Wenn die Genehmigung …. dauert und dauert und dauert…

Die Veranstaltung beginnt in wenigen Stunden bzw. Minuten… und kurz vor knapp erreicht den Veranstalter die frohe Botschaft: Die Genehmigung ist da.

Das passiert gar nicht selten: Die Veranstaltung wird geplant, der Vorverkauf beginnt, Aufträge werden vergeben… obwohl die Genehmigung noch nicht da ist. Kaum ein Veranstalter denkt daran, seine Aufträge bspw. an Technikfirmen, Künstler usw. unter den Vorbehalt der Bedingung zu stellen, dass die Genehmigung erteilt wird. Andererseits: Kaum eine Technikfirma, Künstler usw. würde sich darauf einlassen wollen.

Warum kommen Genehmigungen oftmals so spät? Dafür gibt es verschiedene Ursachen, z.B.:

• Der Veranstalter beantragt diese zu spät.
• Der Veranstalter hat noch nicht alle notwendigen Unterlagen oder Informationen zusammen getragen.
• Die Genehmigungsbehörde fordert Informationen, die den Veranstalter überraschen oder überfordern, bzw. für deren Forderung es gar keine Rechtsgrundlage gibt.

Aus Sicht des Veranstalters:

Der Antrag (für welche Genehmigung auch immer) sollte möglichst frühzeitig eingereicht werden; faktisch hat auch eine Behörde nur begrenzte Ressourcen, Sachbearbeiter sind krank oder mal im Urlaub. Je kurzfristiger ein Antrag eingereicht wird, desto höher das Risiko (berechtigterweise), dass die Genehmigung nicht rechtzeitig kommt.

Mündliche Zusagen eines Behördenmitarbeiters sind grundsätzlich nicht verbindlich – nur, wenn sie schriftlich erteilt werden.

Mit Informationen hinter den Berg zu halten, ist auch nicht schlau: Denn eine Genehmigung kann widerrufen werden, wenn sich herausstellt, dass die Grundlagen für die Genehmigung fehlerhaft bzw. unvollständig waren.

Wir haben in den meisten Fällen sogar gute Erfahrungen gemacht, transparent auf die Behörde zuzugehen. Man mag es kaum glauben, aber die Behörde ist kein Verhinderer… manch Veranstalter sollte auch froh sein, wenn er vom Wissen und den Erfahrungen der Behörden profitieren kann.

Im Notfall müsste ein Veranstalter gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen, bspw. gibt es die sog. Untätigkeitsklage, wenn eine Behörde partout nicht beikäme mit einer Genehmigung. Der Veranstalter muss halt wissen: Je später er die notwendigen Unterlagen einreicht, desto mehr steigt sein Risiko, dass die Genehmigung nicht erteilt wird.

Weitere Informationen finden Sie bspw. in diesem Beitrag:

Wann braucht man für eine Veranstaltung eine Genehmigung?

Aus Sicht der Behörde:

Ein unkooperatives Verhalten des Veranstalters berechtigt die Behörde grundsätzlich nicht dazu, allein deshalb Auflagen bspw. mit Blick auf die Veranstaltungssicherheit zu erlassen; vielmehr muss sie eigene Recherchen anstellen. Gerade beim Sicherheitskonzept erleben wir auch auf Seiten der Behörden viel Unsicherheit: Denn letztlich braucht man eine Rechtsgrundlage, um bspw. vom Veranstalter ein Sicherheitskonzept zu verlangen bzw. ihm Vorgaben dazu zu machen.

Lesen Sie dazu bspw. folgenden Beitrag:

Kann die Behörde ein Sicherheitskonzept verlangen?