Hybride Veranstaltung: Die Rechtslage

Die Rechtslage ist vielschichtig. Wir geben einen Überblick, was es zu beachten gibt.
#KET - 1. Karlsruher Eventrecht Tage

Hybride Veranstaltungen sind während der Corona-Pandemie sehr populär geworden und werden auch künftig verbreitet sein, weil sie für Unternehmen viele Vorteile mit sich bringen. Doch ob herkömmliche Veranstaltung oder hybride Veranstaltung: Die Rechtslage muss bei der Organisation und Durchführung des Events natürlich beachtet werden. Bei digitalen Events spielen Rechtsgebiete eine Rolle, die durch das Streaming tangiert werden, und auch die Themen Datenschutz und Vertragsgestaltung sind relevant.

Rechtliche Aspekte bei hybriden Events

Eine Hybridveranstaltung bietet für Unternehmen im Vergleich zur klassischen Präsenzveranstaltung einige Vorteile und erlaubt es, auch in unsicheren Corona-Zeiten mit Geschäftspartnern, Kunden und Interessierten in Kontakt zu treten. Doch auch, wenn die Organisation eines hybriden Events, bei dem nur wenig Leute tatsächlich vor Ort anwesend sind, einfacher anmutet, gilt das für die Rechtslage nicht unbedingt. Das Veranstaltungsrecht, das verschiedene Rechtsvorschriften beinhaltet, die im Zusammenhang mit der Durchführung des Events stehen, muss auch bei einer hybriden Veranstaltung berücksichtigt werden. So muss man sich unter Umständen um Nutzungsrechte kümmern und durch die Übertragung des Events ins Internet muss zudem die Gesetzeslage beim Streaming beachtet werden. Das Streaming berührt darüber hinaus weitere Gesetzesgebiete, u.a. den Datenschutz. Denn bei der Übertragung kommt es schnell vor, dass die Gesichter von Anwesenden im Stream zu erkennen sind. Schon kommt es zu einer Datenverarbeitung und laut Gesetzesbegründung müssen den betreffenden Personen Datenschutzhinweise zugänglich gemacht werden. Weitere rechtliche Aspekte bei hybriden Events betreffen die Vertragsgestaltung. Je nach Art des Events sollten hier einige Fragestellungen vorab geklärt werden, zum Beispiel, ob es ohne Weiteres möglich ist, die Live-Veranstaltung kurzfristig zu verkleinern und die angemeldeten Teilnehmer auf die digitale Veranstaltung zu verweisen. Auch sollte rechtlich alles für den Fall geklärt sein, dass Speaker, Referenten, Künstler etc. pandemiebedingt ausfallen. Sie sehen, die Gesetzeslage ist bei hybriden Veranstaltungen nicht ganz einfach und leicht zu durchschauen: Gerne bieten wir Ihnen für Ihre hybride Veranstaltung hinsichtlich der Rechtslage eine Beratung an. Durch unsere Hinweise und Praxistipps umgehen Sie rechtliche Stolpersteine und bewegen sich in puncto Rechtslage in sicherem Fahrwasser.

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Eine hybride Veranstaltung ist per Definition eine Veranstaltung, die zwei oder mehr Veranstaltungstypen bzw. Erlebnisebenen miteinander kombiniert. Unter hybride Events fallen per Definition also zum Beispiel auch Poetry-Slams, die eine Mischung aus einer Lesung literarischer Texte und einem sportlichen Wettkampf sind, oder manche politische Veranstaltungen, die gleichzeitig einen Volksfestcharakter aufweisen. In puncto Events versteht man unter einer hybriden Veranstaltung einfach eine Kombination aus Präsenzveranstaltung und virtueller Veranstaltung. Bei der Veranstaltung sind Menschen vor Ort, während andere sie per Stream von zu Hause oder unterwegs aus verfolgen können. Beispiele sind hybride Kongresse, Messen, Tagungen, Seminare, Präsentationen u.v.m. Ob die Veranstaltung per Live-Streaming oder on-demand verfolgbar ist, ist Sache des Veranstalters und spielt für die Definition des Begriffs keine Rolle.

Hybride Events können meist in den eigenen Firmenräumen veranstaltet werden, wodurch sich einiges an Geld sparen lässt. Man muss nicht extra eine Location mieten und für Referenten werden keine Reisekosten und Spesen fällig, weil sie sich einfach per Internet zuschalten lassen. Durch die Online-Übertragung lassen sich zugleich zahlreiche Interessenten erreichen. Das Unternehmen kann seine Produkte und Dienstleistungen präsentieren und sein Firmenimage pflegen. Vor Ort oder per Chats ist zudem eine persönliche Kontaktaufnahme zu potentiellen Kunden und Geschäftspartnern möglich. Durch die überschaubare Anzahl an Menschen vor Ort lassen sich hybride Events auch problemlos in Pandemie-Zeiten realisieren: Die Einhaltung eines Sicherheits- und Hygienekonzepts ist bei einem hybriden Event viel eher zu gewährleisten als bei einer Präsenzveranstaltung. Wirkliche Nachteile bringt diese Veranstaltungsform nicht mit sich – manche, die nicht persönlich vor Ort sind, werden vielleicht die Live-Experience einer reinen Präsenzveranstaltung vermissen.

Solange die Pandemie anhält und große Messen und Events problematisch sind, bieten hybride Events einen guten Kompromiss. Aber auch nach der Pandemie wird dieses Veranstaltungsformat seine Berechtigung behalten. Neben den genannten Vorteilen ist es zum Beispiel einfach praktisch, potentiellen Kunden Produkte und Dienstleistungen online präsentieren zu können. Durch die Pandemie ist die Akzeptanz für ein solches Format in der Bevölkerung auch drastisch gestiegen. Viele Menschen wollen gar nicht mehr unbedingt für Launches, Präsentationen oder Seminare vor Ort sein – für sie ist es bequemer, solche Events vom heimischen Sofa aus online zu verfolgen.

Bei Bühnenaufführungen oder Musik muss man sowohl für Präsenzveranstaltungen als auch hybride Events das Urheberrecht beachten. Bei hybriden Events kommt zusätzlich noch das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung hinzu. Möchte man geschützte Musik verwenden, benötigt man außerdem für hybride Events die GEMA-Rechte. Das Streaming einer hybriden Veranstaltung betrifft zudem den Datenschutz – zumindest dann, wenn Gesichter auf der Übertragung erkennbar sind. Ist das der Fall, muss man gemäß Beschlussfassung des Datenschutzgesetzes den betroffenen Personen Datenschutzhinweise zukommen lassen. Hier findet dieselbe Sonderregelung Anwendung wie bei Fotos auf Veranstaltungen. Es gibt also auch bei hybriden Events rechtlich einiges zu beachten.

Veranstalter, die hybride Events planen, benötigen neben einem inhaltlichen Konzept in Pandemie-Zeiten auch ein Hygiene- und Schutzkonzept am Veranstaltungsort. Eine Attendee Journey, welche die Nachverfolgung von Kontaktketten und die Organisationen von Abläufen vor Ort ermöglicht, ist höchst empfehlenswert. Schon bei der Registrierung sollte man Time-Slots für den Einlass vergeben, damit vor Ort alles geordnet abläuft. Bei der Bestuhlung sollten Mindestabstände berücksichtigt werden, es müssen genügend Desinfektionsspender vor Ort vorhanden sein und die Teilnehmer müssen auf die Einhaltung der AHA-Regeln hingewiesen werden.

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