Checkliste: Der Aufbau einer Veranstaltung

Kurz vor dem Event
Checkliste: Der Aufbau einer Veranstaltung

Der Aufbau einer Veranstaltung

Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben.

Rechtlicher Hinweis:
Beachten Sie bitte, dass die Checklisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben, da sie natürlich nicht jede in Betracht kommende Veranstaltungsart und Konstellation abdecken können. Sie beziehen sich nur auf einige rechtlich relevante Themen und ersetzen keine Rechtsberatung.

Beim Aufbau einer Veranstaltung ist empfehlenswert, einige typisch wichtige Dinge zu beachten und ggf. auch im Vorfeld zu klären, von denen wir hier einige aufgelistet haben.

Eine wichtige Rolle spielt hier der Arbeitsschutz: Grundsätzlich muss der Arbeitgeber bei jeder neuen Location, in die er seine Mitarbeiter schickt, eine neue Gefährdungsanalyse machen; ggf. ist auch eine Koordination mit anderen Arbeitgebern erforderlich.

Geht es beim Aufbau hektisch zu, weil die Veranstaltung gleich beginnen soll, ist besondere Vorsicht geboten: Erfahrungsgemäß besteht gerade jetzt ein hohes Unfallrisiko.

Wichtige juristische Aspekte für den Aufbau:

1.) Allgemeines

  • Ablaufplan: Dienstleister, Personal
  • Information des Zeitplanes an Beteiligte
  • Kann ich das später beweisen?


2.) Mietvertrag

  •  siehe auch Checkliste Mietvertrag
  • Aufbauzeiten / Abbauzeiten im Mietvertrag geregelt?
  • Gibt es dort besondere Pflichten?
  • Bestuhlungsplan (und andere Pläne) ausgehändigt bekommen?
  • Bestuhlungsplan geprüft: passen die Maße?
  • Übergabe der Mietsache


3.) Mangelfreiheit der Location?

Mietsache vor der Nutzung auf bereits vorhandene Mängel prüfen!

  • Übergabeprotokoll erstellen
  • Übergabeprotokoll aufbewahren
  • Mängel unverzüglich (= so schnell wie möglich, nicht warten!) und schriftlich (per Fax, Mail, Whatsapp…!) dem Vermieter melden
  • Mängel auch unverzüglich dem eigenen Versicherer melden, wenn die Wahrscheinlichkeit besteht, dass man selbst den Mangel verursacht hat.


4.) Diebstahlschutz

  • Zugangskontrollen
  • Nachtwache
  • Versicherung abschließen?
  • Sind Aufbau / Abbau vom Versicherungsschutz umfasst?


5.) Versicherung für den Aufbau und Abbau

  • Sind die Beschäftigten (unfall-)versichert?
  • Sind besondere Risiken zu versichern?
  • Sind auch Aufbautätigkeiten versichert?
  • Wenn Mitarbeiter mit eigenen Fahrzeugen anfahren: Sind sie mitversichert?


6.) Personal

  • Eigenes Personal= Arbeitnehmer
    • Auswahl / Geeignetheit
    • Arbeitsschutz (siehe auch unten; allgemein zur Kategorie Arbeitsschutz)
    • Kosten in der Kalkulation enthalten/aktualisiert?
  • Fremdpersonal
    • Liegt ein Fall der Arbeitnehmerüberlassung vor?
    • Kosten in der Kalkulation enthalten bzw. aktualisiert?
    • Einbezug in Arbeitsschutzmaßnahmen? (Koordination/Unterweisung)
  • Freie Mitarbeiter
    • Auswahl / Geeignetheit
    • Klare Abgrenzung zur Scheinselbständigkeit? → andernfalls müssen auch die Freien in die Arbeitsschutzmaßnahmen einbezogen werden!
    • Kosten in der Kalkulation enthalten bzw. aktualisiert?


7.) Gefährdungsanalyse durchgeführt?

Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitsplatz, also auch beim Aufbau einer Veranstaltung eine Analyse der möglichen Risiken für seine Arbeitnehmer durchführen.

zum Begriff der Gefährdungsbeurteilung


8.) Maßnahmen zum Schutz der Mitarbeiter

  • Persönliche Schutzausrüstung notwendig und geprüft?
    • Sicherheitsschuhe
    • Helm
    • Sonnenschutz / Hitzeschutz
    • Kälteschutz
    • Gehörschutz
  • Lärmschutz (allgemein zur Kategorie Lärmschutz)
    • Vorsorgeuntersuchung anbieten oder als Pflicht?
    • Lärmbereiche kennzeichnen
    • Lärmminderungsprogramm
    • Messung / Protokollierung


9.) Arbeitszeiten

  • Fahrtzeiten = Arbeitszeiten?
  • Aufbauzeiten und Abbauzeiten
  • Pausen
  • Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen
  • Wenn Arbeit am Sonntag: Ist sie gesetzlich erlaubt?


10.) Toiletten

  • Waschgelegenheiten
  • Aufenthaltsraum


11.) Dokumentation

  • Dokumentation der Maßnahmen zur Sicherheit der Arbeitnehmer führen und aufbewahren!
  • Überstunden aufschreiben! (Achtung: Laut EuGH muss die Arbeitszeit allgemein erfasst werden)


12.) Unterweisung

  • Unterweisung vor erstmaligem Arbeitsantritt
  • (Neue) Unterweisung für neuen Arbeitsplatz, bspw. auf einer neuen Location.
  • Unterweisung von den Beschäftigten schriftlich bestätigen lassen.
  • Sind Leiharbeitnehmer eingewiesen?
  • Sind Beschäftigte anderer Betriebe eingewiesen?
  • Können Vorgesetzte für Rückfragen erreicht werden?


13.) Koordinierung mit anderen Arbeitgebern erforderlich?

  • Koordinierung mit anderen Arbeitgebern zwar nicht gesetzlich erforderlich, aber sinnvoll?
  • Bestellung eines Sicherheitskoordinators erforderlich?
  • Bestellung eines Sicherheitskoordinators zwar nicht gesetzlich erforderlich, aber trotzdem sinnvoll?


14.) Anwesenheit anderer verantwortlicher Personen erforderlich?

  • Ersthelfer
  • Brandschutzhelfer
  • Einsatzleiter
  • Können verantwortliche Personen erreicht werden?

zur Übersicht aller Verantwortlichen auf einer Veranstaltung


15.) Anwesenheit eines Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik erforderlich?

  • Versammlungsstättenverordnung anwendbar? Wenn ja:
    • Auf- oder Abbau bühnen-, studio- und beleuchtungstechnischer Einrichtungen von Großbühnen oder Szenenflächen mit mehr als 200 qm Grundfläche oder Mehrzweckhallen mit mehr als 5.000 Besucherplätzen, wesentliche Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten an diesen Einrichtungen und technische Proben.
    • Generalproben, Veranstaltungen, Sendungen oder Aufzeichnungen von Veranstaltungen auf Großbühnen oder Szenenflächen mit mehr als 200 qm Grundfläche oder Mehrzweckhallen mit mehr als 5.000 Besucherplätzen.
    • Szenenflächen mit mehr als 50 qm und nicht mehr als 200 qm Grundfläche oder Mehrzweckhallen mit nicht mehr als 5.000 Besucherplätzen.
  • Kosten in der Kalkulation enthalten/aktualisiert?


16.) Rettungswege

  • ständig in voller Breite freigehalten?


17.) Brandschutz

  • Besondere Maßnahmen erforderlich?
  • Brennbare Verpackungsmaterialien verräumt?
  • Rettungswege, notwendige Flure und notwendige Treppenhäuser von brennbarem Material freigehalten?
  • Brandbekämpfungsmittel auch beim Aufbau und Abbau vor Ort?


18.) Notfallkonzept

  • ErsteHilfe-Material vor Ort
  • Ersthelfer vor Ort
  • Lotsen/Einweiser für Rettungskräfte


19.) Sind Genehmigungen erforderlich?

  • Wegerechte / Überfahrrechte
  • Nachtfahrten


20.) Strom

  • Mengen, Anschlüsse, Anforderungen usw. errechnet bzw. von Dienstleistern errechnen lassen?
  • Mengen, Anschlüsse, Anforderungen an Dienstleister kommuniziert (z.B. Elektriker, Vermieter usw.)
  • Geklärt, wer Anschlüsse bis zu welcher Abnahmestelle verlegt?
  • Elektrotechnische Prüfung?
  • Überfahrschutz (ggf. Stolpergefahr?)
  • Regenschutz/Nässeschutz
  • Kosten in der Kalkulation enthalten/aktualisiert?


21.) Müllentsorgung

  • Mülleimer
  • Abtransport – Zeitabstimmung
  • Kosten in der Kalkulation enthalten/aktualisiert?
  • Müllentsorgung
    • Mülleimer
    • Abtransport – Zeitabstimmung
    • Kosten in der Kalkulation enthalten/aktualisiert?


22.) Wasser

  • Trinkwasser notwendig?
  • Mengen, Anschlüsse, Anforderungen usw. errechnet bzw. von Dienstleistern errechnen lassen?
  • Mengen, Anschlüsse, Anforderungen an Dienstleister kommuniziert (z.B. Installateur, Vermieter usw.)
  • Überfahrschutz (ggf. Stolpergefahr?)
  • Frostschutz
  • Kosten in der Kalkulation enthalten/aktualisiert?

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