Töpfchen bilden!

Die Datenschutzgrundverordnung hat sich in der letzten Zeit bekanntlich sehr beliebt gemacht… sie ist aber da, und aus vielerlei Gründen ist auch wichtig, sich daran zu halten. In diesem Beitrag möchte ich einen kleinen Trick vorstellen, wie man sich die Problematik vielleicht leichter vorstellen kann:

Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Veranstaltung durchführen und wissen, dass in diesem Zusammenhang vielerlei Daten anfallen: Von Dienstleistern, Sponsoren, Besuchern…

Nun stellen Sie mehrere Töpfe nebeneinander – und beschriften die Töpfe:

Wenn Sie weitere Daten oder zusätzliche Zwecke haben, gibt es auch mehr Töpfe. Wichtig nur: Beim Zweck können Sie verhältnismäßig kreativ sein. Sie müssen nur jedem Zweck auch eine geeignete Rechtsgrundlage zuordnen. Je kreativer also der Zweck, desto schwieriger kann es werden, eine geeignete Rechtsgrundlage zu finden. In meinem Beispiel gibt es jetzt aber nur 3 Töpfe.

Wenn Sie nun Daten erheben und erhalten, dann kippen Sie diese in den passenden Topf – und machen den Deckel drauf.

Beispiel: Sie bekommen Daten Ihres Dienstleisters, also kippen Sie diese in den Topf 1. Später meldet sich der Besucher an, seine Daten kippen Sie dann in den Topf 2 und Topf 3.

Jedes Mal, wenn Sie Daten in den Topf gekippt haben, machen Sie wieder den Deckel drauf.

Irgendwann fragt nun ein Sponsor oder Referent, ob er auch die Daten der Besucher bekommen dürfte.

Und jetzt wird der eingangs erwähnte Trick spürbar: Sie haben (zurzeit) 3 Töpfe vor sich stehen. Sie suchen nun den Topf mit der Aufschrift „Zweck = Weitergabe an Sponsor“. Da Sie ihn in meinem Beispiel nicht finden, wissen Sie jetzt: Ich darf dem Sponsor die Daten nicht geben.

Vorsichtshalber: Die Töpfe sind nur ein Hilfsmittel. Daneben muss das komplette Regime der DSGVO trotzdem durchgeackert werden: Angefangen beim Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (in dem die Töpfe auch auftauchen müssen) bis hin zu den Datenschutzinformationen (auch hier müssen die Töpfe auftauchen) an Dienstleister und Besucher.