Bargeld verlockt Unternehmer gerne dazu, das Bargeld nicht offiziell in der Buchhaltung zu erwähnen, um damit Steuern zu sparen. Wenn der Unternehmer aber Einnahmen verschweigt, hat er das Risiko, dass das Finanzamt angesichts hoher Ausgaben (die der Unternehmer ja steuermindernd absetzen will) stutzig wird. Nicht zum ersten Mal ist die Staatsanwaltschaft nun einem Hersteller einer Kassen-Software auf die Schliche gekommen, die die Schwarzgeld-Einnahmen gleich auch bei den Ausgaben „berücksichtigt“.
Der Gesetzgeber hat seit 2017 geregelt, dass alle Kassensysteme GoBD bzw. GDPdU-Konform sein müssen: D.h. ein Kassenbuch ist Pflicht und Kassendaten müssen unveränderlich und vollständig aufbewahrt werden.
Diese Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
Ausnahme von der Einzelaufzeichnung
Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung (§ 146 Abs. 1 Satz 3 AO). Das können bspw. Veranstalter bzw. Gastronomen sein, die auf Veranstaltungen massenhaft Getränke und Essen verkaufen, oder auch Marktstände, Bierstände usw.. Diese Ausnahme gilt aber wiederum nur, wenn eine „offene“ Kasse eingesetzt wird, und kein elektronisches Aufzeichnungssystem.
Die Ausnahme gilt also nur, wenn es sich um einen
- Verkauf von Waren,
- an eine Vielzahl,
- von nicht bekannten Personen,
- gegen Barzahlung und
- ohne Verwendung eines elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a,
handelt. Es müssen alle Voraussetzungen erfüllt sein. Klar ist, dass man sich über die Begriffe „Vielzahl“ oder „nicht bekannte Person“ streiten kann: Ist eine Person bspw. auch dann „nicht bekannt“, wenn sie ein personalisiertes Ticket gekauft oder eine personalisierte Einladung erhalten hat?
Die Ausnahme bedeutet aber nicht, dass der Veranstalter bzw. Gastronom, der diese Voraussetzungen erfüllt, gar nichts beachten müsste…
Er muss vielmehr einen fortlaufend nummerierten Kassenbericht durch Rückrechnung aus dem gezählten Kassenbestand ermitteln. Der Kassenbericht ist handschriftlich zu führen, um Änderungen nachvollziehen zu können. Natürlich kann auch hier betrogen werden; die Ausnahme beruht aber auf der Erkenntnis, dass es dem redlichen Verkäufer angesichts der Masse der Einzelverkäufe nicht zuzumuten ist, Einzelaufzeichnungen zu machen.
Aber: Der eingangs erwähnten Betrugssoftware ist man auf die Schliche gekommen, weil u.a. Zivilbeamte unauffällig die Verkäufe gezählt hatten und man direkt im Anschluss die Kasse mit der eigenen Zählung verglichen hatte. Außerdem sollte man auch immer an die Mitarbeiter denken, die ggf. dankbare Zeugen für das Finanzamt sein können.
Der redliche Veranstalter sollte tunlichst die Auszählung der Barkassen auch nicht im stillen Kämmerlein heimlich vornehmen, sondern bestenfalls einen oder mehrere Zeugen dabei haben.
Seit dem 01.01.2018 kann ein Betriebsprüfer des Finanzamtes unangekündigt eine sog. Kassennachschau durchführen (§ 146b AO): D.h. er taucht plötzlich auf, und darf einen „Kassensturz“ ebenso wie die Vorlage aller Aufzeichnen der Vortage verlangen. Das gilt für alle bargeldintensiven Betriebe, auch wenn sie nur mit einer offenen Kasse arbeiten – wie es bei vielen Veranstaltungen oftmals üblich ist.
