Checkliste,
Tipps und Möglichkeiten,
Haftung und Risiken
bei Veranstaltungen
zu reduzieren

Das Haftungspotential bei einer Veranstaltung ist immens: Sachschäden, Vermögensschäden, Körperschäden…

Nachfolgend finden Sie Hinweise und Ideen, wie man Risiken und Haftungsrisiken minimieren kann. Dabei fokussieren wir uns nicht auf Unfälle eines Besuchers, sondern berücksichtigen auch Haftungsfälle durch Datenschutzverstöße, Urheberrechtsverletzungen, Wettbewerbsverstöße usw.

Bitte beachten Sie: die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie behandelt einige rechtlich relevante Themen, kann jedoch nicht sämtliche Veranstaltungsarten und denkbare Einzelfälle berücksichtigen. Eine individuelle Rechtsberatung ersetzt sie daher nicht.

Natürlich könnte man diese Checkliste abkürzen: „Einfach alles richtig machen“. Das hilft allerdings wenig weiter. Vielmehr soll die Checkliste dazu dienen, für mögliche Risiken zu sensibilisieren und praktische Ideen und Ansätze für deren Vermeidung aufzuzeigen.

1. Sensibilisierte Mitarbeitende: Beschäftigte sollten über mögliche Risiken informiert sein und potenzielle Gefahrensituationen frühzeitig erkennen können
2. Qualifiziertes Personal: Setzen Sie fachlich geeignetes und zuverlässiges Personal ein
3. Regelmäßige Unterweisungen und Schulungen des Personals
4. Interne Richtlinien bspw. zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz, zur Nutzung von Social Media, bei Alleinarbeit, bei Schadensfällen, zur Beweisdokumentation usw.
5. Professionelle Dienstleister
6. Versicherungen: Sie können helfen, finanzielle Folgen eines Schadens abzufedern – allerdings nur, wenn der Schaden tatsächlich vom Versicherungsschutz erfasst ist und die Versicherungsbedingungen eingehalten werden. Oftmals werden die Versicherungen einmal abgeschlossen und anschließend nicht mehr überprüft. Ändert sich bspw. das Portfolio des Unternehmens, können neue Tätigkeiten oder Risiken möglicherweise nicht mehr ausreichend versichert sein. Auch eine Unterversicherung kann erhebliche finanzielle Folgen haben. Gerade Cyber- und Vermögensschäden können schnell hohe Kosten verursachen. Wer hier an der Versicherungsprämie spart, spart möglicherweise an der falschen Stelle. Deshalb sollte der Versicherungsschutz regelmäßig überprüft und an veränderte Risiken angepasst werden.
7. Gute Verträge: Ebenso wenig wie eine Versicherung sind auch Verträge bzw. AGB kein Allheilmittel. Aber: Sie können schon einen wesentlichen Ausschlag geben. Nicht nur der richtige Vertragstyp, sondern vor allem die richtigen Inhalte können Haftungsfälle bereits erheblich reduzieren – zumindest gegenüber dem Vertragspartner. Das betrifft nicht nur die klassische Haftungsklausel, sondern auch die Reduzierung etwaiger Gewährleistungsansprüche, Rücktrittsmöglichkeiten, (Sonder-)Kündigungsrechte, Dokumentationspflichten, Abstimmungspflichten, Best-Effort-Klauseln usw..
8. Datensicherheit: Häufig liegt der Fokus auf möglichen Personenschäden. Dabei wird leicht übersehen, dass auch Datenpannen erhebliche Folgen haben können. Wenn beispielsweise Daten oder Dateien verloren gehen oder in falsche Hände geraten, ist das nicht nur ärgerlich, sondern kann auch hohe Kosten und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Um solche Risiken zu minimieren braucht es nicht nur geeignete und aktuelle Soft- und Hardware, sondern auch Schulungen der Mitarbeiter, die ggf. mit Endgeräten im Homeoffice, in der Straßenbahn oder im Freibad sitzen…
9. Ehrliche, objektivierte Gefährdungsbeurteilung
10. Bei einer Veranstaltung: Informierte Besucher (bspw. auch über Rettungswege)
11. Veranstaltung durch die Augen eines Besuchers durchspielen: Sind Risiken erkennbar? Ist die Infrastruktur erkennbar?
12. Kreative Maßnahmen, die zur Beruhigung und Gelassenheit der Besucher beitragen: Kurze Wartezeiten, umfassende Informationen, freundliches (Sicherheits-)Personal u.a.
13. Ein unnötiger und leicht vermeidbarer Fall der Mithaftung ist auch die mangelnde Struktur bzw. Organisation. Erstaunlich oft erlebe ich es, dass einzelnen Personen ein wohlklingender Fachbegriff zugeordnet wird, aber niemand so recht weiß, was denn nun die Aufgabe ist.
14. Aus Fehlern lernen: Natürlich darf mal etwas schief gehen – aber es sollte nur einmal passieren. Es sollte also einen Lernprozess geben, in dem nach einer Veranstaltung gefragt wird, ob es Probleme gegeben hatte, die man übersehen oder falsch eingeschätzt hatte, und wie man sie künftig vermeiden kann. Dabei sollte man die Wirkung einer dokumentierten (!) „positiven“ Evaluierung nicht unterschätzen, also dann, wenn man keinerlei Probleme oder Fehler erkannt hat: Denn man kann damit u.U. belegen, dass man trotzdem selbstkritisch blieb und vor allem keinen Anlass hatte, etwas zu verändern
15. Nicht nur durch das Hinweisgeberschutzgesetz, sondern allgemein sollte ein Arbeitgeber ein Interesse daran haben, dass ihm Rechtsverstöße gemeldet werden – denn nur so kann er sie für die Zukunft abstellen. So kann man seine Mitarbeiter motivieren, Fehler und mögliche Verstöße aktiv anzusprechen, zumindest aber doch bspw. an eine Mailadresse ggf. auch anonym zu melden
16. Unsere Rechts-Tipps befolgen
17. Gesunder Menschenverstand 🙂

Weiterführende Links:

Veranstaltungssicherheit Sicherheitskonzept Checkliste Risiken