Man telefoniert oder spricht mit seinem Kunden oder einem anderen Vertragspartner. In dem Gespräch hat man vereinbart, dass beispielsweise die Event-Agentur noch zusätzliche Leistungen erbringen soll oder Termine verlegt werden sollen.
Irgendwann nach diesem Telefonat kann sich die Frage stellen: wie kann bewiesen werden, was in diesem Telefonat besprochen wurde? An diesen Beispielsfall möchte ich das sog. kaufmännische Bestätigungsschreiben vorstellen.
Solange man sich nicht nur über das Wetter unterhält, kann es viele Gründe geben, warum Inhalte eines Gespräches später streitig werden können.
Ein Hilfsmittel kann das kaufmännische Bestätigungsschreiben sein. Wie der Begriff schon sagt, funktioniert das nur zwischen Kaufleuten, also im reinen B2B-Verkehr.
Das Ziel: Das mündlich Besprochene, wird verschriftlicht und damit beweisbar.
Dazu muss einer der beiden Gesprächspartner (es ist egal, wer) das mündlich Besprochene schriftlich zusammenfassen und so schnell wie möglich an seine Gesprächspartner schicken.
Typischerweise macht das derjenige Vertragspartner, der später ein Interesse daran haben könnte, das Telefonat beweisen zu können. Wenn in meinem Beispiel die Event-Agentur im Telefonat dem Veranstalter mitgeteilt hatte, dass durch die zusätzlichen Leistungen auch zusätzliche Kosten entstehen, so hat die Agentur ein Interesse an dem späteren Nachweis daran, um die Kosten geltend machen zu können. Auf der anderen Seite hat auch der Veranstalter ein Interesse am Nachweis über den Auftrag für den Fall, dass die Agentur später behauptet, diesen Zusatzauftrag nie erhalten zu haben.
Wenn Sie also glauben, ein Interesse an einem späteren Nachweis zu haben, kümmern Sie sich um die Zusammenfassung und schnellstmögliche Übersendung an Ihren Gesprächspartner.
Wichtig ist in jedem Fall, damit nicht zu lange zu warten.
Meine Empfehlung: Leiten Sie diese Zusammenfassung mit einer präzisen Bezugnahme auf das Telefonat bzw. Gespräch ein. Beispiel: „Wie in unserem Telefonat um 15:00 Uhr besprochen,…“
Das Telefongespräch sollte auch möglichst objektiv zusammen gefasst werden, und frei von subjektiven Wertungen, sofern diese nicht auch im Telefonat besprochen wurden. In der Zusammenfassung sollte man also nichts hinzudichten oder vervollständigen, was aus der subjektiven und nicht im Telefonat besprochenen Sicht nicht vervollständigt wurde. Wenn sie ihre persönliche Meinung unbedingt noch in einem Schreiben wollen, so machen Sie das getrennt von der Zusammenfassung.
Der Vorteil: wenn nun der Empfänger nicht unverzüglich (als auch wieder so schnell wie möglich) den Inhalten ganz oder teilweise widerspricht, gilt die Zusammenfassung als wahr und bewiesen.
Lesen Sie auch die Fortsetzung:
Wie sollte man reagieren, wenn man ein Bestätigungsschreiben erhält?
Und lesen Sie auch die Tipps zur allgemeinen Beweisführung:
