Wie beweist man, dass der andere die Mail bekommen hat?

In einem vorherigen Beitrag hatte ich erklärt, was ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben ist und wie man reagieren soll, wenn man ein solches erhält.

Darin hatte ich unter anderem auch erklärt, dass man diese Schreiben unverzüglich nach einem Gespräch seinem Gesprächspartner schicken soll, damit es seine Beweiskraft entfalten kann. Eine Frage kann sich natürlich stellen: Wie kann man beweisen, dass der andere Gesprächspartner dieses Bestätigungsschreiben erhalten hat?

Man stelle sich vor: Man will bspw. den Inhalt eines Telefongesprächs beweisen, und schickt zu diesem Zweck umgehend danach ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben an den Gesprächspartner. Der behauptet aber später, er habe dieses nie erhalten.

Wie kann man das Gegenteil beweisen?

Grundsätzlich gilt: Wer etwas behauptet, muss es beweisen. Wer also behauptet, er habe ein Bestätigungsschreiben an den anderen geschickt, muss das beweisen – bzw. konkret: Er muss beweisen, dass es bei dem anderen zugegangen ist (d.h. der Beweis des Absendens allein reicht nicht). Konkret: Der Absender muss beweisen, dass das Schreiben in den Machtbereich des Empfängers fristgerecht eingegangen ist (bspw. zum Server des Empfängers gelangt ist, so dass die E-Mail dort abrufbereit zur Verfügung steht).

Lesebestätigung?

In einen arbeitsgerichtlichen Verfahren hatte das Landesarbeitsgericht NRW mal entschieden, dass eine automatisch generierte und vom Absender angeforderte Lesebestätigung des Empfängers ausreiche (die Besonderheit in diesem Fall lag darin, dass unstreitig die Mail auf den Server gelangt war, es ging nur noch um die Uhrzeit des Abrufs am Schreibtisch). Soweit ich weiß, gibt es dazu eine höhergerichtliche Entscheidung im Zivilrecht noch nicht; aber sicherlich dürfte zwischenzeitlich einiges dafür sprechen, dass eine Lesebestätigung ausreichen könnte (leider Konjunktiv!).

Ein Problem kann hingegen sein, wenn man eine Lesebestätigung anfordert, sie aber nicht kommt – entweder weil der Empfänger auf „nein“ klickt, oder weil es ein technisches Problem gibt. Denn nun weiß ja der Absender, dass seine Mail möglicherweise nicht zugegangen sein könnte. Er muss nun also nochmals eine Mail schicken (oder einen anderen Kommunikationsweg probieren), und wichtig: Innerhalb der Frist! (bei einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben also unverzüglich nach der Besprechung, nicht unverzüglich nach dem Zustellversuch!

Was aber, wenn man keine Lesebestätigung anfordert? Wie will man dann nachweisen, dass die eigene Mail auf dem Server des Empfängers eingegangen ist? Als Single-Lösung derzeit m.E. nicht möglich.

Mehrere Kommunikationswege

Je nach Bedeutung oder den Wert, um den es geht, sollte im Zweifel parallel mehrere Kommunikationswege bemüht werden. Beispielsweise natürlich die E-Mail, vielleicht noch altmodisch per Fax, oder auch per Messenger. In einer kurzen Messenger-Nachricht kann man natürlich auch auf die E-Mail verweisen.

Denn: Es kann ja tatsächlich sein, dass ein Schreiben nicht zugeht, und man will ja unnötigen Streit mit seinem Vertragspartner vermeiden; aber es kann ja auch, dass der Empfänger einfach so tut, als ob er nichts erhalten habe. Wenn man aber beweisen kann, das Schreiben per E-Mail, Fax, Post verschickt und nochmal telefonisch darauf aufmerksam gemacht zu haben, wird irgendwann auch ein Gericht dem Empfänger nicht mehr glauben, wenn der behauptet, überhaupt nichts bekommen zu haben – vorausgesetzt, die Mailadresse, Faxnummer und Postanschrift waren korrekt angegeben.

Blindcopy

Ein Trick kann auch sein, die E-Mail nicht ausschließlich an den Gesprächspartner zu schicken, sondern noch eine Kopie oder einer blindcopy an eine E-Mail-Adresse eines externen Mailservers zu schicken.

Einschreiben?

Denkbar ist natürlich auch ein Einschreiben, das bedingt aber, dass man auch nach hinten oder vorne genügend Zeit dafür hat. Beim Einschreiben ist zu bedenken, dass man mit einem klassischen Einwurf-Einschreiben beispielsweise auch nur nachweisen kann, dass der andere einen Brief bekommen hat. Welchen Inhalt aber hat der Brief? Das bedeutet: egal, welches Einschreiben man wählt, ein Mitarbeiter sollte als Zeuge eine Kopie des Schreibens anfertigen und auf der Kopie schriftlich festhalten, wann er das Original in den Briefumschlag gepackt und als Einschreiben versendet hat.

Bitte um Rückbestätigung

Man kann auch in der E-Mail um eine kurze Rückbestätigung bitten, dass man die Mail erhalten habe. Dann stellt sich aber das Problem, was man macht, wenn der Empfänger hierauf nicht reagiert.

Achtung: Das kann auch eine Falle sein: Der Empfänger könnte die Rückbestätigung herauszögern; irgendwann ruft man ihn dann an, er behauptet, nichts bekommen zu haben, und dann schickt man das Schreiben ein zweites Mal los – selbst wenn der Empfänger nun den Erhalt bestätigt, kann es durch die Verzögerungstaktik nun aber zu spät sein (da nicht mehr unverzüglich).

Zeugen?

Denkbar ist auch, einen Kollegen als Zeugen hinterher telefonieren und sich bestätigen zu lassen, das Bestätigungsschreiben sei eingegangen. Wie gerade beschrieben, sollte ein solcher Anruf aber unmittelbar nach dem Absenden passieren, damit man nicht in die Verzögerungs-Falle läuft.