Laptop(s) (auch der Mitarbeiter!)
  13. Private Endgeräte (egal ob Empfänger oder Sender)
  14. Videoüberwachung
  15. Bewerber-Tools
  16. Personal-Aktenführung und -ablage
  17. Sammlung in Aktenordnern
  18. Visitenkarten-Ordner
  19. Versand von Grußkarten, Weihnachtskarten, Geburtstagskarten (digital oder analog)
  20. Zusammenstellung/Zurverfügungstellung von Datensammlungen (Teilnehmer, Mitglieder usw.)
  21. Verwaltungs-Tools für Beschäftigte, Kunden, Mitglieder, Teilnehmer / CRM-Systeme
  22. Blacklist(s) für Betroffene, die ihre Einwilligung widerrufen haben, Löschung verlangt haben usw.
  23. Softwaretools und Geräte für Vernichtung (z.B. Schredder, Mülleimer)
  24. Externe Buchhaltung
  25. Externe Steuerberatung
  26. Homeoffice
  27. Büros/Arbeitsplätze über verschiedene Arbeitsstätten verteilt
  28. Zeiterfassungssysteme
  29. Firmenfahrzeug
  30. Vertragsschluss mit Dienstleistern/Vermietern
  31. Werbemaßnahmen, Marketingaktionen
  32. Kundenumfragen…

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