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Tipps vom Juristen für einen “Coronavirus-Krisenplan”

Tipps vom Juristen für einen “Coronavirus-Krisenplan”

Von Thomas Waetke 5. März 2020

Hier ein paar Tipps, falls Sie von Absagen durch den Coronavirus betroffen oder bedroht sind.

A. Wenn Sie der Veranstalter sind:

Tipp Nr. 1

UPDATE: Mit Stand 13.03.2020 dürften wohl alle Veranstaltung verboten sein bzw. von Höherer Gewalt durch landesweite Verbote betroffen sein. Die Durchführung einer Veranstaltung ist daher zu überdenken bzw. bestimmt sich nach Maßgabe der örtlichen Behörden.

  • Zurzeit gibt es m.E. lediglich von offizieller Seite den Prinzipienkatalog des Robert Koch-Instituts für Großveranstaltungen. Auch wenn Sie keine Großveranstaltung sind, ziehen Sie diesen Katalog für eine Bewertung Ihrer Veranstaltung heran.
  • Nutzen Sie auch den Fragebogen des österreichischen Gesundheitsministeriums, anhand dessen Sie mit einer Punkteskala Ihr Risiko bewerten können.
  • Als Beispiel sehen Sie unsere Bewertung für unsere Karlsruher Eventrecht-Tage.
  • Sorgen Sie für eine regelmäßige, mindestens tägliche Aktualisierung der Überprüfung Ihrer Bewertung und dokumentieren Sie diese Überprüfungen.

Tipp Nr. 2

Tipp Nr. 3

  • Sollte sich eine Absage anbahnen oder nicht mehr abwegig erscheinen, informieren Sie Ihre Vertragspartner und weisen in transparenter Formulierung auf die Sachlage hin. Vermeiden Sie Marketingformulierungen, die die Brisanz abschwächen oder verharmlosen. Ziel ist nun, dass nicht unnötige Kosten produziert werden, um die man später ggf. streiten muss.
  • Je weniger abwegig eine Absage ist, desto eher sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang dieser Information nachweisen können. Ist bspw. ein Vertragspartner mit besonders hohem Schadenspotential dabei, nutzen Sie mehrere Kommunikationswege (Mail, Fax, Anruf) parallel.

Tipp Nr. 4

  • Erstellen Sie bereits jetzt einen „Krisenplan“, aus dem hervorgeht, wer im Falle einer Absage wen informiert und wer was tun soll.
  • Legen Sie dazu verschiedene „Eskalationsstufen“ fest und die dazugehörigen Auslösekriterien jeder Stufe (z.B. Stufe 1: Die Veranstaltung findet statt, Situation wird beobachtet; Stufe 2: Eine Absage steht bevor bzw. ist naheliegend; Stufe 3: Die Veranstaltung wird abgesagt).

Tipp Nr. 5

  • Prüfen Sie eine etwaige Notwendigkeit der Absage auch mit Blick auf Ihre Arbeitnehmer (Stichwort Arbeitsschutz).
  • Prüfen Sie, welche Schutzmaßnahmen Sie für sich und Ihre Arbeitnehmer treffen müssen bzw. sollten.
    • Z.B. die Anweisung, die Hygiene-Etikette zu beachten.
    • Hängen Sie Schilder aus, auf denen symbolartig bzw. kurz beschrieben die notwendigen Must-Haves der Hygiene sind (Husten, Hände waschen usw.)
    • Hier finden Sie Informationen zur Hygiene-Etikette der BzGA.

Tipp Nr. 6

Vor einer Absage sollten Sie prüfen:

  • Die Versicherungslage: Sind wir für den Fall einer Absage versichert?
  • Die Vertragslage: Was haben wir für den Fall einer Absage geregelt? Welche Forderungen können auf uns zu kommen?

Tipp Nr. 7

Fragen Sie bei dem für Sie zuständigen Gesundheitsamt, wie man dort die Lage für Ihre Veranstaltung einschätzt.

Tipp Nr. 8

Im Falle einer Absage:

  • Informieren Sie umgehend alle Vertragspartner, auf möglichst mehreren Kommunikationswegen parallel. Bestenfalls haben Sie bereits im Voraus einen Text vorbereitet, Kontaktlisten erstellt und Zuständigkeiten geklärt, damit Sie schneller agieren können.
  • Informieren Sie parallel auf Ihrer Webseite und auf Social Media.
  • Stellen Sie soweit vorhanden den Kartenverkauf sowie die Werbung ein.

Tipp Nr. 9

Wenn Sie Inhaber oder Geschäftsführer o.Ä. sind:

  • Haben Sie Ihre Zahlen im Auge und prüfen Sie, ob Ihre Gesellschaft ggf. durch Rückabwicklungen insolvenzbedroht ist.
  • Nehmen Sie das nicht auf die leichte Schulter, denn bspw. der GmbH-Geschäftsführer kann persönlichen Verantwortung gezogen werden, wenn er durch Rückzahlungen einzelne Gläubiger bevorzugt behandelt und dann die Gesellschaft in die Insolvenz gehen würde.
  • Prüfen Sie Ihre Finanzlage mit Blick auf die strengen Anforderungen der Insolvenzhaftung, bevor Sie Rückzahlungen vornehmen.

