Welche Aufgaben hat ein Veranstaltungsleiter?

FAQ zur Veranstaltungsleitung
Welche Aufgaben hat ein Veranstaltungsleiter?

Was sind die Aufgaben der Veranstaltungsleitung?

Immer wieder taucht in meinen Seminaren oder in der Beratung die Frage auf, welche Aufgaben der Veranstaltungsleiter hat. Dazu muss man zunächst klären, was man unter dem Veranstaltungsleitung versteht.

Arbeiten Sie hier sorgfältig und trennen klar diese Aufgaben! Ansonsten entsteht nicht nur ein Zuständigkeitswirrwarr, sondern man übernimmt ggf. auch überobligatorische Verantwortung!

Zwei Leitungsbereiche kommen in Betracht:

Leitung der Versammlungsstätte

Zum Einen die Veranstaltungsleitung im baurechtlichen Sinne (siehe § 38 MVStättVO), d.h. der Betreiber der Versammlungsstätte überträgt Aufgaben an (s)eine Veranstaltungsleitung.

Verständlicher wäre hier die Bezeichnung „Leitung der Versammlungsstätte im Veranstaltungsbetrieb“.

Leitung der Veranstaltung

Zum Anderen ist eine Veranstaltungsleitung üblich, die sich um den Ablauf der Veranstaltung als solche kümmert: Der vom Veranstalter beauftragte Projektleiter plant die Veranstaltung, und leitet sie dann meist auch vor Ort.

Sie könnte man als Pendant zu oben auch bezeichnen als „Leitung der Veranstaltung in einer Versammlungsstätte“ – wobei es auch viele Veranstaltungen gibt, die nicht in einer Versammlungsstätte stattfinden: Dann gibt es natürlich nur den Leiter der Veranstaltung.

Zuordnung ist wichtig!

Je nachdem, welcher Bereich nun einer Person zugeordnet ist, ergeben sich daraus die Aufgaben:

Die Aufgaben des Veranstaltungsleiters im Sinne des Baurechts ergeben sich aus der Übertragung der Pflichten an ihn: Der Betreiber kann ja auch nur einzelne Pflichten übertragen, bzw. er kann gar nicht alle Pflichten übertragen.

Beispiel: Der Betreiber überträgt die Anwesenheitspflicht des § 38 Abs. 2 MVStättVO = der Veranstaltungsleiter muss also im Veranstaltungsbetrieb der Versammlungsstätte ständig anwesend sein.

Die Aufgaben des Projektleiters ergeben sich letztlich auch wieder aus der Beauftragung durch den Veranstalter, d.h. in welchem Umfang er für welche Aufgaben der Veranstaltung verantwortlich ein soll.

Beispiel: Der Arbeitgeber beauftragt seinen Mitarbeiter mit der vollständigen Planung und Durchführung einer Veranstaltung, d.h. der Mitarbeiter ist dann bspw. auch für die Werbung und Genehmigung der Veranstaltung verantwortlich.

Konkret: Veranstaltungsleitung i.S.d. § 38 MVStättVO

Eine pauschale Übertragung aller Aufgaben von Betreiber auf Veranstaltungsleiter dürfte nicht möglich sein:

Rein praktisch kann ein nur temporär beauftragter Veranstaltungsleiter (soweit er normaler Arbeitnehmer ist, steht ihm ja auch nur eine auf maximal 10 Stunden begrenzte Arbeitszeit zur Verfügung) gar nicht alle Betriebspflichten ab § 31 MVStättVO übernehmen.

Beispiel:

  • Mitarbeiter Herr Müller wird vom Betreiber beauftragt, für eine Abendveranstaltung im Haus die Veranstaltungsleitung zu übernehmen.
  • Gemäß § 33 Abs. 1 müssen Vorhänge von Bühnen und Szenenflächen aus mindestens schwerentflammbarem Material bestehen.
  • Soll Herr Müller nun auch (1.) die Schwerentflammbarkeit der Vorhänge prüfen, die schon seit Jahren in der Versammlungsstätte hängen, und soll er (2.) auch die Verantwortung dafür übernehmen müssen, wenn ein Vorhang kurz vor der Veranstaltung durch den Betreiber ausgetauscht wurde und nicht mehr schwer entflammbar ist (vgl. § 47 Nr. 6 MVStättVO)?

Man sieht an diesem Beispiel:

  • Entweder kann der Betreiber nicht pauschal die Pflichten übertragen,
  • oder wäre bei einer pauschalen Übertragung diese im Wege der Auslegung einzuschränken: Denn es dürfte einerseits unrealistisch sein, von Herrn Müller zu fordern, er müsse die Vorhänge kontrollieren, und andererseits wäre es Herrn Müller auch nicht zumutbar, im Rahmen einer temporären Übertragung derart umfängliche und grundlegende Pflicht aufgebürdet zu bekommen.

Umso wichtiger ist also, bei der Übertragung der Aufgaben auf den Einzelfall zu achten, bspw. für welchen Zeitraum und in welcher Situation wird die Veranstaltungsleitung übertragen?

Würde der Betreiber die Aufgaben an Herrn Müller für einen Zeitraum von bspw. 6 Monaten übertragen, und alle Veranstaltungen fallen in diesem Zeitraum und damit unter die Veranstaltungsleitung des Herrn Müller, da ist ihm eine Übertragung auch solcher Vorschriften eher zumutbar, als nur für einen Abend – und am nächsten Abend tritt ein andere Veranstaltungsleiter auf.

Ich empfehle an dieser Stelle, mit einer Tabelle zu arbeiten, aus der sich durch Ankreuzen ergibt, welche Aufgaben aus der Versammlungsstättenverordnung konkret auf den Veranstaltungsleiter übertragen werden sollen.

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