Größere Veranstaltungen sind komplexe Systeme. Veranstaltungsleitung, Ordnungsdienst, Sanitätsdienst, Brandsicherheitswache, Veranstaltungstechnik, Verkehrsmanagement und weitere Beteiligte übernehmen jeweils eigene Aufgaben. Eine zeitgemäße Veranstaltungsführung kann deshalb nicht isoliert innerhalb einzelner Organisationen stattfinden. Sie muss als gemeinsame, interdisziplinäre Aufgabe verstanden werden.
Eine bloße telefonische Erreichbarkeit der Beteiligten reicht dafür häufig nicht aus. Die wichtigsten Akteure sollten nicht nur technisch und organisatorisch miteinander vernetzt, sondern während des Veranstaltungsbetriebs auch räumlich in einer gemeinsamen Führungsstelle zusammengeführt werden. Dort laufen relevante Informationen zusammen, werden bewertet und zu einem möglichst vollständigen Lagebild verdichtet.
Sind einzelne Organisationseinheiten so groß, dass sie eine eigene Führungsstelle benötigen – beispielsweise der Ordnungs- oder Sanitätsdienst –, sollte mindestens eine feste Verbindungsperson in die gemeinsame Führungsstelle entsandt werden. Sie stellt den kontinuierlichen Informationsaustausch sicher, übermittelt Entscheidungen und trägt aktuelle Erkenntnisse aus der eigenen Organisation in die gemeinsame Lagebewertung ein.
Auch die Einbindung von Behörden kann eine wertvolle Ergänzung sein. Insbesondere Vertreter der Polizei und der zuständigen Genehmigungs- oder Ordnungsbehörde können dazu beitragen, Informationen schnell zusammenzuführen und behördliche Einschätzungen unmittelbar in die Lagebesprechung einzubringen. Die jeweiligen Zuständigkeiten und Entscheidungsbefugnisse der Beteiligten bleiben dabei unberührt. Die räumliche Nähe verkürzt jedoch Kommunikationswege und ermöglicht es, erforderliche Entscheidungen schneller abzustimmen, zu treffen und an die betroffenen Stellen weiterzugeben.
Eine gemeinsame Führungsstelle verbessert zudem die organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Unterstützungsbedarfe werden frühzeitig erkannt, Ressourcen können zielgerichtet eingesetzt und Maßnahmen besser aufeinander abgestimmt werden. Gerade bei dynamischen oder sicherheitsrelevanten Entwicklungen ist dies ein wesentlicher Vorteil – und kommt unmittelbar der Sicherheit der Besucherinnen und Besucher zugute.
Damit die Zusammenarbeit funktioniert, müssen Aufbau, Besetzung, Kommunikationswege, Zuständigkeiten und Entscheidungsprozesse bereits vor der Veranstaltung eindeutig festgelegt und gemeinsam erprobt werden. Eine Führungsstelle ist nicht allein ein Raum mit technischer Ausstattung, sondern vor allem eine verbindliche Organisations- und Kommunikationsstruktur.
Die Erfahrung zeigt: Veranstaltungen, die einmal erfolgreich mit einer gemeinsamen Führungsstelle gearbeitet haben, möchten auf dieses Instrument meist nicht mehr verzichten. Zu deutlich sind die Vorteile eines gemeinsamen Lagebildes, kurzer Abstimmungswege und einer koordinierten Veranstaltungsführung.
Gerne beraten wir Veranstalter bei der Konzeption und Einrichtung einer gemeinsamen Führungsstelle sowie bei der Entwicklung geeigneter Führungs- und Kommunikationsstrukturen.
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