Ab den 01.01.2025 kommt die E-Rechnung. Sie ist eine Rechnung in einem „strukturiertem elektronischen Format“. Das sind derzeit bspw. die Xrechnung oder das ZUGFeRD-Format. Bei dem ZUGFeRD-Format handelt es sich um eine hybride Rechnung, d.h. eine Kombination aus XML-Datei und für Menschen lesbaren PDF-Dokument.
PDF-Rechnungen sind dann keine „E-Rechnung“ mehr, man nennt sich dann „sonstige Rechnung“, wie eine Papier-Rechnung auch.
Das mittelfristige Ziel ist, dass damit alle Rechnung eine identische Struktur haben – aktuell steht bei dem einen der Gesamtpreis rechts, bei anderen links, die Rechnungsnummer oben rechts, bei den anderen mittig usw. Die E-Rechnungen sollen langfristig auch nur noch über Plattformen verschickt werden dürfen, die Plattformen leiten dann die Kopie dieser Rechnungen direkt an die Finanzämter weiter.
Wer es noch nicht getan hat, sollte sich mit dem Thema E-Rechnung alsbald auseinandersetzen – die Änderungen betreffen B2B-Geschäfte im inländischen Verkehr.
Ab 01.01.2025:
Ab dem 01.01.2025 nämlich muss jeder B2B-Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu lesen. Ein Rechnungssteller ist dann nicht mehr verpflichtet, eine Papier-Rechnung oder eine PDF-Rechnung zu schicken.
Umgekehrt: Eine PDF-Rechnung darf der Rechnungssteller nur noch verschicken, wenn er das mit seinem Vertragspartner vereinbart hat. Fehlt eine solche Vereinbarung und wird trotzdem eine PDF-Rechnung verschickt, muss diese vom Empfänger nicht bezahlt werden bzw. er kommt nicht Verzug. Das kann peinlich werden, wenn man aus alter Gewohnheit ein PDF verschickt und der Empfänger einen dann ins Messer laufen lässt.
Eine Papier-Rechnung hingegen darf der Rechnungssteller weiterhin (noch) verschicken.
Der Versand der E-Rechnung muss nicht vereinbart werden; es kann aber ein bestimmtes Format vereinbart werden, solange es der Norm EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.
Wenn kein PDF vereinbart und kein Papier verschickt wird:
Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen in Betracht:
- Per E-Mail: Die E-Rechnung kann als Anhang in einer E-Mail verschickt werden.
- Über Web-Portale: Viele Unternehmen und Behörden haben spezielle Online-Portale. Hier können Rechnungen direkt hochgeladen werden. Diese Portale prüfen oft schon vorab, ob die E-Rechnung alle notwendigen Inhalte hat. Bei den Bundesbehörden werden vor allem ZRE und OZG-RE genutzt.
- Per EDI: EDI steht für den direkten Austausch von Daten zwischen den Computersystemen von Geschäftspartnern. Das erfordert aber eine vorherige Einrichtung und Absprache.
- Über Peppol: Peppol ist ein internationales Netzwerk für den Austausch von Geschäftsdokumenten, auch E-Rechnungen. Hier ist eine vorherige Anmeldung erforderlich.
- Direkte Verbindung: Hierbei wird das Buchhaltungs- oder ERP-System des Versenders direkt mit dem des Empfängers verbunden; es braucht dazu aber eine spezielle technische Einrichtung.
- Über Drittanbieter: Es gibt Firmen, die den Rechnungsaustausch als Dienstleistung anbieten. Sie kümmern sich um alles Nötige, wie das Umwandeln in das richtige Format und die sichere Übermittlung.
Die Art der Übermittlung kann vereinbart werden.
Zusätzlich zu den klassischen Pflichtangaben des § 14 UStG brauchen E-Rechnungen noch zusätzliche Inhalte:
- Leitweg-Identifikationsnummer bei Aufträgen von Bundesbehörden
- Bankverbindungsdaten
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse des Rechnungssteller
- Lieferantennummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
- Bestellnummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
Handlungsempfehlungen:
- Unternehmen und Organisationen müssen sich auf den Empfang und die Lesbarkeit von E-Rechnungen vorbereiten, damit diese auch verarbeitet werden können.
- Es ist zu prüfen, ob Vereinbarungen mit Vertragspartnern über den Übermittlungsweg oder den weiteren Versand von PDF-Rechnungen sinnvoll sind.
- Es ist zu prüfen, ob u.a. die Datenschutzerklärung angepasst werden muss, bspw. wenn Software verwendet wird, die das XML-Format lesbar macht und dabei ggf. personenbezogene Daten verarbeitet werden, oder wenn die Rechnung über gesonderte Anbieter oder Plattformen versendet werden usw.
Aussichten:
Wer in 2026 einen Umsatz von 800.000 € übersteigt, muss ab 01.01.2027 zwingend auf E-Rechnung umstellen (dann darf auch nichts mehr anderes vereinbart werden), ansonsten erst ab 01.01.2028.
Zu einem späteren, derzeit wohl nicht nicht bekannten Datum, sollen E-Rechnungen nur noch über eigens dafür eingerichtete Plattformen versendet werden. Sinn & Zweck ist dabei, dass über diese Plattform die E-Rechnung automatisch auch an das Finanzamt geht.
Auch soll die E-Rechnung europaweit ausgerollt werden; da die EN 16931 Norm technologieoffen ist, können neben Xrechnung und ZUGFeRD weitere Formate hinzukommen.
