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Übungsaufgabe: Die Fortbildungsveranstaltung

Übungsaufgabe: Die Fortbildungsveranstaltung

Von Thomas Waetke 9. Januar 2020

Ein Unternehmen beauftragt eine Eventagentur mit der Planung und Durchführung einer zweitägigen Mitarbeiterfortbildung mit einem Besuch eines berühmten Volksfestes am Abend des ersten Tages.

An der Fortbildungsveranstaltung nehmen ca. 350 Personen teil, es werden externe Fachreferenten für Vorträge eingeladen, deren Vorträge später in Ausschnitten zusammen mit Fotos der Veranstaltung auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht werden sollen, um darüber zu berichten. Die Veranstaltung findet an einem Wochenende statt und der Arbeitgeber übernimmt alle Kosten.

Was gibt es aus Sicht des Veranstalters und der Eventagentur zu beachten?

Schwierigkeitsgrad: einfach – mittel –schwierig

Arbeitszeit:

Die Veranstaltung findet an einem Wochenende statt, damit auch an einem Sonntag. Sonntagsarbeit ist aber für Veranstaltungen, die nicht als Vergnügungsveranstaltung der Öffentlichkeit zugänglich sind und die nicht unter den Ausnahmekatalog des § 10 ArbZG fallen, grundsätzlich nicht erlaubt.

Gerade solche “Business-Events” wie die Fortbildungsveranstaltung würden also eine Ausnahmegenehmigung der zuständigen Aufsichtsbehörde benötigen.

Es ist zu prüfen, ob die Teilnahme an der Fortbildungsveranstaltung insoweit verpflichtend ist, dass es sich um Arbeitszeit handelt. Dann darf die vertragliche Arbeitszeit und die gesetzliche wöchentliche Höchstarbeitszeit (§ 3 ArbZG) nicht überschritten werden.

Im Übrigen ist natürlich zu beachten, dass für alle arbeitenden Beschäftigten die maximalen Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Datenschutzrecht:

Es sind die unterschiedlichen Datenverarbeitungsvorgänge zu identifizieren (z.B. Abwicklung mit den Referenten, Fotos der Teilnehmer, Meldungen an das Hotel…) und in das Datenschutzkonzept zu integrieren.

Es ist zu prüfen, ob die Agentur als Auftragsverarbeiter fremde Daten verarbeitet.

Auch im Verhältnis zu den Referenten ist u.a. an die Datenschutzhinweise zu denken.

Künstlersozialversicherung:

Es ist zu prüfen, ob für die Referenten KSK-Abgaben anfallen. Es handelt sich vermutlich um eine öffentliche Veranstaltung, die Referenten sind vermutlich selbständig… insb. aber muss geprüft werden, ob die Referenten als Künstler bzw. Publizist tätig sind.

Würde ein Moderator beauftragt, dürfte dies sogar sehr wahrscheinlich sein (siehe hier).

Steuerrecht:

Es ist zu prüfen, inwieweit die Kosten der Veranstaltung und des Volksfestbesuchs ein geldwerter Vorteil für den Beschäftigten ist, also inwieweit sie lohnsteuerrechtlich zu behandeln sind.

Gesetzliche Unfallversicherung:

Es ist zu prüfen, ob die Teilnahme am Besuch des Volksfestes unter den Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung fällt. Ggf. wäre dann zu empfehlen, eine private Unfallversicherung abzuschließen.

Urheberrecht:

Die Fortbildungsveranstaltung dürfte aufgrund der Dimension nicht privat, sondern öffentlich sein. Die Folge daraus ist u.a., dass das Urheberrecht zu beachten ist: Sind die Inhalte der Vorträge urheberrechtlich geschützt? Sind darin evtl. fremde geschützte Inhalte enthalten (Fotos, Texte, Skizzen)?

Dürfen die Ausschnitte auf der Webseite des Unternehmens veröffentlicht werden?

(Übrigens: Selbst wenn man die Fortbildungsveranstaltung als “privat” behandeln wollte, wäre durch das Einstellen auf der Webseite in jedem Fall eine öffentliche Verwertung gegeben)

Sie haben nicht alle Stolpersteine erkannt bzw. richtig gelöst?

Kein Problem, solche und andere Themen besprechen wir in unserem Eventrecht-Seminar, in unserem Intensiv-Coaching und auch bei den 1. Karlsruher Eventrecht-Tagen.

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