Vorbereitung auf den Herbst und Auswirkungen des Krieges

Veranstaltungen dürfen wieder stattfinden – und etwas besorgt beäugt man den nahenden Herbst: Kommt eine neue Corona-Mutante? Steigen die Zahlen wieder? Wie wirkt sich der Krieg in der Ukraine aus?

Wie wirken sich diese Ereignisse auf die Vergütung aus? Muss der Auftragnehmer bezahlt werden? Muss der Auftraggeber bezahlen? Kann man sich dann noch auf „Unvorhersehbarkeit“ berufen?

Insbesondere bei folgenden Themen sollten Sie genau hinschauen, was Sie vereinbaren:

Preissteigerungen

Wurde ein Festpreis vereinbart? Ist geregelt, was bei extremen Preissteigerungen passiert? Wer trägt das Risiko der Preissteigerung? Ist das jeweils budgetiert? Einfach so kann man jedenfalls Preise nicht erhöhen, wenn der Vertrag einmal geschlossen ist.

Personalausfall

Problematisch kann es werden, wenn man das für die Vertrags-Durchführung erforderliche Personal nicht zusammen bekommt. Dann stellt sich nämlich die Frage, ob man bspw. schlicht zu spät angefangen hat, nach dem Personal zu suchen. Auch hier sollte geprüft werden, das Risiko des Personalmangels schon im Vertrag zu regeln.

Das gleiche gilt, wenn das Personal zwar gefunden wird, jedoch preislich entweder viel teurer ist als kalkuliert oder nicht die ursprünglich vereinbarte Qualifikationen hat (Wobei dann auch zu fragen ist, ob das minder-qualifizierte Personal den Auftrag trotzdem durchführen kann oder nicht).

Materialmangel

Ähnlich ist es, wenn Material fehlt. Bei Personal wie Material stellt sich die Frage: Hat der Dienstleister oder Vermieter frühzeitig genug begonnen, Material und Personal zu suchen? Trifft ihn ggf. ein Mitverschulden, wenn es nicht klappt? Und: Ab welchem Zeitpunkt muss der Auftraggeber informiert werden, weil es ggf. eng werden könnte?

Transformation von Präsenzformat zu Onlineformat (oder zurück)

Darf die Veranstaltung anstelle eines Präsenz-Formates auch online durchgeführt werden? Normalerweise kann man nach einem einmal geschlossenen Vertrag mit Besuchern, Vermieter, Technikern usw. nicht einfach einen so zentralen Bestandteil der Veranstaltung verändern. Es droht also der Ausfall der Veranstaltung, wenn man diesen Punkt nicht wirksam geregelt hat oder sich mit den Vertragspartnern nicht einig wird.

Eine Ausnahme: Man macht die Online-Variante von Anfang an zum alternativen Vertragsgegenstand. Das bedeutet, dass von vornherein vereinbart wird, dass die Veranstaltung auch nur online durchgeführt werden kann wenn beispielsweise Uhr Auflagen einer Präsenzveranstaltung und durchführbar machen.

Ansonsten könnte man überlegen, dem Vertragspartner zumindest ein Rücktrittsrecht einzuräumen, wenn ihm der neue Termin oder die online-Durchführung nicht passen sollte.

Verlegung von Ort und/oder Termin

Darf überhaupt verlegt werden? Normalerweise sind Ort und insbesondere der Termin „fix“.

Ist die Regelung agb-rechtlich wirksam? Bspw. ist zu prüfen, ob dem Vertragspartner ein Rücktrittsrecht eingeräumt werden muss, bzw. ob es Bedingungen gibt, unter denen er zurücktreten kann.

Absage

Im schlimmsten Fall muss die Veranstaltung abgesagt werden. Was ist dazu im Vertrag geregelt?

Wenn wir im Zuge der Pandemie und des Ukraine-Krieges den Vertrag schließen, dürfen wir uns dann im Herbst auf neuerliche Beschränkungen und Verbote oder Material- oder Personalmangel durch Lieferkettenstörungen berufen? Denn bspw. für Höhere Gewalt oder den Wegfall der Geschäftsgrundlage ist Voraussetzung, dass das störende Ereignis „unvorhersehbar“ war. Hierüber sollte es also vorsorglich eine vertragliche Regelung geben.

Was passiert mit der Vergütung? Kann man (schon) absagen, wenn man nur ahnt, dass ein Veranstaltungsverbot kommen wird, weil die Politik dies bspw. angekündigt hat?