Man muss bedenken: Zu einer Zeugenaussage kann es auch erst Jahre nach dem Vorfall kommen; nach einer solch langen Zeit können sich nur noch wenige Zeugen verlässlich erinnern. Umso wichtiger sind dann Niederschriften, die der Zeuge damals schon angefertigt hat.
Wichtig auch: Wenn man von Zeugen abhängig ist, sollte man deren Namen und Kontaktdaten notieren, und sich ggf. eine Kopie der Niederschrift geben lassen.
2.) Schriftliche Bestätigungen
Ideal wäre, wenn Ihr Vertragspartner Ihnen eine schriftliche Zusammenfassung zukommen lässt. Vorsicht aber: Sie müssen dann sorgfältig prüfen, ob er den Gesprächsinhalt richtig zusammengefasst hat. Falls nicht, müssen Sie unverzüglich widersprechen – sonst gilt das als vereinbart, was in der Zusammenfassung steht, auch wenn es so gar nicht besprochen wurde.
3.) Telefonnotiz/Gesprächsnotiz
Eine selbst angefertigte Notiz vom Gespräch ist besser als nichts. Wenn, dann lassen Sie doch aber diese Notiz auch Ihrem Gesprächspartner zukommen (siehe oben Ziffer 2.): Nun müsste Ihr Gesprächspartner unverzüglich widersprechen, wenn er meint, dass Ihre Notiz nicht korrekt ist. Macht er das nicht, dann gilt der schriftliche Inhalt als vereinbart.
Wie Sie den Zugang beim Gesprächspartner beweisen können, stellen wir in einem anderen Beitrag dar.
Ganz allgemein gilt:
Je wortgetreuer die Notizen erfolgen, desto besser. Denn später kann es auf einzelne Worte ankommen, ebenso auf die genaue Uhrzeit usw. Es mag nervig und aufwendig sein, alles präzise zusammenzutragen und zu formulieren, und es mag die Wahrscheinlichkeit bestehen, dass man diese Arbeit umsonst macht. Aber: Wenn es später dann doch darauf ankommt, kann es die eigenen Ansprüche oder die Abwehr fremder Ansprüche retten.
Ein Beispiel:
Es kann sein, dass man seinen Vertragspartner den Rücktritt androhen muss. Kommt es später auf die Frage an, ob die Rücktrittsdrohung erfolgt ist, kann es auf den Wortlaut ankommen: Wann genau hat man was gesagt? Konnte der andere das als „Drohung“ auffassen? Wusste er genau, welcher Mangel behauptet wird, um ihn zur Abwendung des Rücktritts ggf. noch abstellen zu können? In diesem Fall reicht es nicht aus, vor Gericht zu sagen: „Ich hab´s ihm gesagt!“.
Ein anderes Beispiel:
Ein Dienstleister kann aufklärungspflichtig sein, nämlich dann, wenn sein Vertragspartner erkennbar auf die Aufklärung angewiesen ist, um eine sachgerechte Entscheidung zu treffen. Kommt es später zum Streit, ob die Aufklärung nicht nur erfolgt, sondern vor allem auch ausreichend war, muss der Aufklärungspflichtige beweisen, was er damals genau gesagt hat. Es würde nicht ausreichen, zu behaupten „Ich habe ihn ausreichend aufgeklärt!“.
Wir haben das in unserer Beratungspraxis schon oft erlebt:
- Man weiß nicht mehr, wer beim Gespräch damals dabei war.
- Man selbst und Zeugen können sich nicht mehr genau erinnern.
- Zeugen wollen sich ggf. nicht mehr erinnern und behaupten, sie hätten alles vergessen… (ehemalige Mitarbeiter, verprellte Kunden u.a.)
- Der genaue Wortlaut, die Uhrzeit, gar das Datum u.a. ist nicht mehr nachvollziehbar.
