Checkliste
Aufbau einer
Veranstaltung
Was ist rechtlich zu beachten?
Mit unseren Checklisten möchten wir eine Hilfestellung geben, hier mit der “Checkliste Vorbereitung”.
Beachten Sie bitte, dass die Checklisten keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben, da sie natürlich nicht jede in Betracht kommende Veranstaltungsart und Konstellation abdecken können. Sie beziehen sich nur auf einige rechtlich relevante Themen und ersetzen keine Rechtsberatung.
Beim Aufbau einer Veranstaltung ist empfehlenswert, einige typisch wichtige Dinge zu beachten und ggf. auch im Vorfeld zu klären, von denen wir hier einige aufgelistet haben.
Eine wichtige Rolle spielt hier der Arbeitsschutz: Grundsätzlich muss der Arbeitgeber bei jeder neuen Location, in die er seine Mitarbeiter schickt, eine neue Gefährdungsanalyse machen; ggf. ist auch eine Koordination mit anderen Arbeitgebern erforderlich.
Geht es beim Aufbau hektisch zu, weil die Veranstaltung gleich beginnen soll, ist besondere Vorsicht geboten: Erfahrungsgemäß besteht gerade jetzt ein hohes Unfallrisiko.
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Die Aufbau-Checkliste:
- Ist geklärt: Wer ist für was verantwortlich? Beispiele:
- für den Arbeitsschutz (insb. Arbeitszeiten)
- Catering, Übernachtung, Anreise
- Beschaffung und Transport Material
- Beschaffung Werkzeug
- Sind Aufbau- und Abbaupläne schriftlich dokumentiert?
- Achtung: Das kann auch mal relevant für das Thema Arbeitszeit werden. Wenn bei der Erstellung der Pläne nämlich klar wird, dass Arbeitszeiten, Pausenzeiten oder Ruhezeiten u.a. nicht eingehalten werden können, kann das sogar strafrechtlich relevant werden.
- Gibt es im Mietvertrag o.a. Beschränkungen für den Aufbau oder Abbau? Beispiele:
- Öffnungszeiten
- Durchfahrtszeiten
- Bestuhlungspläne…
- Gibt es andere Beschränkungen?
- Lärmschutz
- Nachtzeiten
- Beleuchtung
- Platz
- Querung durch Fußgänger
- Durchfahrts- und Durchgangshöhen und -breiten
- Stufen
- Treppen
- Rampen
- Fahrstühle (Türbreiten)
- Wendemöglichkeiten
- Gewicht (Tiefgarage?)
- unebener Boden, weicher Boden (auch durch Regen aufgeweicht)
- Entfernung zum Veranstaltungsort…
- Erstreckt sich der Versicherungsschutz auch auf Aufbau und Abbau?
- Ist geprüft, welches Personal anwesend sein wird? Daran richten sich ggf. notwendige Maßnahmen aus.
- Eigene Beschäftigte
- Leiharbeitnehmer
- fremdes Personal
- Freelancer…
- Ist geprüft, ob bestimmtes Personal anwesend sein MUSS?
- Ersthelfer
- Aufsicht führende Person
- Veranstaltungsleiter
- Projektleiter
- Koordinatoren
- Technischer Leiter o.ä….
- Ist eine Gefährdungsanalyse auch für den Aufbau und Abbau durchgeführt? Der Arbeitgeber muss für jeden Arbeitsplatz, also auch beim Aufbau einer Veranstaltung eine Analyse der möglichen Risiken für seine Arbeitnehmer durchführen.
- Hitze, Kälte
- Absturz
- Alleinarbeit
- Lasten über Kopf
- Zusammenarbeit mit anderen Gewerken
- Gibt es eine Abnahme für die Übergabe?
- Sind Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten getroffen?
- Sicherheitsschuhe
- Helm, Absturzsicherung
- Sonnenschutz / Hitzeschutz
- Kälteschutz
- Gehörschutz
- Getränke
- Pausenmöglichkeiten
- Toiletten
- Handwaschmöglichkeiten…
- Sind die Arbeitszeiten der Beschäftigten eingehalten?
- Reisezeiten = Arbeitszeiten?
- Aufbauzeiten und Abbauzeiten
- Pausen
- Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen
- Wenn Arbeit am Sonntag: Ist sie gesetzlich erlaubt?
- Ist eine arbeitsschutzrechtliche Koordinierung mit anderen Arbeitgebern notwendig?
- Können verantwortliche Personen jederzeit erreicht werden? Handynummern bekannt? Funk? Festnetz? Runner?
- Mietsache vor der Nutzung auf bereits vorhandene Mängel prüfen! Übergabeprotokoll erstellen und aufbewahren, Mängel unverzüglich schriftlich anzeigen…
- Ist sichergestellt, dass Rettungswege ständig in voller Breite freigehalten werden? (auch bei Aufbau und Abbau)
- Ist für Bewachung bzw. Diebstahlschutz gesorgt? Insbesondere in der Nacht bzw. insbesondere dann, wenn niemand mehr vor Ort ist.
- Dürfen Verpackungen im Veranstaltungsort aufbewahrt werden? Das wird oftmals in Mietverträgen geregelt (wg. Brandschutz).
- Wird Abfall ordnungsgemäß entsorgt oder gelagert? (Brandschutz, Sondermüll)
- Wer führt die Endreinigung durch?
- Sollen (Zwischen-)Ergebnisse oder die Fertigstellung zu Beweiszwecken dokumentiert werden?
- Was passiert mit Fundsachen?
- Gibt es eine Abnahme für die Rückgabe?
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