Veranstaltungsvertrag

Veranstaltungsvertrag – was ist das genau?

Vorweg: Es gibt keine eindeutige Definition dafür. Wie man einen Vertrag nennt, ist grundsätzlich auch egal – es kommt auf den Inhalt an.

Veranstaltungsvertrag ist…

„Veranstaltungsvertrag“ wird oft ein Vertrag genannt,

• mit dem eine Person oder Organisation mit der Durchführung einer Veranstaltung beauftragt wird, und bei dem der Auftraggeber dann nicht selbst Veranstalter ist, sondern der Auftragnehmer Veranstalter werden soll. Beispiel: Die Stadt XY beauftragt das Unternehmen U, den Weihnachtsmarkt zu veranstalten.
• mit dem Veranstalter eine Eventagentur beauftragt, für ihn die Veranstaltung zu organisieren. Diesem Vertrag habe ich eine eigene Seite gewidmet: hier.
• mit dem ein Veranstalter eine Location anmietet, auch diesen Vertrag habe ich gesondert hier beschrieben.

oder

• mit dem ein Veranstalter einen Künstler beauftragt. Auch diesen Vertrag habe ich gesondert dargestellt: hier.

Nomen est omen?

Wie gesagt: Der Name spielt keine Rolle, wichtig ist nur, dass die Rechte und Pflichten klar zugeordnet sind.

Auftrag steht bevor?

Als Unternehmer freut man sich auf einen Auftrag: Ohne Auftrag, kein Geld in der Kasse. Vor lauter Freude über den bevorstehenden Auftrag macht man als Unternehmer aber schnell Fehler, die später schnell teuer werden können – vor dem Auftrag steht eine sorgfältige Klärung und Formulierung des Angebots bzw. Auftrags: „sorgfältig“ bedeutet, dass man hier durchaus einige Zeit und Mühe investieren muss! Pauschale Formulierungen können schnell ein Schuss nach hinten werden.

Der Vertragsgegenstand

Bekanntlich sind für ein wirksames Vertragsangebot erforderlich:

• Vertragspartner,
• ggf. Preis, sowie
• Vertragsgegenstand.

Nirgendwo steht aber, was genau ein „Vertragsgegenstand“ ist: Wie genau muss beschrieben werden?

Beispiel:

Die Eventagentur schreibt in den Vertrag mit ihrem Kunden: „Wir organisieren für Sie die Veranstaltung xy“.

Was genau ist nun die Aufgabe der Eventagentur = wann hat die Eventagentur ihre vertragliche Pflicht „Organisation der Veranstaltung“ erfüllt, und wann nicht?

In meiner Beratungspraxis höre ich oft dasselbe Problem vom Mandanten: Mein Kunde behauptet, ich solle etwas machen – ich aber meine, ich müsse das nicht tun! Es gibt dann also Streit, wenn aus Sicht des Kunden Punkte fehlen, um die sich die Eventagentur nicht kümmert bzw. über die im Vorfeld nicht gesprochen wurden.

Beispiele:

Kümmert sich die Eventagentur bspw. auch um die Versicherungen? Die Genehmigung? Die GEMA-Anmeldung? Den Abbau? Die Abrechnung? Die Kontrolle des Budgets? Um die Überprüfung der Eingangsrechnungen der Dienstleister? Um die Veranstaltungssicherheit während der Veranstaltung?

Prüfen Sie hier unverbindlich den Vertrag Ihres Events.

Wozu die Eventagentur nun tatsächlich verpflichtet ist, was also genau „Organisation der Veranstaltung“ bedeutet, kann nun von vielen Faktoren abhängen, z.B.:

• Von den Versprechungen der Agentur in der Werbung: „Wir erledigen alles für Sie, lehnen Sie sich entspannt zurück“ oder „Full-Service“ = „alles“ bedeutet dann im Zweifel auch „alles“.
• Von den Vertragsverhandlungen, Korrespondenz vor Vertragsschluss.
• Den Erwartungshaltungen des Kunden.
• Dem Wissensgefälle zwischen Kunde und Eventagentur, d.h. je unbedarfter der Kunde, desto mehr hätte die Agentur sagen müssen, wenn sie bestimmte Aufgaben nicht übernehmen wollte. Je größer die Fachspezialisierung der Agentur, desto mehr kann der Kunde erwarten, dass die Agentur das Angebot entsprechend präzisiert.
• Vom Preis, den die Agentur verlangt: Je höher der Preis, desto mehr Leistungen können von der Agentur erwartet werden.

Umgekehrt darf die Agentur aber nicht haufenweise Leistungen ausschließen – ohne den Kunden darüber aufzuklären, wie wichtig ggf. die fehlenden Leistungen für das Gesamtkonstrukt „Veranstaltung“ sind!

Die Leistung der Agentur

Ein Haken für die Agentur: Sie ist grundsätzlich verpflichtet, ein Ergebnis („Veranstaltung“) abzuliefern, das

• realisierbar ist,
• sich in den Budgetgrenzen des Kunden hält,
• genehmigungsfähig ist, sowie
• rechtskonform ist.

Das heißt: Die Agentur muss bei derlei pauschalen und allumfassenden Angeboten auch Kosten bspw. für Sachverständige, Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten usw. einpreisen.

Es gehört zu unserer täglichen Arbeit, unsere Mandanten möglichst früh bei der Vertragsanbahnung zu beraten und zu unterstützen: Das ist im Normalfall auch deutlich billiger, als erst zum Anwalt zu gehen, wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist!