Beweis des Zugangs beim Empfänger

Wie können Sie beweisen, dass Ihr Schriftstück (z.B. Rechnung, Mahnung, Mangelanzeige) beim Empfänger zugegangen ist?

Diese Frage spielt eine Rolle dann, wenn es um die Fälligkeit einer Rechnung geht, aber auch um den Zugang eines Bestätigungsschreibens oder der Beginn von Fristen.

Wer einem anderen etwas schickt und behauptet, dass er das bekommen habe, muss es auch beweisen. Allein die Behauptung, man habe es abgeschickt, reicht grundsätzlich nicht aus.

1. Zeugen

Bei der Übergabe des Schriftstücks an den Empfänger oder beim Einwurf in den Briefkasten kann ein Zeuge dabei sein, der die Tatsache dem Richter später bestätigt. Achten Sie darauf, dass der Zeuge sich das Geschehene aufschreibt: Es kann sein, dass der Prozess erst Jahre später läuft, und dann kann sich niemand mehr an vielleicht wichtige Details glaubwürdig erinnern.

2. Gerichtsvollzieher

Auch möglich ist eine Zustellung per Gerichtsvollzieher. Diese „Dienstleistung“ kostet natürlich etwas mehr, dafür aber kann man den Zugang recht gut nachweisen: Der Gerichtsvollzieher hat eine Kopie vom Schriftstück und bestätigt auf dieser Kopie, wann er wem das Original ausgehändigt hat. So kann später notfalls diese Bestätigung dem Gericht vorgelegt bzw. der Gerichtsvollzieher als Zeuge befragt werden.

3. Einschreiben

Einschreiben sind nicht immer das, was sie hergeben.

Ein Einwurfeinschreiben bspw. ist verhältnismäßig wenig wert, wenn es um die Beweiskraft geht. Im schlimmsten Fall können Sie nämlich mit dem Einwurfeinschreiben gar nicht beweisen, dass der Postbote das Einschreiben in den richtigen (!) Briefkasten eingeworfen hat, sondern nur, dass er es überhaupt „irgendwo“ eingeworfen hat.

Beim Einschreiben mit Rückschein können Sie grundsätzlich nur beweisen, dass der Empfänger einen Briefumschlag erhalten hat – denn nur das bestätigt er mit der Unterschrift auf dem Rückschein. Sie können damit aber nicht ohne Weiteres beweisen, was im Briefumschlag war.

Ein Einschreiben mit Rückschein kann allenfalls dann als Beweis des Zugangs helfen, wenn Sie folgende Schritte beachtet haben:

• Ein Zeuge fertigt sich eine Kopie des Originals an und vermerkt die weiteren Schritte auf seiner Kopie (damit er sich später zweifelsfrei daran erinnern kann).
• Der Zeuge steckt das Original in den Umschlag und klebt den Rückschein auf.
• Der Zeuge lässt den Umschlag nicht aus den Augen und gibt ihn bei der Post als Einschreiben mit Rückschein auf.

Der Aufwand ist hoch, und selbst dann besteht keine Garantie, dass der Beweis des Zugangs auch wirklich gelingt: Es kann nämlich noch Probleme geben, wenn  der Rückschein nicht ordentlich ausgefüllt ist (z.B. wenn das Datum fehlt, oder die Unterschrift, oder Sie können nicht nachweisen, dass die Unterschrift zum Empfänger gehört).

4. Übergabe gegen Empfangsquittung

Wenn Sie das Schriftstück gegen Quittung übergeben, dann sollte allerdings (1.) klar sein, was übergeben wurde (= deutlich auf die Quittung schreiben) und (2.) wie derjenige heißt, der unterschreibt. Ansonsten ist eine Originalunterschrift natürlich immer sehr wertvoll, wenn es um die Beweiskraft geht.

5. Fax

Eine Zusendung per Fax und der Ausdruck des Sendeprotokolls ist nicht unbedingt ausreichend, selbst wenn auf dem Sendeprotokoll „ok“ angegeben ist. Viele Gerichte akzeptieren dies als Beweis nicht.

6. E-Mail / Lesebestätigung

Ähnlich ist es bei der Lesebestätigung, die auf eine E-Mail folgt: Auch diese ist kein Beweis für den Zugang Ihrer E-Mail.

7. Normalpost

Wenn Sie einen Brief verschicken, bedeutet das nicht, dass er auch angekommen ist. Allenfalls, wenn Sie beweisen können (bspw. durch einen Zeugen), dass Sie den Brief abgesendet haben, so könnte dies unter Umständen ein Indiz dafür sein, dass vielleicht der Brief auch angekommen ist.

Was tun?

Im Zweifel mehrere Möglichkeiten kombinieren: Vorab per Fax, Mail und dann per Einschreiben. Wenn eine Lesebestätigung kommt, das Sendeprotokoll „ok“ druckt und Sie einen Rückschein in der Hand haben, dann wird es für den Empfänger sehr schwierig, dem Richter überzeugend klarzumachen, dass er rein gar nichts bekommen hätte.