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Weitergabe von Teilnehmerdaten?

Weitergabe von Teilnehmerdaten?

Von Thomas Waetke 11. Mai 2016

Daten sind ein wertvolles Gut. Daten von Teilnehmern einer Veranstaltung sind nicht nur für den Veranstalter wertvoll: Er möchte Ihnen vielleicht Werbung für weitere Veranstaltungen schicken, aus Kostengründen gerne per E-Mail. Auch für Sponsoren oder Referenten sind Teilnehmerdaten wertvoll.

Aber:

Darf ein Veranstalter Teilnehmerdaten an Sponsoren und Referenten weitergeben?

Darf er sie denn überhaupt für sich verwenden?

Gehen wir davon aus, dass ein Teilnehmer sich über das Internet anmeldet; entweder weil er ein Anmeldeformular online ausfüllt, ein Faxformular sendet o.Ä. Dabei gibt er seinen Vornamen, seinen Nachnamen, Postanschrift, und Mailadresse an. Damit findet eine sog. Erhebung von Daten statt.

Der Veranstalter wird diese Daten dazu nutzen, dem Teilnehmer eine Rechnung zu schicken bzw. die Eintrittskarte usw. Dazu wird der Veranstalter die Daten erfassen, aufnehmen oder aufbewahren. Damit findet eine Speicherung statt (das ist auch erlaubt, siehe Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Hinweis: Die DSGVO gilt seit 25.05.2018, der Beitrag wurde entsprechend aktualisiert und auf die neue DSGVO angepasst.).

In den Fällen der Erhebung und Speicherung greift das Datenschutzrecht, vornehmlich geregelt in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), ergänzt durch ein neues Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Damit entstehen aber besondere Rechte des „Betroffenen“ (= das ist der Teilnehmer, der seine Daten preisgibt) und Pflichten der sog. Verantwortlichen Stelle (= das ist der Veranstalter). Ein Recht des Betroffenen ist bspw. das Auskunftsrecht; eine Pflicht der verantwortlichen Stelle ist bspw. die Wahrung der Datensparsamkeit: Man darf grundsätzlich nur diejenigen Daten erheben und speichern, die man unbedingt braucht.

Einwilligung notwendig?

Für die Erhebung und Speicherung ist grundsätzlich die Einwilligung des Betroffenen notwendig.

  • Sie muss auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruhen.
  • Der Betroffene ist auf den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung sowie, soweit nach den Umständen des Einzelfalles erforderlich oder auf Verlangen, auf die Folgen der Verweigerung der Einwilligung hinzuweisen.
  • Die Einwilligung und ihre Voraussetzungen muss der Veranstalter später beweisen können.

Meldet sich der Teilnehmer an, weiß er ja, dass er Daten preisgibt. Der Veranstalter muss dabei den Teilnehmer aber informieren über (siehe Art. 13 DSGVO) u.a.

  • die Identität der verantwortlichen Stelle,
  • den Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und
  • die Rechtsgrundlage usw.

Werbemail für künftige Seminare?

Allein durch die Anmeldung wird keine Zustimmung dafür erteilt, dass der Veranstalter dem Teilnehmer künftig Werbung für Veranstaltungen per E-Mail schicken dürfte.

Soweit sich der Veranstalter für die Erhebung der Daten in Bezug auf die Abwicklung der Veranstaltung auf die Rechtsgrundlage „Vertragserfüllung“ (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO) stützen kann – funktioniert das bei Werbung für die Zukunft nicht mehr: Denn das hat mit der Vertragserfüllung nichts mehr zu tun.

Für Werbung aber hilft das „berechtigte Interesse“ (siehe Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO), denn auch die Begründung der DSGVO erlaubt hier das Direktmarketing.

Aber: Das Datenschutzrecht erlaubt dann nur die Speicherung der Daten – das bedeutet nicht automatisch, dass man dem Teilnehmer deshalb auch eine E-Mail mit Werbung schicken dürfte. Dazu müssen die Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG erfüllt sein.

Weitergabe an Sponsoren oder Referenten?

Die Weitergabe an Sponsoren ist nur mit „Einwilligung“ des Teilnehmers zulässig (vgl. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO). Denn zur „Vertragserfüllung“ gehört das sicherlich nicht mehr.

Ob hier auch die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO) weiterhilft, werden wohl die Gerichte klären müssen:

  • Der Veranstalter hat ein Interesse an der Weitergabe aus wirtschaftlichen Gründen, da Sponsoren für die Daten letztlich bezahlen.
  • Der Teilnehmer aber hat ein Interesse daran, dass seine Daten nicht x-fach weitergegeben werden – nur weil er mal an einem Seminar teilgenommen hat.

Wie die Abwägung ausfällt, ist oft eine Frage des Einzelfalls, aber eben derzeit noch ungeklärt (Stand: Mai 2018).

Die Weitergabe der Daten an den Referenten zum Zweck der Information über die Teilnehmer wird man noch am ehesten über das berechtigte Interesse lösen können.

 

Urheberangabe für das/die Foto(s) (Symbolfoto):

  • Mann im dunklen Anzug (links) hält Vortrag: © kasto - Fotolia.com