Tipp Nr. 10

  • Dokumentieren Sie alle diese Maßnahmen und Schritte schriftlich, und mit Datum sowie ggf. Uhrzeit. Denken Sie daran, dass Sie ggf. in mehreren Monaten erklären können müssen, wer wann was und warum (oder warum nicht) getan hat.

Sie brauchen juristischen Rat?

Telefon 0721-1205060 oder Mail an info@eventfaq.de oder direkt zur Onlineberatung.

B. Wenn Sie Auftragnehmer sind:

UPDATE: Mit Stand 13.03.2020 dürften wohl alle Veranstaltung verboten sein bzw. von Höherer Gewalt durch landesweite Verbote betroffen sein. Die Durchführung einer Veranstaltung ist daher zu überdenken bzw. bestimmt sich nach Maßgabe der örtlichen Behörden.

Tipp Nr. 1

  • Beobachten Sie die Situation und achten auf Änderungen auf der Webseite oder in Social Media bei Ihrem Auftraggeber.

Tipp Nr. 2

Bezüglich weiterer Kosten:

  • Vermeiden Sie, wenn sich die Situation verschärfen sollte, weitere Kosten: Denn Sie sind ggf. zur Schadenminderung verpflichtet.
  • Wenn Sie aber Kosten investieren müssen, damit im Falle einer Nicht-Absage Sie Ihre Leistung erbringen könenn: Fragen Sie vorsorglich beim Auftraggeber nach.
    • Erklären Sie, dass Sie bis auf weiteres bzw. eine gegenteilige Weisung “normal” weiterarbeiten; oder
    • Lassen Sie sich weitere Investitionen ausdrücklich freigeben. Halten Sie sich aber die Hintertüre offen, weitere notwendige Kosten auslösen zu dürfen, bis Ihr Auftraggeber auch antwortet – vermeiden Sie also einen unklaren “Schwebezustand”.
    • Weisen Sie auf etwaige Rechts- und Kostenfolgen ausdrücklich hin (z.B. “wenn wir jetzt nicht … machen, dann kann es sein, dass…”).

Tipp Nr. 3

  • Erstellen Sie bereits jetzt einen „Krisenplan“, aus dem hervorgeht, wer im Falle einer Absage wen informiert und wer was tun soll. Denken Sie hier an Mitarbeiter und etwaige Subunternehmer von Ihnen.

Tipp Nr. 4

  • Prüfen Sie eine etwaige Notwendigkeit einer Absage auch mit Blick auf Ihre Arbeitnehmer (Stichwort Arbeitsschutz).
  • Prüfen Sie, welche Schutzmaßnahmen Sie für sich und Ihre Arbeitnehmer treffen müssen bzw. sollten.
    • Z.B. die Anweisung, die Hygiene-Etikette zu beachten.
    • Hängen Sie Schilder aus, auf denen symbolartig bzw. kurz beschrieben die notwendigen Must-Haves der Hygiene sind (Husten, Hände waschen usw.)
    • Hier finden Sie Informationen zur Hygiene-Etikette der BzGA.
  • Überprüfen auch Sie als Auftragnehmer im eigenen Interesse mindestens einmal täglich die offiziellen Quellen über Veränderungen, z.B.:
  • Dokumentieren Sie diese Überprüfungen (= dass Sie nachweisen können, wann Sie was überprüft haben und was Ihre ggf. getroffene Maßnahme war, auch z.B. “Keine Änderung”).

Tipp Nr. 5

Im Falle einer Absage:

  • Informieren Sie umgehend auch Ihre eigenen Subunternehmer bzw. Vertragspartner, auf möglichst mehreren Kommunikationswegen parallel. Bestenfalls haben Sie bereits im Voraus einen Text vorbereitet, Kontaktlisten erstellt und Zuständigkeiten geklärt, damit Sie schneller agieren können.

Tipp Nr. 6

Wenn Sie Inhaber oder Geschäftsführer o.Ä. sind:

  • Haben Sie Ihre Zahlen im Auge und prüfen Sie, ob Ihre Gesellschaft ggf. durch Rückabwicklungen insolvenzbedroht ist.
  • Nehmen Sie das nicht auf die leichte Schulter, denn bspw. der GmbH-Geschäftsführer kann persönlichen Verantwortung gezogen werden, wenn er durch Zahlungen einzelne Gläubiger bevorzugt behandelt und dann die Gesellschaft in die Insolvenz gehen würde.
  • Prüfen Sie Ihre Finanzlage mit Blick auf die strengen Anforderungen der Insolvenzhaftung, bevor Sie Zahlungen vornehmen.

Tipp Nr. 7

  • Dokumentieren Sie all diese Maßnahmen und Schritte schriftlich, und mit Datum sowie ggf. Uhrzeit. Denken Sie daran, dass Sie ggf. in mehreren Monaten erklären können müssen, wer wann was und warum (oder warum nicht) getan hat.

Sie brauchen juristischen Rat?

Telefon 0721-1205060 oder Mail an info@eventfaq.de oder direkt zur Onlineberatung.

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