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Vorvertrag, Pitch, Vorleistungen, Letter of intent…

Vorvertrag, Pitch, Vorleistungen, Letter of intent…

Von Thomas Waetke 6. August 2022

Vor einem Vertrag steht oftmals die Mühe, den potentiellen Kunden vom Vertragsschluss zu überzeugen. Das Angebot muss überzeugend sein, der Preis muss stimmen. Damit man ein solches Angebot erstellen kann, sind aber oftmals schon Arbeiten erforderlich – in der Hoffnung, dass der Auftrag am Ende erteilt wird. Je mehr Zeit und Geld in diese Vorarbeiten gesteckt wird, desto mehr stellt sich die Frage: Muss der Auftraggeber bezahlen, auch wenn er den Auftrag nicht bezahlt? Darf er die Inhalte verwenden, auch wenn kein Vertrag geschlossen wird?

Schauen Sie sich unser Erklärvideo an: Darin erklären wir, wo das Problem liegt und was wir Ihnen anbieten.

Einzelheiten zu einem Vorvertrag:

Mit dem Vorvertrag bzw. Letter of intent bzw. einem Vorvertrag soll u.a. Planungssicherheit geschaffen werden und Vertrauen aufgebaut werden.

Welche Wirkung ein Letter of intent hat, hängt von seinen Formulierungen ab: Daraus lässt sich ablesen, welchen Grad von Verbindlichkeit er haben soll – von absolut unverbindlich bis zu quasi-vertraglich verbindlich ist alles denkbar. Daher ist vor der Erstellung eines solchen Dokuments sorgfältig zu prüfen, was man damit genau erreichen möchte.

Die Begrifflichkeiten selbst sagen wenig aus, neben dem „Letter of Intent“ gibt es u.a. auch:

  • „Notice of Intent“
  • „Memorandum of Understanding“
  • „Termsheet“
  • „Agreement in Principal“

Wichtig ist vielmehr eine klare Ausformulierung bzw. Definition, wie verbindlich die Vereinbarung sein soll. Man sollte vermeiden, nur mit vermeintlich bekannten Begriffen zu arbeiten.

Bevor ein potentieller Auftraggeber einen Auftrag erteilt, holt er Angebote ein. Agenturen, Berater, Vermieter und Dienstleister überlegen, rechnen, kalkulieren, telefonieren, konzeptionieren… um am Ende ein Angebot erstellen zu können.

In vielen Fällen steckt in solchen Angeboten bereits viel Arbeit: Es werden Wünsche des potentiellen Kunden abgefragt, potentielle Leistungsträger kontaktiert, Verfügbarkeiten optioniert, Locations besichtigt oder Pläne gezeichnet.

Wenn der Auftraggeber am Ende den erhofften Auftrag erteilt, ok. Was passiert aber, wenn der Vertrag nicht zustande kommt?

  • Erhält der enttäuschte Auftragnehmer seine Mühen vergütet?
  • Darf der potentielle Kunde die Inhalte des Angebotes zu eigenen Zwecken verwerten? Z.B. darf er gezeichnete Pläne nutzen? Darf er das angefragte Hotel nun auch selbst buchen?

Vor dem Vertragsschluss stehen oftmals lange Verhandlungen an, viele Details müssen geklärt und Vertragsklauseln besprochen werden. Unter Umständen müssen neben den Fachabteilungen aber auch Rechtsabteilungen oder Anwälte eingebunden werden.

Das kostet Zeit, viele Wochen oder Monate sind keine Seltenheit. Wenn aber ein festgelegter Termin immer näher rückt, taucht die Situation auf, dass erste Arbeiten bereits erledigt werden müssten, um den Termin halten zu können.

Wenn der Vertrag nach den Verhandlungen dann zustande kommt, ist alles ok. Was passiert aber, wenn der Vertrag nicht zustande kommt?

