Checkliste
Vorbereitung

Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben, hier für die Zeit vor der Veranstaltung mit der “Checkliste Vorbereitung”. Bei der Planung einer Veranstaltung ist empfehlenswert, sich über wichtige Punkte im Voraus Gedanken zu machen, hier haben wir einige Beispiele aufgelistet: Schon an dieser frühen Stelle kann die Weiche gestellt werden z.B. für:

• den Umfang der Verantwortung,
• unnötige Risiken sowie
• unnötige bzw. nicht kalkulierte (Mehr-)Kosten.

1. Wer bin ich, welche Funktion hat mein Unternehmen/Arbeitgeber?
   • Veranstalter
   • Vermieter
   • Auftragnehmer/Dienstleister
2. Meine Aufgaben
   • Welche Aufgabe habe ich persönlich?
   • Welche Aufgaben habe ich dagegen nicht?
   • Kann ich das später beweisen?
   • Bin ich geeignet, die Aufgabe zu übernehmen?
3. Um welche Veranstaltung geht es?
   • Habe ich damit ausreichend Erfahrung?
   • Habe ich ausreichend Zeit für eine ordnungsgemäße Vorbereitung?
   • Habe ich ausreichend finanzielle Mittel für eine ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung?
   • Habe ich ausreichende personelle Ressourcen?
   • Habe ich verlässliche Vertragspartner und Mitarbeiter/Kollegen?
4. Um welche Veranstaltungsart handelt es sich, und welche Auswirkungen haben ihre spezifischen Rechtsfolgen?
5. Weist die Veranstaltung Besonderheiten auf?
   • z.B. Pyrotechnik, szenische Effekte, Waffen, Tiere…
   • Muss ich hierüber jemanden informieren? Bespiele:
     • Vermieter der Location
     • Versicherer
     • Genehmigungsbehörde
     • Feuerwehr
     • Sanitätsdienst, Sicherheitsdienst
   • Benötige ich dafür Genehmigungen oder Erlaubnisse?
   • Muss ich besondere Sicherheitsmaßnahmen dafür treffen?
   • Ist die Location für diese Besonderheiten geeignet? (siehe auch Checklisten Aufgaben des Mieters einer Location)
6. Veranstaltungskonzept
   • Ist das Konzept überprüft, ob juristische Stolperfallen enthalten sind?
   • Sind schon jetzt Risiken erkennbar?
7. Habe ich mit allen Dienstleistern Verträge?
   • Sind sie zu Nachweiszwecken (auch gegenüber Kunden, Arbeitgeber) schriftlich?
   • Habe ich dort alles mündlich Besprochene geregelt?
   • Gibt es Besonderheiten in den Verträgen?
     • Vorkasse, Vorschuss? Fälligkeiten?
     • Übertragung von Pflichten/Aufgaben
       • Kann der Delegierte die Aufgaben ordnungsgemäß wahrnehmen?
       • Sind Kontrollen bzw. eine Überwachung notwendig?
       • Ist die Delegation bekannt gemacht?
   • Sind die im Vertrag genannten Fristen im Kalender notiert?
   • Sind die Rollen der Beteiligten eindeutig geklärt? Auch meine?!?
     • Veranstalter
     • Betreiber
     • Gastwirt
   • Sind die wesentlichen Funktionen und Funktionsträger allen anderen bekannt?
8. Was muss ich alles tun?
   • Veranstaltung(-sart) definieren und Rechtsfolgen dieser Art kennen
   • Aufgabenliste erstellen
   • Kalkulation erstellen und Einhaltung beobachten
   • Muss ich Fristen beachten? Habe ich diese notiert?
     • Termine mit Auftraggebern
     • Termine mit Behörden
     • Fristen für Antragstellung von Genehmigungen
9. Wen muss ich über die Veranstaltung im Vorfeld informieren?
   • Nachbarn, Anwohner
   • (Genehmigungs-)Behörden
   • Versicherer
10. Habe ich ausreichend Versicherungsschutz?
    • Ist der Versicherer über ggf. zusätzliche Risiken informiert?
    • Habe ich das Kleingedruckte gelesen und verstanden?
    • Sind die Inhalte der Veranstaltung versichert?