Checkliste für Vorüberlegungen auf dem Weg zu einer Veranstaltung

Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben, an wichtige Aspekte zu denken, bevor es richtig losgeht.

Beachten Sie bitte, dass die Checklisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben, da sie natürlich nicht jede in Betracht kommende Veranstaltungsart und Konstellation abdecken können. Sie beziehen sich nur auf einige rechtlich relevante Themen und ersetzen keine Rechtsberatung.

Bei vielen Themen ist wichtig, sich frühzeitig Gedanken zu machen. Wir erleben das in unserem Beratungsalltag oft beim Datenschutz, dass bei komplexen Datenflüssen (bspw. zwischen mehreren Beteiligten mit unterschiedlichen Absichten und Rechtsgrundlagen) viel Abstimmungsbedarf besteht und oftmals auf beiden Seiten Juristen beteiligt sind (was nochmal zusätzlich viel Zeit kostet). Daher haben wir in der folgenden Liste Themen genannt, bei denen es ratsam ist, sie früh auf dem Schirm zu haben.

1. Ist man der alleinige Veranstalter bzw. der alleine Auftragnehmer auf einer Hierarchieebene? Oder gibt es Partner?
   • Ansonsten ggf. Kooperationsvertrag schließen → Unterseite Kooperationsvertrag
2. Welche Art von Veranstaltung soll durchgeführt werden? Welche besonderen Rechtsfolgen ergeben sich aus ihr? → Übersicht Veranstaltungsarten
3. Welche Datenverarbeitungen finden statt? Es ist ratsam, sich frühzeitig Gedanken zu machen, um einerseits einen Überblick zu wahren, und andererseits ausreichend Zeit zu haben, auch komplexe Datenflüsse zu strukturieren → Checkliste Datenverarbeitungen
4. Wird Künstliche Intelligenz eingesetzt? Auch hierüber sollte man sich frühzeitig Gedanken machen, weil ggf. Informationen über die KI beschafft werden müssen und eine Risikoeinstufung vorgenommen werden muss → Unterseite KI
5. Welche Beteiligten müssen ggf. frühzeitig involviert werden?
   • Betriebsrat bzw. Personalrat, der bei zustimmungspflichtigen Maßnahmen zustimmen muss
   • Datenschutzbeauftragter, der ggf. wissen muss, ob es neue/andere Datenverarbeitungen gibt
   • Compliance-Officer
   • KI-Beauftragter
   • Rechtsabteilung oder Rechtsanwalt
   • Steuerabteilung oder Steuerberater
   • Versicherungsabteilung oder Versicherung oder -Makler
   • Fachpersonen für Veranstaltungssicherheit
   • Fachpersonen für Arbeitssicherheit
   • Ordnungsamt, Bauamt, andere Ämter
   • Ggf. weitere Verantwortliche → Übersicht Verantwortliche
6. WelcheRisiken kann es geben, und durch welche Maßnahmen können sie minimiert werden? → Checkliste Risiken

Weiterführende Links:

Übersicht aller Checklisten Stichworte