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Vorsicht bei Protokollen
AGB und Vertrag

Vorsicht bei Protokollen

Von Thomas Waetke 12. Oktober 2021

Nett miteinander plaudern? Nicht zwischen (angehenden) Vertragspartnern:

Was passiert, wenn zwei Vertragspartner nach Vertragsschluss ein Gespräch führten, in dem auch vom ursprünglichen Vertrag abweichende Details besprochen werden, einer der beiden hatte dazu ein Protokoll erstellt und dieses Protokoll dem anderen übermittelt. Der aber hatte das Protokoll ungelesen zur Seite gelegt und nicht weiter beachtet. Als es später zum Streit kam, berief er sich auf den ursprünglichen Vertragswortlaut.

Der Bundesgerichtshof hat das in letzter Instanz anders gesehen: Der Inhalt des Protokolls wurde nachträglich sehr wohl Bestandteil des Vertrages. Das Nichtstun des empfangenden Vertragspartners nennt man juristisch “Schweigen”. Der Bundesgerichtshof hat dieses Schweigen als Bestätigung des Protokolls gewertet: Die Grundsätze des sog. Kaufmännischen Bestätigungsschreibens, wonach ein Schweigen eine Zustimmung bedeutet, seien auch auf das nach Vertragsschluss erstellte Protokoll anzuwenden.

Hintergrundinfo
Wenn zwei Kaufleute einen mündlichen Vertrag schließen, kann der eine dieses Gespräch schriftlich zusammenfassen und dem anderen diese Zusammenfassung schicken – das ist das Kaufmännische Bestätigungsschreiben. Wenn nun der Empfänger nicht unverzüglich widerspricht, gilt der Inhalt dieses Schreibens als vertraglich vereinbart. Und das auch dann, wenn das Schreiben doch Fehler aufweist; hiergegen hätte der Empfänger dann umgehend widersprechen müssen.

Normalerweise hat ja ein Schweigen (also weder schriftlich, mündlich noch konkludentes Reagieren) keinerlei rechtliche Bedeutung. Von diesem Grundsatz gibt es aber Ausnahmen, eine davon ist das Kaufmännische Bestätigungsschreiben: Wenn der Empfänger nicht unverzüglich widerspricht, sondern schweigt, gilt das als Zustimmung.

Das Urteil des Bundesgerichtshofs zeigt, dass dieses Prinzip nicht nur bei Vertragsschluss gilt, sondern auch bei einem späteren Verhandlungsprotokoll.

Risiken

Prüfen Sie jedes bei Ihnen eingehende Schreiben, jede E-Mail, jedes Fax, jede SMS usw. Es könnte sich dahinter ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben verbergen. Da es nicht als solches betitelt werden muss, müssen Sie also achtgeben.

Im Zweifel gilt: Wenn Sie nicht einverstanden sind, widersprechen Sie vorsorglich!

Vorteile

Sie sollten aus Beweisgründen mündliche Absprachen immer schriftlich zusammenfassen und dem Gesprächspartner das Protokoll zukommen lassen. So können sich Missverständnisse ausräumen lassen. Und ggf. kann ja auch Ihnen später einmal der Vorteil aus den oben dargestellten Grundsätzen zu Gute kommen, wenn der Empfänger nicht darauf reagieren sollte.

Handlungsempfehlung für Unternehmen:

Trainieren Sie Ihre Beschäftigten darauf, auch vermeintlich unverfängliche Schreiben ernst zu nehmen: Könnte es sich um ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben handeln? Erfolgt es nach einem Telefonat? Nach einem Meeting?

Stellen Sie sicher, dass Beschäftigte, die in Urlaub gehen, eingehende Mails weiterleiten bzw. dass es eine Urlaubsvertretung gibt, die eingehende Mails sehen kann. Denn nur weil ein Mitarbeiter im Urlaub ist, ändert das nichts daran, dass unverzüglich (!) auf ein Kaufmännisches Bestätigungsschreiben reagiert werden muss, wenn man den Inhalt nicht akzeptiert.

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