  • Kann der bereits vorleistende Dienstleister seine Arbeiten abrechnen?
  • Darf der Kunde die Ergebnisse dieser Vorarbeiten zu eigenen Zwecken verwerten? Z.B. darf er gezeichnete Pläne nutzen? Darf er das erstellte Konzept umsetzen?

Verhandlungstermine:

Man kann Termine vereinbaren, zu denen die noch offenen Punkte, die am eigentlichen Vertragsschluss hindern, verhandelt werden.

Zusammenstellung von Arbeitsgruppen:

Jeder Partner kann Personen benennen, die zusammen mit dem anderen Partner die Verhandlungen führen sollen.

Regelung der Kommunikation:

Auf welchen Kanälen soll oder kann verbindlich kommuniziert werden?

Bedeutung von Protokollen und Aussagen:

Sollen Protokolle, die aus einer Verhandlung entstehen, verbindlichen Charakter haben, wenn der Empfänger des Protokolls nicht widerspricht, oder soll der Inhalt bestätigt werden? Allgemein, welche Bedeutung sollen Aussagen der jeweiligen Partner haben? Hier muss man überlegen, wie „eng“ man sich halten will, da allzu viel Verbindlichkeit womöglich dazu führt, dass die Verhandlungen wenig flexibel verlaufen könnten, weil jeder aufpasst, was er sagt.

Mitwirkungspflichten:

Muss ein Partner eine bestimmte Leistung erbringen, damit wiederum der andere Partner das tun kann, was er laut Vorvertrag tun soll?

Bedingungen für den Abbruch der Verhandlungen:

Unter welchen Umständen kann ein Partner die Verhandlungen abbrechen, und damit verhindern, dass der eigentliche Vertrag zustande kommt? Eine Bedingung könnte bspw. das Erreichen eines Zeitpunktes sein, oder einen bestimmten Projektabschnitts.

Rechtsfolgen eines Abbruchs:

Eine zentrale Rolle spielt die Frage, was nach einem – verschuldeten oder unverschuldeten – Abbruch mit entstandenen Kosten, entstandenen Rechten usw. passiert. Hier könnte man bspw. regeln, dass eine Partei der anderen Partei die Vorbereitungskosten ersetzen muss, wenn die Verhandlungen grundlos abgebrochen werden (sog. break-up-fee).

Beide Parteien müssen überlegen, ob sie dieses Risiko eingehen wollen. Um dieses Risiko abzufedern, lässt sich bspw. einer Obergrenze von erstattungsfähigen Vorbereitungshandlungen vereinbaren. Ebenso könnte man umso mehr die Bedingungen eines Abbruch es präzise formulieren, die dann eben nicht zur Erstattung der Kosten führen sollen.

Die Vertragspartner verarbeiten fremde personenbezogene Daten, wenn sie bspw. die Telefonnummer, Mailadresse, Namen usw. von Mitarbeitern des anderen speichern (bspw. im Outlook). Das ist nur eine von mehreren denkbaren Beispielen. In diesen Fällen muss der Veranstalter die betroffenen Personen informieren und bspw. über die Verantwortlichkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Rechte → es ist eine Datenschutzerklärung erforderlich!

Wenn der (künftige) Auftragnehmer bereits im Auftrag seines (potentiellen) Kunden fremde Daten verarbeitet, kann bereits in diesem frühen Stadium ein sog. Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen werden müssen.

Noch wenige Schritte zu Ihrem Vorvertrag:

Sie haben Interesse an einzelnen Klauseln, an einem Vorvertrag bzw. Allgemeinen Geschäftsbedingungen?

Schreiben Sie uns gerne eine E-Mail an info@eventfaq.de, oder füllen Sie das Formular aus – wir melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen, um ein paar Details zu klären. Dann können Sie gerne auch ein unverbindliches Angebot erhalten.

Warum macht eine kurze Besprechung vorher Sinn? Wir können mit unserer Erfahrung sicherlich leichter den wirklichen Bedarf und die passenden Vertragstypen identifizieren. Daher bieten wir gerne vorab ein unverbindliches Gespräch an.

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